プロジェクト管理の10のゴールデンルール

これらのルールに従って、プロジェクトを最大限に機能させます。

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私は30年以上にわたってプロジェクトとプロジェクトのポートフォリオの管理に携わってきましたが、これらすべてのプロジェクトから学んだいくつかの黄金のルールがあり、あらゆるタイプのプロジェクトで標準となっています。この記事では、これらのいくつかをあなたと共有したいと思います。

これらのルールをあなたが着手するプロジェクトに適用すれば、おそらくあなたは成功したストレスのないプロジェクトを手にするでしょう！

プロジェクト管理のルール

スコープを理解する
利害関係者の目標を理解する
予定
不測の事態
チームと通信する
早期/プロトタイプのテスト
モニター
クライアントに報告し、期待を管理する
配信
まとめ/教訓会議を開催する

1.スコープを理解する

これは私が明白に述べているように思えるかもしれませんが、プロジェクトが何であるかを知っていることが重要です。何を構築または達成しようとしていますか？遵守しなければならないプロジェクトの仕様書はありますか？プロジェクトを推進しているビジネス目標は何ですか？

プロジェクトを進める決定に関与した人々と話してください。これは、組織の営業担当者（別の会社のベンダーとしてプロジェクトを行っている場合）、または内部プロジェクトの場合は組織の上級管理職である可能性があります。

クライアントの期待が何であるかを調べます（内部クライアントか外部クライアントか）。彼らは以前に同様のことをしたことがあり、プロジェクトが進んだとどのように感じていますか。

プロジェクトの技術要件を理解していることを確認してください。必要に応じて、チームの技術者またはITマネージャー/部門に相談してください。

2.利害関係者の目標を理解する

プロジェクトを開始する前に、すべての利害関係者が誰であるかを確認してください。たとえば、外部クライアント向けのプロジェクトを行っている場合、次の利害関係者がいる可能性があります。

ビジネススポンサー—これは彼らのポケットに手を入れてあなたやあなたの組織とお金を使っている人です。彼らは合意された人々に追加料金なしで時間通りの質の高い配達を望んでいるでしょう。
クライアントプロジェクトマネージャー—これは、プロジェクト中に最も連絡を取り合うクライアント組織内の人物です。彼らはストレスと手間のかからないプロジェクトを望んでいるでしょう。彼らは上司の目には見栄えがしたいと思うでしょう、そしてあなたは彼らの報酬やボーナスがプロジェクトの成功に結びついていることに気付くかもしれません。
クライアントエキスパート—プロジェクトのある時点でクライアントエキスパートと連携する必要があるかもしれません。彼らは、デザインに意見を述べ、発言したいと思うでしょうし、彼らの専門知識が聞かれ、注意されていると感じたいと思うでしょう。また、一般的に時間も短くなります（彼らがその分野の専門家である場合）
他のベンダー—クライアントの他のベンダーからの入力に依存している場合や、クライアントからの入力を待っている場合があります。このベンダーと（通常はクライアントのプロジェクトマネージャーを通じて）協力し、彼らを満足させる必要があります。
あなた自身の上司—あなたの上司はあなたのプロジェクトがどのように進んでいるかについてのレポートを望んでいます（あなたがこのクライアントを幸せに保ち、あなたの組織に利益をもたらすことを確実にするために）。

各プロジェクトスポンサーから、彼らの観点からこれが成功するプロジェクトになる理由を必ず理解してください。

3.計画する

今、私はこれを十分に強調することはできません—計画、計画、計画。プロジェクトに関連するタスクと必要なリソース（人と物）をリストします。タスクの相互依存性（他の何かが開始または完了する前に開始できないものなど）を確認します。

MS Projectなどのツール、または単純なExcelスプレッドシートを使用して、計画を支援します。事前に必要な人や物を整理し、初期の問題を解決するために初期のプロトタイピングとQAを行うことを計画します。

4.不測の事態

あなたの計画がどんなに良くても、物事は期待通りに進まないでしょう。人生が介入します。計画に不測の事態を追加してください。これはあなたのスケジュールの余分なリソースまたは余分な時間かもしれませんが、これはそれを配達のために最終的にするために穏やかな配達と深夜の必死の午前2時の違いを生みます。

プロジェクトが外部クライアント向けである場合は、最初に、予算に不測の事態を組み込むように促します（おそらく10％）。これにより、スコープ内である程度のスペースを移動できるようになり、小さな変更を行うたびに調達に戻ることなく、プロジェクトを完了させるのが簡単になります。

5.チームと通信する

このプロジェクトを一人で完了することはないでしょう。あなたのチームは心を読むことができないことを忘れないでください、そしてあなたは彼らを参加させ、アイデアを求め、ブレインストーミングし、そして彼らに締め切りが何であるかを知らせるために彼らとコミュニケーションをとる必要があります。正直になり、物事をより速くまたはより良くする方法についての彼らの考えに耳を傾けてください。

プロジェクトが数週間または数か月（または数年）にわたる場合は、チームとの定期的な会議時間を設定します。チームがグローバルに分散している場合は、電話会議またはZoomやWebexセッションなどのセッションを介して、すべての人にとって都合のよい時間にこの会議を開催できます。

チームの各メンバーが全体像を理解し、良い（または悪い）仕事をすることがチームの他のメンバーに与える影響を全員が理解していることを確認してください。

プロジェクトの概要を作成して、新しいメンバーがすぐに参加し、スピードを上げるのに役立てます。

6.早期/プロトタイプのテスト

何を構築していても、自分のやり方をテストせずに本番環境に行き過ぎないでください。可能であれば、初期のプロトタイプを作成し、意思決定者に意見を求めてもらいます。この入力を早く取得すればするほど、後で行う必要のあるやり直しが少なくなります。

初期のテストまたはプロトタイプでは、製品のすべての側面をテストする必要があります。IT、エンドユーザー、利害関係者などをこの初期のテストに参加させます。

7.監視

初期のプロトタイプとテストを承認したら、本格的な開発に移ることができます。ここで、作業の大部分が費やされます。

この段階を通してプロジェクトを監視することが重要です。暫定的な目標と期限を設定し、これらを見逃さないでください。それぞれをクライアントの期限として扱います。

チームとクライアント/利害関係者に再度チェックインして、期待が同じであること、およびこれらを満たすための目標を達成していることを確認します。

8.クライアントに報告し、期待を管理します

クライアントは何が起こっているのか知りたがっています。彼らは物事がどうなっているのかについての報告なしに暗闇に残されるのを好まない。そして、彼らは驚きが好きではありません。

必ず定期的にクライアントに報告し、プロジェクトがどのように進んでいるかをクライアントに知らせてください。結局のところ、それは彼らのお金です！

彼らが取引の彼らの側を保持していない場合（フィードバックを提供する、何かを提供する！）、彼らに知らせて、彼らの遅れがタイムラインまたは予算にどのように影響するかを彼らに知らせてください。

9.配信する

D-dayが到着しました。配達の前に、配達をいつ期待するかをクライアントに伝えます。彼らは、朝一番に、その夜、正午などに配達を期待する必要がありますか？クライアントは、配達がその日の朝一番に行われると思った場合、腹を立てることがあります。実際には、深夜0時前に配達するつもりでした。

配達したら、必ず配達が行われたことをクライアントに伝え、次のステップをクライアントに知らせてください。サインオフ、フィードバックの提供、他のレビュー担当者への通知などを行っていますか？

配信がソフトウェアであり、電子的に配信している場合は、アップロードしたもの（FTPサイトなど）が実際に正常にダウンロード、解凍、実行できることを必ずテストしてください。

アップロードしたからといって、完全にそこにあり、無傷である必要があると想定する技術チームのメンバーには注意してください。

10.まとめ/教訓会議を開催する

すべてが承認され、プロジェクトが終了したら、レビュー会議を開催することを計画します。この会議では、良いフィードバックを求める機会が与えられ（あなたが良い仕事をしたと仮定します！）、将来のプロジェクトでどこを改善できるかをメモし、クライアントが果たした役割についてフィードバックを与えることができます。

クライアントとのプロジェクト後のレビュー会議の前に、チームとの内部会議を開催します。

正直に、しかし外交的に。賞賛が必要な場合は賞賛を与え、次回のプロセスが改善されると思われる場合は建設的なフィードバックを提供します。

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