委任する方法

仕事を捨てるだけでなく、委任する

管理職に不慣れな人にとっては、割り当てを効果的に委任する方法を学ぶことが重要になる可能性があります。委任により、従業員を育成し、より多くのことを達成し、配置したものをより効果的にすることができます。

プロセスの初期段階では、部下に委任することは、部下を指導および監視するときに時間がかかる場合がありますが、最終的には、職務から解放できる有能で投資された従業員を獲得するため、時間とフラストレーションを節約できます。あなたの専門知識を必要としません。

適切に委任されたタスクは、従業員のやる気を引き出し、退屈を防ぎ、パフォーマンスの低い従業員に活力を与えることもできます。確かに、割り当てやプロジェクトに責任を持つ従業員は、その結果により多くの投資をし、責任によって動機付けられる可能性があります。

ただし、効果的な委任には、他の人に作業をダンプする以上のことが必要です。これは、次のことを必要とするプロセスです。

• 委任する必要があるタスクの種類を慎重に特定する
• 誰が割り当てを引き受けるかを決定する
• 彼らの成功を保証するために一貫した支援的な方法でフォローアップ

どのようなものを委任する必要がありますか？

仕事を委任する方法を学ぶ際の最初のステップは、他の人を参照するためにどのような種類のものを理解するかです。

適切に委任できるさまざまなタスクと割り当てがあります。

• 確かに、マネージャーのレベルのスキルを必要としないタスクや、マネージャーが持っていない専門知識を必要とするタスクは、再割り当てを検討できるタスクの1つです。
• 理想的な状況では、マネージャーが従業員に委任することは、彼らにやる気を起こさせるか、教える必要があります。単に従業員に追加の仕事を与えることは、彼らに成長したり学んだりする機会を与えませんが、動機付けにはなりません。これは、一部の従業員にとってはタスク全体の責任が必要であることを意味しますが、別のレベルで作業している他の従業員にとっては、プロジェクトの1つの側面に対する責任を取得するだけで十分です。
• 退屈は仕事で破壊的な力になる可能性があるため、単に従業員を刺激するだけのタスクを委任することも良い場合があります。
• クロストレーニングの割り当てを提供することは、同様の理由で適切であり、スムーズに実行される職場を保証するのに役立ちます。

他の誰かに委任されるタスクまたは割り当ては、その範囲と、それがいつ完了し、どの程度成功したかを知るために2人が測定できるものを具体的に指定する必要があります。理想的には、割り当てを引き受ける従業員は、責任としてそれを引き受けることに同意するでしょう。

注：管理者の責任である機密情報または決定の処理を必要とするタスクを委任することはできません。戦略的計画、予算の監視、人員配置、評価に関連するものなど。

タスクまたは割り当ては誰に委任する必要がありますか？

委任する方法を学ぶための次のステップは、割り当てられている作業をどの個人が受け取るべきかを理解することです。

• 課題やタスクを成功させるには、それを引き受ける人がそれを行うために利用できる時間を持っている必要があります。不当な期待を持って従業員を粉砕すると、プロジェクトの失敗が保証され、おそらく従業員の士気が損なわれます。
• もちろん、仕事に適したスキルと資格を持つ従業員を特定することも同様に重要です。たとえば、コミュニケーションが不十分な従業員にグループプロジェクトを主導するよう依頼することは、おそらく不適切な選択です。
• マッチアップするスキルを持つ人を選ぶことは重要ですが、従業員にもう少し達成するように挑戦するタスクを持つことも良いことです。
• 一般に、従業員は、自分の才能を披露したり、ステップアップしたり、求められているスキルを開発したりする機会を与えることで、キャリア的に利益を得る立場にあると感じた場合、委任された義務を容易に引き受けます。これは、選択を行うときにも考慮する必要があります。

計画

委任するタスクまたは割り当てと、最も可能性の高い候補者が決まったら、明確な目標を設定して計画を立てるために話し合います。

明らかに、監督者は以下について話し合う必要があります。

• まさに彼らが従業員に引き受けるように求めていること、
• 割り当ての範囲は何ですか、
• タスクが重要である理由
• 従業員がこの仕事を引き受けることによって何を得るか。それは、新しいスキルを開発することでしょうか、より多くの報酬を得るのでしょうか、それとも単に特定の分野への関心を満たすためでしょうか？

満足のいくプロジェクトを確実に成功させるには、次のことが重要です。

• 何を達成するかを正確に定義する
• 何が成功を構成するか
• 完了までの一般的なタイムライン。従業員が割り当てを引き受ける意思がある場合、計画はプロセスの次のフェーズになります。

この時点からの効果的な委任は、この次の計画段階でピボットされます。よく考えられた計画は、従業員が次のことを知っていることを保証します。

• 彼らの期待
• 時間の制約
• 彼らの責任の範囲
• タスクにおけるあなたの役割

2人は、次のことを定義する計画をまとめる必要があります。

• 割り当てに必要なリソース（人、機器、材料など）
• プロジェクトのさまざまなフェーズを完了するための特定の期限
• スーパーバイザーであるあなたが進捗状況をどのように監視するか。

この時点で、進捗状況をどのように監視するかを定義することは、あなたの役割が邪魔にならず、期待されていることを保証するために重要です。次のもので構成されます。

• 書面によるレポートの定期的なスケジュール
• 口頭での更新を伴う簡単な会議
• 観察
• またはそれぞれの組み合わせ

仕事に責任を持つ従業員が計画に積極的な発言権を持っていることを確認することも重要です。彼らはあなたがするように物事を行わないかもしれませんが、彼らは少なくとも部分的に結果に責任を持つ人になるので、物事がどのように行われるかをある程度制御する必要があります。繰り返しますが、彼らは単に追加の仕事を受け入れるだけでなく、責任を受け入れています。

責任を取ることのもう一つの重要な部分は、必要な権限を与えられることです。たとえば、従業員が割り当てでグループを率いる責任を負う場合、グループおよびその他の関連スタッフは、新しいリーダーシップの役割を認識している必要があります。他の関係するマネージャーは、彼らをサポートし、関連事項における彼らの権限を認めるよう求められるべきです。

同様に、従業員は、計画段階で、プロジェクトに対する権限の限界を事前に理解する必要があります。たとえば、材料を購入する必要がある場合、すべての要求がマネージャーを経由する必要があるかどうか、または彼らの判断が最終決定になるかどうかを知る必要があります。

進行中

委任する方法を本当に知っているマネージャーは、計画が実行されると、彼らの義務はまだ完了していないことを理解しています。従業員を解雇したり、定期的な監視を怠ったり、必要に応じてガイダンスを提供したりすることは重大なエラーです。日常業務は割り当てられた従業員にありますが、最終的には、成功は依然として監督マネージャーの責任です。

計画が整ったら、レポートと更新を定期的に中断することなく行う必要があります。マネージャーは、計画された相互作用を通じて監査できます。

割り当てと従業員に応じて、マネージャーは以下を提供できます。

• 奨励
• フィードバック
• 一般的なガイダンス
• 必要に応じて問題解決の支援

ただし、割り当てられた従業員は、これをマネージャーに返すのではなく、問題や解決策について考えるように導く必要があります。マネージャーは、協力を得たり、より広い性質の問題を解決したりするために自分の役割が必要な場合にのみ介入する必要があります。一般的に、マネージャーはコーチとメンターとして行動することになっています。

まとめ

割り当ての終わりに、イベントを認識することが重要です。プロジェクトが失敗した場合、マネージャーが責任を負う必要があります。割り当てが成功した場合（通常はそうです）、完了した作業が公に認められるはずです。

全体的な結果に関係なく、開発分野を特定することができます。これらは将来の割り当てを導くことができます。

前に述べたように、委任はより多くの仕事を成し遂げるのを助けることができますが、最終的には従業員の育成と動機付けにも役立つはずです。次のことはマネージャー次第です。

• 適切な割り当てを行う
• 慎重に計画する
• 定期的に監視する
• ポジティブな経験のために割り当ての成功を保証する

©2009クリスティンマルベリー