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会議中に議事録を取ります。
リヴィングスタの写真
また、議論が本題から本題と同様の別の問題に向けて逸脱した場合、他の問題への逸脱の結果として、議長はその項目についての決定を忘れることがあります。このような場合、議長と緊密に連携することで、議事録作成者は、次の項目に進む前に、その問題について決定を下す必要があることを議長に思い出させることができます。
何かを録音するかどうか疑問がある場合は、必ず椅子に確認してください。これにより、不要な事項の記録が回避され、時間と労力が節約されます。
会議の前後
会議が始まる前でも、議事録作成者は、会議の開催方法、話し合う項目、話し合いの方法、および必然的に議事録を作成する必要があるものについて、議長と話し合うことができます。
会議後、議事録を書き留めている間、議事録の担当者が議論に関連する何かに問題がある場合は、物事を明確にするために議長と簡単に話し合う必要があります。これを行うのをためらうと、分。
効果的に聞く方法
リスニングは非常に重要なスキルであり、練習が伴います。最近のほとんどの人は、物事を聞くか聞くだけですが、積極的または効果的に聞くことはありません。聞くこと、聞くこと、積極的に聞くことには多くの違いがあります。私は最近、これらのスキルとテクニックについて多くのことを研究し、アクティブリスニングのハブを書きました。それは、個人的であれ専門的であれ、あらゆる分野の人を助け、また人格を改善するのに役立ちます。
では、効果的なリスニングとは何ですか?
リビングスタ
議事録を取りながら、興味と重要性を持って議論に関するすべての情報を積極的に吸収するスピーカーの話を聞き、会議に出席しなかった人々が何についての情報を得るのに役立つ議事録と呼ばれる文書の形で情報を再現します。会議で議論されました。これは、組織の法的文書としても機能し、将来の参照に役立ち、会議で起こったことすべての永続的な記録でもあります。
リスニングスキルは発達するのに時間がかかりますが、確かに練習で発達します。ほとんどの人は話すのは得意ですが、聞くのは得意ではありません。また、聞いたことを適切な方法で言い換えると、多くの創造性が必要になります。集中力が必要な講義やディベートなどの資料を聞くことで、リスニングスキルを練習することができます。ここでは、議論、議論、意見の不一致が発生したときに、会議で効果的に耳を傾ける方法について説明します。
効果的なリスニングのヒント
効果的に聞くには:
- リスニングプロセスにはメッセージの受信だけでなく、思考、集中、アクティブな応答などの他のコンポーネントにも依存するという事実を最初に理解する必要があります。
- 人は話者に集中する必要があり、彼らの心をさまよってはいけません。あなたは注意深くリラックスする必要があります
- 話し合いに集中するのに役立つので、聞きながら同時にメモを取ります。
- 話者が言うすべての言葉を聞いて、あなたの心の中で議論の状況や論理を想像してください
- 議事録で正確な情報を引き出す必要があるのはあなたなので、議論が退屈であっても集中してください。
- 話し合いが進行中のとき、または誰かが話しているときに中断しないでください。代わりに、ディスカッションが終了するか、スピーカーが終了するのを待ってから、説明のために質問を提示してください
- あなたの語彙を構築することはあなたをより良い聞き手にします、さもなければあなたはあなたが理解していない単語を聞いているかもしれません
- 理解できなかった新しい単語は常に書き留めて、椅子で明確にしてください
- 会議の前に話し合いの問題についていくつかの背景研究を行うことは、効果的に聞くのに役立ち、聞くプロセスに完全に関与するようになります。
- 話者が話し始める前に、ペンと紙を用意してください。
- 会議室の状況に生理学的および心理的に、そして部屋の物理的要因に適応することを学ぶ必要があります。これらのいくつかはマイナスの影響を及ぼし、他の要因はプラスの影響を与える可能性があるからです。
- スピーカーのアクセントが効果的な聞き取りを妨げる場合がありますが、効果的な聞き手になるには、これらすべての障壁を克服するスキルを向上させる必要があります。
- 2つの会議が同じになることも、2つのディスカッションが同じになることも、2人のスピーカーが同じように話すこともありません。そのため、状況に適応する方法を学ぶ必要があります。
- 常に重要な/重要なポイントに焦点を当てる
- 後でこの情報を別の聴衆に再提示する必要があるかのように聞いてください(とにかくこれを分形式で行います)。これにより、話者が言うすべての単語に集中して効果的に聞くことができます。
- デリケートな問題について話し合う会議では、真剣にメモを書くのではなく、話者のボディーランゲージにも注意してください。
- 周りの人や誰かに気を取られたり、話者が話しているときに部屋に出入りする人に注意を向けたりしないでください。
- 話し合った事柄の種類に応じて適切な方法でメモを取ります。これは、リスニング活動に従事するのに役立ちます。
- すべてを書き留めるのではなく、要点だけを書き留めてください
- そわそわしたり、手に持ったもので遊んだり、落書きしたり、時計を見たりしないでください。これはあなたが聞くのを助けず、あなたの周りの人々にも影響を与える可能性があります。
- 最後のポイントとして、あなたがスピーカーであり、同じ種類のリスナーである場合に、聴衆にどのように聞いてもらいたいかを想像してみてください。これは、効果的なリスナーになるのに役立ちます。
ディスカッション中にメモを取る方法
メモを取ることは、重要なタスクまたは議事録作成プロセスの一部です。メモを取るときは、ディスカッションで使用された単語を記録しませんが、会議で行われたディスカッションを記録します。
インターネットからの引用
これは、会議の性質や話し合いの内容によっては、非常に重要で非常に難しい作業です。これはまた、会議がどれだけうまくいくか、メンバーがどのように協力するか、議長がどのように助けて要約するか、そして最も重要なことに、あなたが会議にどれだけうまく準備できるかに依存します。会議の前に配布または回覧された会議に関連するすべてのドキュメントを調べて、議論されている内容に精通する必要があります。
ディスカッションのヒント-メモを取る
話し合いの間、メモを取るための次の手順とヒントに従ってください。
- まず、議事録とは何か、議事録が取られる理由、議事録の重要性を完全に理解します。これは、ディスカッションをフォローし、ディスカッションが続くときに重要で必要な情報をメモするのに役立ちます。上記のように、ドキュメントが利用可能な場合は、常に、議論される内容に関する背景情報を収集するようにしてください。これにより、メモを取る作業がはるかに簡単になります。
- 話し合いや会話が長く複雑な状況では、話し合いの焦点は何か、可能な場合は決定は何か、この決定が下された理由、誰が行動しなければならないかなど、常に話し合いの重要な側面に焦点を当てます。決定と、いつ/どの時間枠内で決定を実行する必要があるか。
- ディスカッションについて書き留める前に、最初にディスカッションの要約を含めるようにしてください。これにより、出席できなかった人々にディスカッションの概要とアイデアが提供されます。また、これらの人々が将来の会議に参加しなければならなかった場合、この議事録は彼らが必要とするすべての必要な情報を彼らに与えるでしょう。
- 出席するすべての人々の重要な見解や意見を書き留めます。
- 話し合いの後に積極的かつ効果的に耳を傾け、迷ったり他のことを考えたりすることはありません。このようにして、重要なことを見逃すことはありません。
- メモを取るのに役立つ最良で簡単な方法を選択してください。
- アクションポイントを記録するときは、アクションを実行する必要のある人の名前とタイムスケールを明確にして、見やすい方法で記録することが常に最善です。
- 見出しを使用します。これは、後でメモに従うのに役立ち、会議のさまざまなセクションをさまざまな見出しの下に置くことができます。各セクションの下にスペースを残して、会議の進行中に誰かが新しいポイントやアイデアを思いついた場合に、下にメモを追加しやすくします。
- 速記を知っている場合は、速記を使用してメモを書き、可能な限り略語を使用することをお勧めします。
- 箇条書きを使用して練習します。これにより、議事録を準備する際に、読みやすく、見栄えが良く、シンプルになります。
- 不明確な点や議長との話し合いは常に明確にしてください。
- 予備のペンと鉛筆を1つか2つ用意することを忘れないでください。
不明な点を明確にする目的
明確化は、話者との混乱の領域を解決し、議論の理解が正しいかどうかを確認するプロセスです。議事録を正確にするには、会議の進行中に理解できない点を明確にする必要があります。
不明な点を明確にする目的は次のとおりです。
- それはあなたが効果的にメッセージを聞いて理解しようとしていることを話者に伝えます
- あなたが正しい情報を理解していることを確認します
- 理解を確認するのに役立ちます
- 話し手に率直に話すように勧めます
- 議事録をエラーなしで書くのに役立ちます
- 誤解や誤解を避ける
- 対人スキルを向上させます
会議の役割、会議が開催される理由、議事録の作成に適用される法的および組織的要件、議事録が作成される理由とその利点、議事録が正確である必要がある理由、および会議で一部として使用されるさまざまなドキュメントについて読むには議事録の作成プロセス、会議の前後については、この記事「議事録の作成」を参照してください。