より良いビジネスレポートとプレゼンテーションを書く方法

レポートとプレゼンテーションは、あなたとあなたの聴衆にとっての旅と考えてください。

Pinterest（Catherine Giordanoにより変更）

ビジネスでは、レポートやメモを書いたり、プレゼンテーションをしたりするように求められることがよくあります。より効果的なコミュニケーターになるためのヒントをいくつかご紹介します。

このタスクを旅と考えてみましょう。旅の始めにやるべきこと、旅をより簡単で楽しいものにするためにやるべきこと、そして旅の終わりにやるべきことがあります。

最初から最後までのプレゼンテーションのヒント

1. アウトラインから始める
2. 最初のものを最優先する
3. 全体像から詳細へ
4. サポートで結論に従う
5. 途中から始めても大丈夫
6. 平易な英語を使用する
7. 簡潔でわかりやすい
8. パワーポイントを乱用しないでください
9. 書式設定がうまく機能することを確認してください
10. ホワイトスペースを友達に
11. あなたの聴衆のために書く
12. まとめとすべてを結び付ける
13. あなたの目的を達成する

計画と組織化で良いスタートを切りましょう。

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旅を始める

旅行に着手する前に、情報を収集することをお勧めします。たとえば、交通機関や宿泊施設のオプションを調べたり、目的地のパンフレットを入手したりします。同様に、ビジネスレポートまたはプレゼンテーションを準備するための最初の段階は、含めたい事実とデータに関する情報を収集して整理することです。

始めるのに役立つヒントをいくつか紹介します。

1.概要から始める

レポート、メモ、またはプレゼンテーションで作成したいすべてのポイントをリストします。それらをトピック領域にグループ化します。どのポイントがあなたの結論であり、どれがあなたの裏付けとなる証拠であるかを決定します。

これがあなたのロードマップです。ルートを計画します—最初から最後までどのように進むか。進むにつれてより良いルートが見つかるかもしれませんので、進んでいくにつれて自由に変更を加えてください。

2.最初のものを最優先する

旅行を計画している場合、先に進む前に最初に知っておく必要のあることがいくつかあります。たとえば、目的地を決める前に、どの服を詰めるかは決めません。

同様に、レポートでは、ポイントを適切な順序で提示する必要があります。そのポイントを理解するために聴衆が必要とするすべての情報を紹介する前に、そのポイントについて議論し始めないでください。

聴衆がなじみのない専門用語を使用する場合は、レポートまたはプレゼンテーションに導入する前に、その用語を定義する必要があります。

3.全体像から詳細へ

ロードトリップの場合は、州間高速道路から始めて州道に移動し、最後に街路や未舗装の道路に到着します。

レポートを作成するときは、全体像、つまり主要な問題、最も重要なポイントから始めたいと思います。そこから、詳細と重要性の低いポイントに移動します。

4.サポートで結論に従う

ここで、アウトラインが役に立ちます。

各段落は結論から始める必要があります。次に、その結​​論を裏付ける証拠を提供します。各結論には、2つまたは3つの裏付けとなるステートメントが必要です。

裏付けとなる声明の長いリストがある場合は、概要を再考する必要があります。おそらく、2つまたは3つの異なる結論を1つの結論に詰め込もうとしています。ポイントをすべて1つの見出しの下に置くのではなく、2つまたは3つの見出しに再グループ化してみてください。

5.途中から始めても大丈夫です

あなたが旅行しているとき、あなたは旅行の途中で始めることができません。幸いなことに、あなたが書いているときは、途中から始めても問題ありません。

時々私達は作家のブロックを持っています。始めるための正しい方法を見つけることができません。それが起こったら、あなたのアウトラインを見てください。あなたが最も快適な部分を見つけてください。その部分を書いてください。それが済んだら、残りは簡単に流れることがよくあります。

レポートまたはプレゼンテーションの一部を後で再配置して、適切なフローを得ることができます。

ファーストクラスに行きます。常にスタイルで書いてください。

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スタイリッシュな旅

旅行では、余裕があれば、スタイリッシュに旅行するのはいつでもいいことです。

幸いなことに、スタイルで書くのに余分な費用はかかりません。どのように書くか話すかはあなたが言うことと同じくらい重要である可能性があるので、あなたは常にスタイルで書くべきです。

ここでは、スタイルを書いて提示するためのヒントをいくつか紹介します。

6.平易な英語を使用する

流行語や専門用語を忘れてください。あなたはインサイダーのように聞こえたり、聴衆を感動させようとしているかもしれませんが、あなたはただ豪華に聞こえてしまうかもしれません。

誰もが理解できる普通の言葉を使う。できるだけ会話のトーンを取ります。このアドバイスは、プレゼンテーションだけでなく、書面によるレポートやメモにも適用されます。

7.簡潔でわかりやすい

複雑にしないでおく。結論と裏付けとなる声明を出して、次に進んでください。繰り返さないでください。プレゼンテーションを埋めないでください。ギミックで過負荷にしないでください。

チャートまたは表を使用している場合は、それぞれの情報の量を必要最低限​​のものに制限してください。

• グラフには1〜3列だけにするようにしてください。最大は5列にする必要があります。残りのデータはいつでも別のグラフまたは表で提供できます。
• 読者または閲覧者は、チャートまたは表を一目で理解できる必要があります。詳細な表は、レポートの付録または別の配布資料で提供できます。

8.パワーポイントを乱用しないでください

パワーポイントソフトウェアにたくさんのベルとホイッスルが付属しているからといって、1つのプレゼンテーションでそれらすべてを使用する必要があるわけではありません。あなたはあなたの聴衆を眩惑させたくありません。あなたは彼らに知らせたいのです。

スライドは最小限に抑えてください。1つの単語または短い文で十分な場合もあります。スライドの目的は、あなたが言いたいポイントの手がかりとして機能し、聴衆の注意をトピックに集中させることです。

• あなたが話している間、他の人にあなたのスライドを読んでほしくない。
• また、スライドにたくさんのテキストがあると、部屋の後ろにいる人にはテキストが小さすぎて見えなくなります。

作成したいポイントを完了するのに2〜3枚のスライドが必要な場合は、各スライドでヘッダーを繰り返します。ヘッダーを繰り返すことで、聴衆はあなたがまだ同じことを言っていることを知ることができます。たとえば、12の主要市場の売上高のリストを報告したいとします。私のヘッダーは「売上高」であり、各スライドに3つまたは4つの市場のみがリストされている状態で、各スライドに対してそのヘッダーを繰り返します。

9.フォーマットがうまく機能することを確認します

スライドが「忙しすぎる」ように見えないようにしてください。写真や特殊効果を使用する場合は、最小限に抑えてください。

フォーマットスキームを決定し、レポートまたはプレゼンテーション全体で一貫性を保ちます。最終レビューにはフォーマットチェックを含める必要があります。

• フォントは1つだけ使用してください。フォントのサイズを変更する場合は、一貫性を保ってください。たとえば、ヘッダーはより大きなフォントである場合があります。その場合は、すべてのヘッダーに同じサイズのフォントを使用していることを確認してください。
• インデントまたは箇条書きを使用していますか？その場合は、この形式が統一された方法で使用されていること、およびインデントされたスペースの数が同じであることを確認してください。
• PowerPointで特殊効果を使用していますか？その場合、特殊効果を1つだけ選択し、一貫した方法で使用します。たとえば、サポートステートメントはフライインする可能性がありますが、ヘッダーや結論はフライインできません。

アウトライン形式を使用している場合は、2つのレベルを超えないでください。そうした場合、テキストは右端になり、ページから落ちそうになります。

10.ホワイトスペースを友達に

テキストの密集したページは読みやすいものではありません。白いスペースは、高速道路の脇にある小さな休憩所のようなものです。

段落は短くしてください。チャートは短くしてください。インデントを使用して、結論から裏付けとなるステートメントを引き立たせます。

あなたはあなたの聴衆を目的地に導く必要があります。

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目的地への行き方

あなたはもうすぐそこにいます-あと数駅であなたの旅は完了です。

「ハッピーランディング」のヒントをいくつかご紹介します。

11.あなたの聴衆のために書く

あなたはあなたの聴衆のために書きましたか？彼らがすでに知っていることと彼らが知りたいことをあなたは考えましたか？彼らが持っているかもしれない誤解に対処しましたか？あなたは彼らに喜んで聞いてくれる情報を伝えていますか、それとも彼らはあなたに反論したいと思いますか？

これらの質問を念頭に置いてテキストを確認し、必要に応じて変更を加えてください。質問や反対意見を予測し、レポートの過程またはプレゼンテーション中にそれらに答えたいと考えています。

12.まとめとすべてを結び付ける

エグゼクティブサマリーは、レポートまたはプレゼンテーションの主要部分に示されているデータを繰り返す場所ではありません。物語を語り直す場所です。それをすべて結びつける場所です。

書面によるプレゼンテーションでは、通常、要約がテキストの前に表示されます。プレゼンテーションでは、最後になります。まとめです。

要約で数字を使用することは避けてください。代わりに、数字の背後にある意味を報告してください。ハイライトをヒットし、提供した情報の意味について話し合います。

レポートに使用したのと同じ順序で事実を提示する必要はありません。これは再ハッシュであり、合計ではありません。ストーリーを最もよく伝える順序で事実に言及します。接線または重要でない情報を排除します。

要約を使用して、データの矛盾を説明します。データの矛盾を説明できない場合は、レポートを提出したり、プレゼンテーションを行ったりする準備ができていません。答えが見つかるまでデータを操作します。

13.あなたの目的を達成する

読者とリスナーをどこに行かせたいですか？一連の行動を提唱することを目標としていますか？あなたはあなたの聴衆に特定の結論に到達してもらいたいですか？

書き始める前に目標を設定したかもしれませんが、データを操作するまで目標が明確でない場合があります。最初のドラフトが完成したら、作業を確認して編集し、目的を達成していることを確認します。

自分のことを、聴衆を手に取って、行きたい場所に一歩ずつ導いていくと考えてください。最終的な結論や推奨事項に到達したら、聴衆にうなずいてもらいたい、はい、はい、はい。あなたは彼らをあなたが望む場所に正確に連れてきました。

大量のデータを吐き出すのではなく、物語を語っています。聴衆は、物語のすべての部分がどのように組み合わされているかを見ることができるはずです。物語の筋書きのように、各情報はエンディングにつながります。

それぞれの新しい事実を提示するとき、それが以前に与えられた他の事実とどのように適合するかを示してください。

素晴らしい仕事を祝う時が来ました。

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旅行を楽しむ

上記のアドバイスに従えば、レポートやメモを提出したり、プレゼンテーションを行ったりするときに自信が持てます。同様に重要なのは、聴衆が幸せになることです。

だから今、あなたはビーチでそのマイタイを持つことができます。あなたはそれを獲得しました。

©2016キャサリンジョルダーノ

ご質問やご意見をお待ちしております。

2016年9月12日、フロリダ州オーランドのCatherine Giordano（著者）：

ラリー・ランキン、ありがとう。私はあなたがそれを気に入ってくれてうれしいです。

2016年9月12日のオクラホマのラリーランキン：

素晴らしいプロセス分析。

2016年8月25日、フロリダ州オーランドのCatherine Giordano（著者）：

teahes12345先生に、より良いレポートやプレゼンテーションを書くことについての私のエッセイ（特にパワーポイント）が役立つと教えてもらうのはとても素晴らしいことです。私が一番好きなのは、レポートやプレゼンテーションを旅として見たり、ライター/プレゼンターをガイドとして聴衆を結論に導くことです。

2016年8月25日のDiannaMendez：

パワーポイントに関するあなたのヒントは素晴らしいと思いました。これは私が学生にプレゼンテーションのために提供した情報であり、ハイライトを指摘するのに役立ちます。あなたの記事は、成功につながる貴重な情報を読者に提供します。

2016年8月21日にフロリダ州オーランドから来たCatherineGiordano（著者）：

AudreyHowitt：この記事で教えたスキルが気に入っていることを知らせてくれてありがとう。

2016年8月21日にフロリダ州オーランドから来たCatherineGiordano（著者）：

heidithorne：感謝の気持ちを示してくれてありがとう。私のヒントの1つがお役に立ててうれしいです。

2016年8月21日、カリフォルニアのAudrey Howitt：

なんと有益な記事-効果的なビジネスプレゼンテーションには優れたスキルがあります-

2016年8月21日のシカゴエリアのハイディソーン：

PowerPointスライドと空白に関するいくつかの素晴らしいヒント。ここHPで共有してください！

2016年8月21日にフロリダ州オーランドから来たCatherineGiordano（著者）：

ChitrangadaSharan：コメントありがとうございます。あなたはすでにこれのほとんどを知っているようですが、私はあなたがヒントを1つか2つ手に入れたことを望みます。あなたが言うように、良いレポートやプレゼンテーションを書くことは重要なビジネススキルです。

2016年8月21日、インドのニューデリーからのチトランガダーシャラン：

ビジネスプレゼンテーションは、多くの専門家が持っているスキルですが、他の専門家は経験を通じてそれを学びます。

あなたは、より良いレポートやプレゼンテーションを書く方法をポイントごとに非常にうまく説明しました。本当に印象的です。

私はそれが多くの関係する専門家を助けると確信しています。

共有してくれてありがとう！

2016年8月21日にフロリダ州オーランドから来たCatherineGiordano（著者）：

FlourishAnyway：同意します。忙しすぎるPowerPointプレゼンテーションは、有益というよりも煩わしいものです。詳細を記入するのはスピーカーの仕事です。PowerPointのテキストは、視聴者の注意をトピックに集中させるためのものです。写真は、写真を撮るためだけでなく、プレゼンテーションに何かを追加する場合にのみ使用する必要があります。コメントをありがとう。

2016年8月21日の米国からのFlourishAnyway：

ビジネスレポートやプレゼンテーションのためのここでの素晴らしいヒント。私のペットのおしっこの1つは、非常に忙しいため、聴衆の注意が聞くのではなく読むことに向けられている、詰まったPowerPointスライドです。話者の理由は本当にありません。