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情報システムとその特徴
情報システムは、組織の効率と有効性を向上させるために、データの管理、作成、処理、配布、およびレビューを行います。情報システムのいくつかの例は次のとおりです。
- トランザクション処理システム(TPS):ビジネストランザクションの処理を担当します。トランザクションの種類は組織によって異なりますが、例としては、注文、請求、小切手預金、給与システム、予約システム、在庫管理などがあります。これらは、データの維持、追加、変更、および削除に役立ちます。
- 経営情報システム:問題解決と意思決定に必要なタスクの実行を支援します。これらは、パフォーマンス、効率、アカウンティング、およびトランザクションデータを監視することで管理を支援します。例としては、販売管理システム、予算編成、人員、在庫管理などがあります。この情報は正確で関連性がある必要があります。
- 意思決定支援システム:マネージャーの意思決定を支援します。内部および外部のリソースを使用して、既存の情報を分析し、その影響を予測します。これらは、レポート、予測、およびグラフを要約するのに役立ちます。いくつかの例には、ロジスティクスシステムやスプレッドシートが含まれます。
- 顧客関係管理(CRM)システム:事業主は、顧客関係システムを使用して、購入、製品の欠陥、顧客からの問い合わせなどの顧客活動を蓄積および追跡します。
- ビジネスインテリジェンスシステム(BIS):将来の販売パターンを予測し、現在のコストを要約し、販売収益を予測する分析を提供します。
情報の法的および組織的要件
次のような機密データが含まれている可能性があるため、情報のセキュリティと機密性に関するルールを設定することが重要です。
- 個人記録
- 給与記録
- 人事記録
- 財務データ
悪意のある人には、この情報が企業とその顧客に脅威を与えたり、詐欺、差別、その他の違反を犯したりするために使用される可能性があります。
1998年のデータ保護法など、従わない場合は法的措置につながる可能性のある法律があります。
保存する情報の選択
組織は、取得したすべての情報を保持することはできません。間違った情報や無関係な情報を保存しても意味がなく、貴重なスペースを占有するため、情報の取得がより困難になります。
どの情報を保存するかを決定するとき、決定は何よりもまず、特定の種類の情報のそれぞれに関連する法的要件に依存します。たとえば、法的要件には次のように記載されています。
- 人事記録は、スタッフの雇用終了後6年間、組織によって保持される必要があります
- 健康と安全の記録は永続的に保持する必要があります
- 組織の種類にもよりますが、アカウントの記録は3年から6年の間保持する必要があります
以前の顧客に関する個人データなどの情報は、使用されなくなったら廃棄する必要があります。これらのガイドに従うことで、関連情報のみが保存されるようになり、必要なときに簡単に見つけることができます。
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情報の正確性の確保
1998年のデータ保護法は、企業が保持する個人データの正確性を確保する義務を企業に課しています。情報は、必要に応じて常に最新の状態に保つ必要があります。そのためのいくつかの方法は次のとおりです。
- 定期的に更新されるデータベースとスプレッドシートの使用
- 顧客と従業員の情報にアラートを設定して、システムが更新されたときに連絡が取れるようにします
- 外部および内部監査の活用
- データ収集方法のレビューと改訂
時間通りに情報をフォーマットして配信する
正しい形式で提供されていない情報は、使用する前に再フォーマットする必要があります。これにより、遅延が発生し、情報が誤って変更されるリスクが生じます。合意された時間枠内に提供されない情報は、データを解釈するのに十分な時間がない可能性があるため、役に立たない可能性があります。
削除する情報の選択
組織は、いつどのような情報を削除できるかについて独自のガイドラインを設定します。これらのガイドラインは、組織のタイプとサイズ、ライブまたは現在のファイリングシステムで利用可能なスペース、および情報のタイプによって異なります。
関連性のない、古い、または不正確な情報は削除される場合があります。
アーカイブファイル内の情報は、保存期間が終了した場合にのみ削除できます。個人データは必要以上に保持されないものとします。不要になった個人データを破棄することで、不正確、古くなったり、無関係になったりするリスクを軽減できます。
情報システムの問題への対処
情報システムで発生する可能性のある問題とその解決方法は次のとおりです。
- 情報が正しい方法で保存されていません。例:間違った順序。不要なファイルが保持されます。保存されている重複。および不足しているファイル。この問題を克服する方法は、組織が情報の保存方法に関するガイドラインを設定し、必要なときに情報をより迅速かつ簡単に取得できるようにすることです。データ保護法に違反する可能性があるため、情報が不足している場合は管理者に通知する必要があります。情報を把握するもう1つの方法は、不要な情報を定期的にチェックして処理するシステムを用意することです。
- ウイルスなどのコンピュータシステムの問題。これらは、ITマネージャーまたはIT技術者に報告する必要があります。
- 組織内では、情報が正しい方法で転送されない結果となる通信障害が発生する可能性があります。これらはチーム間で解決するか、すぐに解決できない場合はマネージャーに報告する必要があります。
- ほとんどの組織は、トランザクション処理システムを使用して、ビジネスのコアオペレーションの機能を収集、保存、処理、および出力します。 TPS情報システムは、ユーザー入力からデータを収集し、収集したデータに基づいて出力を生成します。これらのシステムは、何百ものトランザクションを処理するために使用され、多くのユーザーが同じデータセットを同時に処理する必要があります。場合によっては、これによりシステムがクラッシュします。クラッシュが発生した場合、情報が失われないように、組織でシステムをバックアップすることが重要です。トランザクションが成功したと見なされるには、ルールを確立し、段階的に実行することが重要です。
情報を保存する目的は、データ保護法に準拠し、安全で安全な環境に情報を保持することです。また、組織が特定の情報を保存することも法的要件です。