目次:
- 書面によるコミュニケーションの専門家を維持する
- ルール1：あなたの反応に注意してください（別名「ベントなし」）
- ルール2：メールの送信先を再確認する
- ルール3：個人を専門家から分離する
- ルール4：聴衆に注意する
- ルール5：あなたの言語を見る
書面によるコミュニケーションの専門家を維持する
あなたはおそらくこれを聞いたことがあるでしょう：「あなたが書く方法はあなたが書くものと同じくらい重要です。」最近では、オンラインでもプロの世界でも、誰かの「パーソナルブランド」がすべてです。」あなたの電子メールを専門的に保つことはあなたのパーソナルブランドをサポートするのに大いに役立ちます。
多くの点で、電子メールおよびインスタントメッセンジャープログラムは、電話での会話を盗聴するのと視覚的に同等です。「いつか法廷での証言録取で読まれるような」メールの書き方についてアドバイスをしているブログがあります。これらのブログには、すべきでないことについて多くのアドバイスがありますが、人がすべきことやそれが重要である理由についてはほとんどありません。
これが私のトップ5の「すべきでないこと」のルールと、代わりにすべきことの提案です。
ルール1：あなたの反応に注意してください（別名「ベントなし」）
これは従うのが最も難しいかもしれません。これが私が観察した最も一般的な状況です：
仮想会議で何かが聞こえたら、すぐにインスタントメッセージ、絵文字（IMにその機能がある場合）、または電子メールを会議に参加している人に送信します。
リスクは何ですか？
コメントを送信している人がより多くの聴衆と画面を共有しているが、その人が電子メール通知をオフにしたり、IM画面を閉じたままにしたりするのを忘れた場合、コメントは公開されます。
誰も気づかなかったことを少しの間考えないでください-私を信じてください、誰もがそれを見ました。
何をすべきか？
- コメントが会議のトピックに関連している場合：会議で発言します。
- あなたのコメントが単なる直感的な反応である場合：それを少しの間自分自身に留めて、会話に少し近づいて聞いてください。あなたが反応した声明は物語の一部にすぎなかった可能性があります。
- 会議が終わるまで待ちます。それが本当に良かったか悪かった場合は、会議が終わった後のプライベートディスカッションのために保存します。
ルール2：メールの送信先を再確認する
ビジネスのペースが速いため、私たちは常に警戒を怠らず、すべてが昨日期限になります。
考えられるシナリオは次のとおりです。
誰かがメールを送信します。その後、5分以内に、その人があなたのデスク、電話、またはIMの「私のメールを受け取りましたか？」に現れます。
最終的には、すぐに届くすべての電子メールを読むために何をしているのかをやめることを学びます。その結果、あなたもすぐに対応するように動機付けられます。
次に、返信が社内の間違った人に送信されたことがわかります。
どうしてそうなった？
サイドカンバセーションの開始としてメールを転送するのではなく、習慣から「全員に返信」を押した可能性があります。送信者が間違った名前を入力したか、社内の他の誰かと同じ名前を持っている可能性があります。
何をすべきか？
- 送信を押す前に：受信者リスト、一般的な電子メール（メッセージが明確でない、単語を省略したなど）をすべて校正するために、さらに1分かかります。
- エラーに気づいたらすぐにメッセージをキャンセルしてみてください。「このメッセージを呼び出す」機能が機能しない場合：
ルール3：個人を専門家から分離する
自分でこれを行っていない場合は、次のような話を聞いたことがあるでしょう。
非常に個人的な電子メールが、意図された人だけでなく、会社全体にも送信されました。
うわぁ！！！恥ずかしさの要因は、送信者と受信者の両方にとってチャートから外れています。
何をすべきか？
仕事と個人の電子メールを常に分離し、仕事で発行されたラップトップ（またはデスクトップコンピューター）からGmail、MSN、Yahoo、またはHotmailアカウントのオンラインバージョンにログインしないようにします。
個人の電子メールとビジネスの電子メールを1つの場所にまとめる方が簡単なので、両方を監視できます。しかし、私たちの携帯電話はラップトップ（タブレットなど）と同じくらいスマートで強力なため、電子メールの名簿を組み合わせる必要はありません。
ルール4：聴衆に注意する
電子メールが特定の対象者を対象としている場合でも、社内内外の誰にでも転送される可能性があります。
企業の世界では、友達や同僚に手紙を書いているだけではありません。あなたは常に電子メールが会社のより高い誰かによって読まれるであろうと仮定するべきです。最善の選択肢は、マネージャー、マネージャーの上司、またはクライアントに手紙を書いているかのように、すべての電子メールにアプローチすることです。
同時に、 大学の文学教授だけが使用する可能性のある業界用語、頭字語、または単語の使用は避けてください。これらのことはあなたを賢く見せることはありません…それはただ読者を苛立たせ、あなたのメッセージを理解しにくくします。
ルール5：あなたの言語を見る
これは単に「罵倒しない」（または映画のレーティングのように「PG」を維持する）という意味ではありません。これは明らかなはずです。そうでない場合は、人事部との会話を期待してください。
「ウォッチ・ユー・ランゲージ」は、それを「PC」（政治的に正しい）に保つことも意味します。
注意：あなたのメールは、社内外の誰でも読むことができます。最終的な読者が誰であるかを知る方法がないので、あなたの言語とあなたの口調を中立に保ってください。
よくわからない場合はどうしますか？
- 信頼できる同僚にメールを読んでもらい、メッセージを改善する方法についてフィードバックや提案をしてもらいます。
- （受信者なしで）電子メールを作成し、しばらくの間「ドラフト」フォルダーに保存します。翌日（または締め切りがある場合はその日遅く）、それを確認します。
- それはあなたが書いていると思ったことをまだ言っていますか？
- メールにはあなたがプロであることが示されていますか？そうでない場合は、修正するか、助けを求めてください。
ソーシャルメディアに投稿するときは、細心の注意を払ってください。
あなたが中小企業の所有者、独立した請負業者などである場合–あなたはあなたのビジネスのために別々のソーシャルメディアページを持っているべきです。コメントや投稿は、提供している製品やサービスに直接関連している必要があります。
悪い日を過ごした場合は、FacebookやTwitterで放送したり、勤務先の会社をゴミ箱に捨てたりしないでください。あなたの同僚またはスーパーバイザーのFacebookの友達（過去と現在）は理解できないかもしれません。さらに、多くの企業は現在、会社名がいつ、どのように使用され、誰によって使用されているかを監視するプログラムを持っています（会社のハンドブックを確認してください）。
忘れないでください-将来の雇用主はあなたのページにアクセスして、あなたがその仕事に「適している」かどうかを判断しようとします。あなたの評判（パーソナルブランド）に疑問を投げかけ、面接や求人に負けるのにそれほど時間はかかりません。
あなたの最善の計画：電話を手に取り（そうです、番号が書かれています）、信頼できる人に電話して欲求不満を解消してください。
企業環境で作業するときは、プライベートなコミュニケーションはないことを覚えておくことが重要です。送信するすべての電子メール（内部および外部の両方）は、そのトピックに関心のある人なら誰でも読むことができます。間違ったことを言ったり、全員に返信したり、間違った人に送ったりすると、職業上の評判（パーソナルブランド）、仕事、会社が危険にさらされる可能性があります。
結局のところ、最善のアドバイスは、常識を働かせて、できる限り個人をビジネスから切り離すことです。1972年の映画 「ゴッドファーザー 」が私たちに思い出させるように、「それは個人的なものではなく、ビジネスです」。