予算に同意する：見積もり、優先順位、財源、および予算編成の目的と利点

この記事は、NVQユニット「AgreeaBudget」に基づいて書かれています。これは、クレジット値が4のレベル3ユニットです。

このユニットには2つの部分があります。最初の部分は、知識と理解、個人的な声明、質問、議論、およびその他の証拠に基づいて評価されます。2番目の部分は、さまざまな手順による証拠に基づいて評価されます。

予算に同意することの意味

達成する必要のある定量化された目標がある場合、またはいつでも発生する可能性のある重大な状況に対処する必要があることがわかっている場合は、計画が必要になります。あなたはあなたの貯蓄、収入と支出を計画する必要があるでしょう、そしてこれは個人的な目標とビジネスの目標の両方に当てはまります。つまり、「予算に同意する」必要があります。

予算とは何ですか？

予算は、将来の貯蓄、支出、収入および支出を計画する財務文書です。予算は、個人または企業や組織が計画して、計画した収入と支出で運営できるかどうかを予測することができます。予算はまた、次の会計年度にビジネスがどのように実行されるかについてのアイデアを提供します。

多くの種類の予算

問題のビジネスの状況や部分、および利用可能な財務数値に基づいて、さまざまな種類の予算が存在する可能性があります。

• 財務数値が不足している場合は、前年度の見積もりに基づいて予算を作成し、これを「予測予算」といいます。
• 次の会計年度に費やされる現金の量に基づく予算は、現金予算と呼ばれます。
• 事業を始めるために必要なすべての資産の費用を含めて、新規事業を始めるための費用が計算される場合、それは事業立ち上げ予算と呼ばれます。
• また、個々の項目を評価することによって予算が作成されるサービスまたはプロジェクトに基づくパフォーマンス予算があります。
• 会社の将来の売上の見積もりは、売上予算と呼ばれます。

予算には、目的、目標、その他の要因に応じて、さらに多くの種類があります。

予算を立てることが重要なのはなぜですか？

予算を立てて計画を立てることで、どのくらいのお金が入ってきて、どれだけのお金を使うかを明確に把握できます。したがって、実際に何かに費やす前に、それがその年の財政に影響を与えるかどうかを判断できます。優先順位を付け、目標を達成し、不要な経費を削減し、効率的にお金を管理することができます。予算を作成すると、自分が何を持っているのか、何を期待できるのかがすでにわかっているので、ストレスや疑問から解放されます。

予算を立てるのに必要なスキルとプロセス

予算を作成して合意する前に、知って理解する必要のあるさまざまなプロセスがあります。それらのいくつかを以下で説明します。

• 予算案を作成するときに見積もりを使用する方法（セクション1.1）
• 予算を作成する際に必要な優先順位と財源を特定する方法（セクション1.2）
• 予算を作成する際に優先順位を特定する目的と利点（セクション1.3）
• 推定コストと収入を評価および正当化する目的と利点（セクション1.4）

予算を立てる方法を理解する

予算の作成にはさまざまな段階があり、さまざまな要素も考慮する必要があります。上記の予算期間の支出と投資の提案を含む予算案が作成されます。

予算案を作成する際の見積もりの​​使用方法を説明する（セクション1.1）

予算案を作成するときは、前会計年度の予算、損益計算書、および事業のキャッシュフローを考慮に入れます。収入と支出を予測するときは、非常に慎重で保守的であり、手元にある場合は常に正確で明確な実際の数値を使用してください。また、予算の見積もり値の変動を管理する準備をしてください。

注：実際の数値がない場合は、費用を見積もるときに、可能な限り高い金額を見積もります。たとえば、最高の光熱費を見積もります。収入を見積もるときは、低い値を推測します。たとえば、サービスの収入が最も少ない値を取ります。

予算案を作成するために見積もりを使用する場合は、予算を作成するために必要なすべてのリソースのリストを作成します。すべてのリソースを収集し、最終的にそれらをまとめて予算を作成します。会計年度（会計年度）の開始前にこれを準備する必要があります。

上記のプロセスに従う際に従うべき重要な事実は次のとおりです。

• すべての経費のリストを作成する必要があります。経費を個別に分類し、リストを作成します。たとえば、オフィスの文房具、設備、給与、保険などです。見積経費一覧を作成し、前年度の経費を参考にしてください。
• 最大または最小の支出額、特定のタスクやプロジェクトに割り当てられた期間などの制限を探し、それらを考慮に入れます。
• 次のステップは、すべての収入のリストを作成することです。上記のように分類し、収入とそれぞれの推定額を得るすべてのソースのリストを準備します。たとえば、提供されたサービス、提供された製品、外部資金、税金、販売、または資金調達イベントからの収入。
• 収入と支出の間にリンクを作成します。あなたは収入と支出の両方のリストを持っています。費用に役立つ収入源を見つけ出し、インタラクティブなアウトラインを作成します。

• 特に大規模な組織や企業では、誰もが自分で予算を立てるのに熟練しているわけではないため、予算を準備する際には、経験豊富で熟練した人々からアドバイスを受けるのが最善です。
• 経費のリストがありますが、組織の発展にどのような経費が貢献するか、または特定の目標を達成することを考慮して、優先リストを作成します。優先タスクごとに見積もられた経費を書き留めます（人件費、給与、輸送、リソース、光熱費、その他の関連経費などのすべての経費を考慮してください）。
• 収入と支出の間に緊密な適合があると思い込まないでください。予期しない費用が発生する可能性があるため、雑費のためにお金を確保しておくことをお勧めします。

• 新年度に初めて実施したいことのリストを作成します。たとえば、昇給、オフィススペースの拡張または改修などです。これらのものの推定費用のリストを作成します。
• 上記のすべてのデータを一覧表示する最良の方法は、収入と支出がソースとともに一覧表示されたスプレッドシートを使用することです。収入と支出の予測値がほぼ等しい場合、その予算は均衡予算と呼ばれます。あなたの費用が収入よりも低い場合、あなたは余剰を持っており、あなたはビジネスや組織を改善するためにそれで何かができるかどうか見ることができます。経費が収入よりも高い場合、赤字が発生し、組織は経費を削減する方法を検討する必要があります。たとえば、光熱費や文房具を削減したり、募金イベントや寄付を探したりします。

注：予算の作成経験を積むにつれて、今後数年間の予算の起草が容易になります。情報やリソースを探す場所と、優先順位を特定する方法がわかります。

予算を作成する際に必要な優先順位と財源を特定する方法を説明する（セクション1.2）

ビジネスを軌道に乗せるには、優先順位を正しく特定し（優先順位に基づく予算編成）、財務を適切に計画および管理する必要があります。

優先度主導の予算編成の背後にある論理は、組織にとって価値の高い目標と目的を達成する上でこの予算項目が持つ有効性に基づいて、予算項目（サービスやプロジェクトなど）に財源を割り当てる必要があるということです。したがって、予算の項目は上記の事実に基づいてランク付けされ、それに応じて資金が割り当てられます。

次に、優先順位と財源を特定する方法を検討する必要があります。

誰かが優先順位をどのように特定できますか？

スキル、経験、論理的思考、および組織がどのように機能または運営されているかについての十分な知識が必要です。前年の予算案を作成した場合は、これらの要因をどのように特定したかがわかり、作業が簡単になります。優先項目とは、組織や企業に最高の価値を提供するサービスです。

予算を立てるときにプロパティを特定できるいくつかの方法

• 前年度に予算案を作成した場合は、それらの予想収入と支出のリストを基準として使用してください。売上高と利益の数値については、会社または組織の最近の財務諸表を使用してください。特定の数値に小さな変更や変動がある可能性があり、優先順位も変更されます。これらすべての変更に注意し、予算を作成する際に上記のすべての要素を考慮に入れてください。

• 予算内で項目に優先順位を付けるときは、各項目と組織にとってのその重要性を徹底的に調べてください。このアイテムが影響を与える領域を調査し、これに依存する部門をリストします。たとえば、ITサービスの改善、テクノロジーの改善、コストの削減、職場の生産性などです。適切な人に情報やアイデアを求めます。たとえば、組織に応じて上級スタッフやマネージャーなど、アイテムを優先する決定を下します。 。
• コミュニティの福祉、健康的な生活のサポート、高齢者への質の高いサービスの提供、リーズナブルな価格での質の高い家庭用品の提供など、組織が運営する基本的な目的を探します。優先順位を特定するための戦略的計画を作成します。
• 調査、会議、または一般の人々を含むフォーカスグループを実施して、サービスを優先するかどうかを決定することができます。

優先順位リストで論理的な決定が下されたら、これらにリソースを割り当てる必要があります。これを行うには、財源を特定する必要があります。

予算を準備するときに必要な財源を特定する方法

継続的な支出、短期的な支出、および一時的な支出にはリソースが必要になります。

• あなたが持っている費用の優先順位リストを通過します。前年のリソース割り当てパターンを参照してそれに従うか、より実用的で有益な代替手段が利用できる場合は変更を加えることができます。優先度が高いという理由だけで、あるアイテムが別のアイテムよりも多くの資金を必要とする場合があります。一部のサービスには共同出資がある場合があります。
• 各経費を見て、その特定の経費に依存するすべての概要を描きます。たとえば、部門、サービスエリア、および運用エリア。予算がこれらの業務分野に与える影響を調査し、この情報を使用して、優先リストを作成します。以前の財務諸表を参照してください。それらを優先事項と考えながら、これらの領域に投資することの利点を見つけてください。
• 明確な優先事項であるすべてのアイテムに十分なリソースがあるかどうかを確認し、不足している場合は、スポンサーを探したり、イベントを手配して資金を調達したり、パートナーシップ組織と協力して経費を削減または共有したりできます。

注：勤務している組織または会社、その規模、および運営方法によっては、運営ごとに1つの全体的な予算または多数の個別の予算が必要になる場合があります。

予算を作成する際に優先順位を特定する目的と利点を説明する（セクション1.3）

予算を立てるための優先順位を特定する方法を知ることには、多くの利点もあります。

予算を作成するときに優先順位を特定する目的と利点は次のとおりです。

• 予算は、非常に効果的な方法で利用可能なお金を管理するのに役立ちます。
• 優先順位と利用可能なリソースを特定することは、関連するプロジェクトまたは優先順位の高いプロジェクトに適切なリソースを割り当てるのに役立ちます。
• 十分に計画された予算が設定されたら、組織のパフォーマンスを効果的に監視して、目標と目的が達成されているかどうかを確認できます。予算の決定で発生したエラー、または効果のない予算によるビジネスのパフォーマンスの低下/低下は、将来の意思決定プロセスを改善するために使用できます。

• 組織の将来の目標、目的、およびパフォーマンスを計画することができます。
• 優先順位を効果的に特定することで、将来の予算をより正確に設定することができます。
• 何かが計画外になった場合に必要なアクションをいつ実行するかについて明確なアイデアが得られます。
• 予算を監視することで、問題が発生する前でも問題を特定できます。たとえば、緊急の財政的ニーズやキャッシュフローの問題などです。
• 優先順位に従った適切な予算編成は、組織の円滑な機能を支援し、スタッフのモチベーションを高めます。

推定コストと収入を評価および正当化する目的と利点を説明する（セクション1.4）

予算項目の優先順位とリソースを特定したら、予算の各項目のコストを確保する必要があります。これを効率的に行うには、予算内の各項目に必要な金額を調査して評価する必要があります。このプロセスでは、費用便益分析が行われます。

• 予算項目が組織の運営を管理する原則と一致しているかどうかを評価することができます。
• アクションのメリットがコストを超えるかどうか、または予算の結果として生産性が向上するかどうかを判断できます。
• 追加の予算資金が必要かどうか、理由が適切かどうか、またはそれらが正当であるかどうかを識別することができます。
• 土壇場での変更を回避したり、今後の予算計画を修正してそれに立ち向かう準備をすることができます。
• 追加の費用が必要になる可能性のある領域を特定できます。たとえば、追加の費用が発生する可能性のあるプロジェクトを特定し、準備することができます。
• 見積もりが現実的かつ正確であることを確認し、心配することなく実装できます。
• 費用が要件または必要ではないことがわかった場合、評価中に費用を削減するか、費用を回避することができます。
• 契約（契約代理店へのプロジェクトの引き渡し）が、プロジェクトに直接取り組んでいる組織よりも費用効果が高いかどうかを簡単に判断できます。

これは、置き換えられた予算の交渉と、予算に合意するために必要なスキルに関する関連記事です。

ここにある情報がお役に立てば幸いです。以下のコメントセクションにあなたの提案、経験、アイデアを残すことを躊躇しないでください。

立ち寄っていただきありがとうございます。

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