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コストを削減するための5つのヒントとコツ（事業主向け）
Unsplash.com経由のMartenBjork
この経済では、CEOは収益の増加とコストの削減という2つのことを達成しようとしています。収益とコストの2つの領域をうまく管理することで、利益が増加します。一方だけを管理し、もう一方を無視することは、多くの場合、頭痛やストレスを意味し、場合によってはドアを閉めることを意味します。
CEOや事業主が収益の増加に集中するのは簡単です。収益の増加とは、ミッションクリティカルなタスクに取り組むこと、つまり「ビジネス」であるタスクに取り組むことを意味します。つまり、より優れたウィジェットを構築し、大きなアカウントを販売し、その競争力を見つけるか高めることです。
多くの人にとって、コストの管理と削減は後からの考えであり、時には気を散らすものです。通常、収益に直接関連するコストは非常に綿密に監視されます。これらには、材料費、販売費、および人件費が含まれます。ただし、経理機能（給与、A / P、A / Rなど）、人事管理、記録管理など、「ビジネスの運営」に関連する一部のコストは簡単に無視できます。
これらの間接費を管理または監視しないと、通常、無駄の増加、詐欺のリスク、人件費の高騰、機会費用の増加などの問題が山積します。CEOまたは事業主が間接費をより適切に管理および削減できる5つの方法を次に示します。
1.狂気に「方法」を適用する
あなたまたはあなたのビジネスが実行している活動の制御を得るために最初にすべきことの1つは、その活動に方法論またはシステムを適用することです。たとえば、特定の何かを探すたびに、ランダムで整理されていない紙のスタックをシャッフルする代わりに、トピックごとに紙をアルファベット順に並べ替えることができます。これを行うと、その紙の束にアクセスするたびに、探しているものをより迅速に見つけることができます。
論文をアルファベット順に並べるシステムを適用することは、数分ではなく数秒で物事を見つけることができることを意味します。何かを探すたびにその節約額を掛けて、時間のコストを計算すると、紙のアルファベット順のような単純なものでお金を節約できることがわかります。
紙のアルファベット順は、仕事の機能を促進するのに役立つプロセスが整っていない場合に仕事を攻撃することの非効率性を示す、誰もが関係することができる単なる例です。
標準的な方法をビジネス活動に適用することは、「ビジネスプロセス管理」またはBPMと呼ばれます。上記の例を使用すると、紙は魔法のようにアルファベット順に並べ替えられないため、紙がアルファベット順の状態で保存されていることを確認するプロセスを導入する必要があります。
2.自動化
プロセスの自動化は、コストを削減する最も迅速な方法の1つです。そうです、コスト。適切に行われた場合、自動化は人件費以上のものを削減できます。自動化は、プロセスから人的エラー（およびその他の変数）を取り除くことにより、欠陥修復コストを削減することもできます。自動化は、廃棄物を明らかにし、リソースをより効率的に利用するのにも役立ちます。
人件費の削減のポイントを明確にするために、自動化は必ずしも大規模な力の削減に従事できることを意味するわけではありません。これは、従業員がより正確に作業に集中し、より短い時間でより多くの作業を行うことができることを意味します。
自動化とは、ロボットを実装したり、大規模で複雑なコンピューターシステムに多額の資本を費やしたりすることを意味するものではありません。自動化されたプロセスの実装は、Excelスプレッドシートでマクロを作成するのと同じくらい簡単な場合もあれば、まったく新しいドキュメントイメージングプラットフォームを実装するのと同じくらい複雑な場合もあります。どちらの場合も、「狂気への方法」を適用するのと同様に、時間や材料が節約されている場所を特定し、それをドルに換算できるはずです。
3.テクノロジー
テクノロジーは自動化の手段ですが、自動化と混同しないでください。上記のように、自動化は、Excelを使用して材料の使用量を計算したり、Accessデータベースを使用して単純なワークフロー追跡システムを実装したりするのと同じくらい簡単な場合があります。テクノロジーにより、手動プロセスでは達成できない規模で情報を取得できます。
適切なテクノロジーを適切な仕事に使用することで、品質が向上し、速度が向上し、無駄が削減されます。テクノロジーは、プロセス改善ステップを通じて作業を推進するエンジンだけでなく、システムに作業を導入し（たとえば、紙の文書をスキャンしたり、電子メールを受信したり）、システムから作業を終了するために使用することもできます（たとえば、 、フルフィルメントの印刷またはデータインターフェイスの出力）。
適切なテクノロジーは、従業員の生活を楽にし、会社がコアプロセスと管理プロセスの両方をどの程度うまく実行しているかに関する貴重な情報を収集し始める必要があります。
4.モニタリング
情報はプロセス改善の鍵です。その情報が自動化されたプロセスを通じて収集されるかどうか、またはその情報がテクノロジーを使用してコンパイルされるかどうかは関係ありません。重要なのは、指先で情報を入手できることです。これにより、主要なパターンと傾向を特定して、プロセスのコストの軌跡を決定できます。 CEOとして、財務データ、市場データ、およびコアビジネスの主要業績評価指標を読み取るときにこのタイプの監視を行うことに既に精通しています。
ビジネスのすべてのプロセスに関する情報は、組織内のすべての利害関係者が利用できる必要があります。これにより、これらの利害関係者（つまり、オフィスマネージャー、購買マネージャー、倉庫マネージャーなど）は、ビジネス全体に対して行うのと同じ分析を、責任範囲に一致するレベルで実行できます。これで、利害関係者は、意味のあるプロセス変更について情報に基づいた意思決定を行うことができます。彼らは、これらの変更の利点（またはその欠如）を確認し、プロセスの欠陥とコストを排除するプロセスを開始します。
5.所有権
利害関係者がプロセスを監視するための情報を入手したので、現状を管理するだけでなく、より多くの責任と所有権を感じるようになります。会社の幸福に貢献していると感じているプロセスの利害関係者は、組織の時間、お金、およびその他のリソースを節約する方法について戦略的に考えることに多くの時間を費やしています。危機やコスト超過を事後的に管理するのではなく。
CEOが特定のプロセスに対する制御を放棄することが難しい場合があります。「1000ドルを超えるすべての支出には私の承認が必要です」または「すべての新規採用要求を承認する必要があります」と何度も言いましたか。これを行うと、会社の敏捷性が低下します。あなたのマネージャーに彼らの仕事をさせて、あなたにあなたの仕事をさせてください。方法、テクノロジー、および監視が実施されている場合、マネージャーに所有権を放棄することははるかに簡単です。
結論
ビジネスの運営方法を変更する（つまり、プロセス変更を実装する）には常にコストがかかります。プロセスの変更は、少なくとも迅速な費用便益分析に値するはずです。変化が大きいほど、分析は深くなります。プロセスの変化を分析することは、複雑な作業になる可能性があります。廃棄物や品質などの分野でのコスト削減を定量化することは、時間やリソースで見られるものよりも難しい場合があります。
方法、自動化、テクノロジー、監視、および所有権を実装すると、それらの決定を行うために必要な情報を提供することにより、改善の真のコストを特定できるようになります。通常、プロセス改善には時間がかかり、場合によっては、プロセス改善のコストがプロジェクトに前倒しされます。長期的な目標を見失って、プロセス改善プロジェクトをすぐに放棄しないでください。
コストを管理するこれらの方法は、長年にわたってテストされています。市場には、実装できる方法論が数多くあり、ビジネスをより効果的に運営するために必要な情報を提供するソフトウェア/ハードウェアソリューションもあります。CEOとして、変化のプロセスを開始するのはあなた次第です。