書面または電子的に顧客に対応する-パート2

前書き：

書面や電子的なコミュニケーションでは、多くの場合、機器を使用する必要があります。コミュニケーションを成功させるために、受験者は関連する機器を効率的に操作することを知っている必要があります。コミュニケーションへの対応が遅れると予測される場合、お客様は状況と進捗状況を常に最新の状態に保つ必要があります。

文書が適切な人の手に渡らない場合、電子的および書面によるコミュニケーションは危険を伴う可能性があります。上記の通信手段を安全に配信できるように注意する必要があります。

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書面または電子的に顧客に対応する-パート1

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4.6書面または電子通信の作成および送信に使用される機器の操作方法を説明する。

書面および電子通信はさまざまな方法で行うことができ、さまざまな種類の通信にさまざまな機器が使用されます。これらの通信を効果的に送受信するには、これらの機器の操作方法を知っておく必要があります。

書面によるコミュニケーションの場合、ライティングスキルが必要であり、そのコミュニケーションに適した適切なペン、紙、鉛筆を使用する必要があります。通信を印刷して送信する場合は、プリンターの使用方法を知っておく必要があります。電子通信では、コンピューターまたはファックス機のいずれかを使用します。したがって、通信する人は、コンピュータまたはラップトップとファックス機の操作方法を知っている必要があります。ファックスされた資料は手書きまたは印刷されている可能性があり、ファックス機、コンピューター、およびプリンターの操作方法を知っている必要がある場合があります。

ドキュメントを作成するには、

キーボード、マウス、モニター、またはラップトップまたはペンと紙を備えたコンピューター
プリンター

必要な書類を送るには

ファックス機
キーボード、マウス、モニターまたはラップトップを備えたコンピューター
封筒と切手

コンピューターの操作：

キーボード、モニター、マウス、および接続されたプリンターを備えたコンピューターまたはCPUが必要です。
コンピューターには、組織内のWindowsXPであるオペレーティングシステムが必要です。
コンピュータの電源を入れる前に、電源コードがCPUの背面パネルに完全に固定されていること、モニターのビデオケーブル、電源ソケットにコードが接続されていること、マウスとキーボードが適切に接続されていることを確認する必要があります。ポート。
このチェックの後、CPUの電源ボタンがオンになります。
マシンは、システムにログインするためにユーザー名とパスワードを要求します。これは、コンピュータの設定方法によって組織ごとに異なります。
リソースやソフトウェアを使用したり、ハードドライブにアクセスしたりするために、会社固有のシステムまたはソフトウェアに追加のログオンが行われる場合があります。
ワードプロセッシングソフトウェア、Microsoftアプリケーション、および組織がドキュメントの作成に使用するその他のアプリケーションを使用することを知っておく必要があります。

ドキュメントを準備したら、ドキュメントを電子メールに添付して、組織が提供する電子メールサービス（Microsoft Outlookなど）を使用して送信する方法、またはメールで送信する必要がある場合は印刷する方法を知っておく必要があります。通信を送信します。

ドキュメントは、フラッシュドライブ、CD、またはDVDで暗号化して送信する必要がある場合があります。そのような状況では、ファイルをフラッシュドライブにコピーして暗号化する方法を知る必要があり、CDまたはDVDに書き込む場合は、書き込みまたは書き込みソフトウェアの使用方法を知る必要があります。

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ファックス機の操作：

ファックス機は主に、電子メールでドキュメントを送信する機能がない場合、または特定の種類のドキュメントの電子メール通信が安全でないと組織が感じている場合、またはドキュメントが郵送で到着するまでに数日かかる場合に使用されます。文書をファックスで送信するには、ファックス機の操作方法を知っている必要があります。ファックス機を操作するには、ファックス機のモデルに応じて、ファックス番号、受信者のファックス番号、カートリッジまたはリボンまたはトナーが必要です。必要な書類は、カバーシートと一緒に送信する必要があります。ファックス。

ファックス機を使用する前に、セットアップして構成する必要があります。最初に、電源と電話回線を接続し、電源をオンにする必要があります。取扱説明書に従って、電話回線を正しいソケットに接続する必要があります。ダイヤルトーンがあることを確認してください。ほとんどの組織にはファックス回線専用の電話番号があるため、ファックス機を自動応答に設定できます。トナー/カートリッジ/リボンがセットされていること、およびファックスを受信するために用紙トレイに常に必要な量の用紙があることを確認してください。

記録の目的で、送信が成功したかどうか、またはエラーがあったかどうかを通知するファックスの確認ページを設定することをお勧めします。機密文書や重要文書、または法的文書を送信するときに役立ちます。ただし、単純な問題にファックスを使用するだけの場合は、この機能をオフにして紙を節約できます。

もう1つの便利な設定は、FAXの送信元を示す行と、日付、時刻、およびFAX番号をドキュメントの上部に含めるヘッダーオプションです。これは、送信者の詳細を識別し、必要に応じてファックスで送信者と通信するのに非常に役立ちます。

ファクスを送信するときは、電源がオンになっていることを確認し、送信するドキュメントの詳細、送信者、送信目的を記載したファクスのカバーペーパーを必ず送信してください。これにより、物事が非常に明確で簡単になります。ドキュメントを正しいトレイの正しい位置に置き、FAXを送信する番号をダイヤルします。送信ボタンを押して、すべての用紙がスキャンされ、FAXが送信されるのを待ちます。処理が完了すると、設定に応じて、ファックス機は確認レポートを印刷します。

マシンが適切にセットアップされ、用紙トレイがロードされ、カートリッジまたはトナーの準備ができている場合、FAXの受信は非常に簡単なプロセスです。ファックス機がファックスを自動的に受信するように設定されている場合、ファックス回線が鳴ると、マシンは自動的にファックスを受信して印刷します。ファックスを自動的に応答するように設定すると、1日のうちいつでも入ってくる重要なドキュメントを見逃さないように、非常に便利です。

プリンターの操作：

入力したドキュメントをメールサービスまたはFAXで送信するには、最初にそれらを印刷する必要があります。ドキュメントを印刷するには、コンピューターまたはコンピューターが接続されているネットワークに接続されたプリンターが必要です。ファックス機と非常によく似ていますが、プリンタが接続され、電源がオンになっていることを確認する必要があります。プリンタの種類（インクジェットかレーザージェットか）に応じて、プリンタにはインクカートリッジまたはトナーカートリッジがあります。カートリッジコンパートメントにインクまたはトナーが入っていることを確認してください。プリンタの種類に応じて、用紙の種類やサイズが異なる場合は、トレイが異なる場合があります。用紙トレイがセットされていることを確認してください。印刷品質、両面印刷などのために、プリンタでいくつかの初期設定を行います。

ドキュメントを印刷するには、作成したドキュメントのファイルメニューを使用して、印刷オプションを選択します。表示されるボックスには、印刷設定を設定するためのオプションまたはプロパティボタンがあります。カラー印刷は、必要に応じてカラープリンターで行うことができます。用紙を節約するために両面印刷を行うことができます。

これらの機器はすべてオフィス環境で毎日使用されていますが、エネルギーを節約するために、コンピューターとプリンターの電源を毎日オフにしてください。また、機器の長寿命化にも役立ちます。

4.7コミュニケーションへの応答が遅れる可能性がある場合は、顧客に常に情報を提供することの重要性を説明します。

カスタマーケアは、すべての組織で非常に重要な要素です。顧客との接触や関係は非常に重要であり、組織が円滑に運営されるためには継続的に維持する必要があります。顧客に情報を提供し続けることは非常に重要なタスクであり、顧客サービスの一部です。これは、多くの問題、誤解、フラストレーションを回避するのに役立ち、ほとんどの場合、顧客との関係を強化するのに役立ちます。お客様は、自分で問題を見つけるのではなく、会社や組織から問題について聞いて喜ぶでしょう。したがって、プロアクティブなアプローチは、リアクティブなアプローチよりもはるかに優れています。

たとえば（私の仕事の観点から）、問題が発生したことがわかっていて、受け取った紹介に待機リストがある場合は、顧客に電話をかけて、遅延と遅延が発生した理由を通知することができます。また、問題が分類される時間枠を提供します。また、遅延の理由とそれがいつ実行されるかを記載した手紙を送ることもできます。これを行わないと、顧客は再び呼び出し音を鳴らし、否定的な反応を得ると、イライラしたり、他の組織や企業を探したりします。

サービスの遅れやコミュニケーションやサービスへの対応の遅れについてお客様と情報を共有することで、会社がお客様の世話をしていることがわかります。また、顧客がカスタマーケアを鳴らしたり、心配したりイライラしたりするのを防ぎます。これは、顧客との関係を強化するのに役立ちます。常にお客様の立場に立って、何を期待していたかを考えてください。同じ以上のものを顧客に提供する必要があります。

お客さまからのご要望を頂くと、お客さまはご要望にお応えできるかどうかをお待ちしております。彼らは彼らの要求があなたに届いたかどうかさえ疑問に思うかもしれません。したがって、最初のステップとして、受領を確認し、要求を受信し、それを処理または処理することを顧客に通知することをお勧めします。これが解決に時間がかかるリクエストである場合は、お客様に進捗状況を通知してください。それは、作業が進行中であり、彼らが世話をされていることを知って、顧客が平和を保つのに役立ちます。

問題が解決したら、顧客からの情報提供を待つのではなく、必ず顧客に電話をかけて通知してください。これにより、お客様は安心して生産性を維持できます。そうでない場合、お客様によると、問題は未解決のままです。

顧客に情報を提供し続けることで、顧客満足度が向上します。それが良いニュースであろうと悪いニュースであろうと、彼らは彼らが記憶され、無視されていないことを知るために、彼らに知らされる必要があります。

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4.8書面または電子通信の機密性に関連するリスクを説明します。

すべての形式の通信が完全に安全であるとは限りません。あらゆる形態のコミュニケーションには抜け穴と欠点があります。

書面によるコミュニケーションの機密性に関連するリスク：

書面による連絡は、ハードコピーとして保存されるか、メールサービスを介して送信されます。通信には、許可されていない人が読んだり調べたりすることを許可されていない機密情報が含まれている可能性があります。

電子通信の機密性に関連するリスク：

電子形式の通信には、電話、携帯電話、ファックス、および電子メールが含まれます。

電話：固定電話を介して行われる通信は、電話回線が盗聴されている場合があるため、完全に安全ではありません。プロセスと手順の一部として、電話会社は電話を監視することができ、これも機密性に関して深刻な問題になります。また、複数の内線番号を持つことができる行があり、ある人の会話が他の人に聞こえて、機密性が侵害される可能性があります。

携帯電話：携帯電話の通信には電波が使われているため、簡単に傍受できます。携帯電話がパスワードでロックされていない場合、携帯電話が受信したメッセージは、間違った人の手に渡った場合、誰でも見ることができます。また、スマートフォンには、メールやその他の機能を設定するためのより簡単なオプションがあります。パスワードで保護されていない場合、これらのスマートフォン機能は、情報へのアクセスを許可されていない人の手に情報を送信すると、機密性に関する重大な問題を引き起こす可能性があります。

ファックス機： ファックス機は情報を送受信する安全な方法ですが、ファックスで情報を送信するときは十分に注意する必要があります。ファクスの送信中に間違った番号を入力すると、たとえ1桁が間違っていても、法的な問題で相手方にさえ、機密データが間違った人の手に渡る可能性があります。したがって、送信ボタンまたは送信ボタンを押す前に、FAXの送信先の番号を再確認する必要があります。また、受信側でファックス機への不正アクセスが発生する可能性もあります。したがって、FAXを送信するのに適切なタイミングであるかどうか、および受信者が手元にあるドキュメントを受信したかどうかを受信者に確認することをお勧めします。自分のオフィスでも、ファックス機は許可された担当者だけがアクセスできる場所に保管する必要があります。そうしないと、受け取った機密文書が間違った人に手に入れられる可能性があります。

電子メール：ファックス送信と同様に、電子メールを介して通信するときは非常に注意する必要があります。メールアドレスを正しく入力し、それが正しいことを再確認する必要があります。そうしないと、メールが間違った受信者の受信トレイに届く可能性があります。電子メールを介した通信には、他にも脅威があります。電子メールとその添付ファイルは、システム管理者やハッカーが読んだり見たりすることができます。したがって、機密情報を送信するときは、パブリックネットワークの使用を避け、暗号化された方法を使用する必要があります。

一般に、書面および電子通信にはリスクが伴い、個人的な会議が最善の方法であることを、顧客または通信の受信者に通知することは常に良いことです。

私たちの組織は、コンピューター技術の使用においてデータのセキュリティを維持するための対策を採用しています。

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