プロジェクトマネージャーになるとはどういうことか：人生の1日

プロジェクトマネージャーとしてのキャリアをお考えですか？読む…

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どんなキャリアでも、部外者にとって面白くて魅力的に見えるかもしれないものは、しばしば仕事の複雑でストレスの多い側面である可能性があります。適切なキャリアを選択することは重要なので、あなたはあなたの研究をする必要があります。光沢のある採用ページを超えて、仕事の日々の現実について少し知ることは、そのキャリアがあなたに適しているかどうかについてより多くの情報に基づいた決定を下すのに役立ちます。

この記事では、私自身の経験と他のプロジェクトマネージャーの経験をまとめて、通常の日がどのように見えるかを垣間見ることができます。読み通して、自分が楽しんでいることを想像できるキャリアかどうかを確認してください。

もちろん、実際にはプロジェクトマネージャーとしての毎日は大きく異なりますが、この記事の目的のために、平均9〜5日間のいくつかの典型的なアクティビティを構成しました。

午前8時：作業を開始します。メールを確認する。

ワシの目の読者は、私の記事ですでに矛盾を発見しているでしょう。冒頭の段落で、私はあなたに典型的な9-5日を与えると述べました、そして今、私は代わりに午前8時にその日を始めました。

これはプロジェクトマネージャーの最初の現実です。1日が9-5になることはめったにありません。

プロジェクト管理は厳しいキャリアです。これは、プロジェクトの重要なポイントにいるときに特に当てはまります。プロジェクトは本質的にタイムスケールにリンクされているため、状況が厳しくなったときに停止して一時停止する時間はありません。これが実際に意味することは、忙しい時期には、チームをサポートし、タスクを完了し、期限を確実に守るために長時間働いている可能性があるということです。

このような要求の厳しい仕事を処理するために、多くのプロジェクトマネージャーは、朝の電話や会議のラッシュの前に作業を開始し、電子メールに追いつく時間を確保します。プロジェクトマネージャーが午前7時または午前8時に作業を開始することは珍しくありません。そしてもちろん、一般的に大きなメールの受信トレイ。受信トレイを適切に管理し、重要な電子メールに返信できるように十分に編成する必要があります。

午前9時：電話会議

プロジェクトで最も一般的なコミュニケーション方法として、電話会議が会議から引き継がれています。どうして？多くのプロジェクトにリモートチームがあるためです。多くの場所に拠点を置く人々と仕事をしているとき、会議のために旅行する時間を持つことは非現実的になります。また、テクノロジーが高度化されているため、電話会議やビデオ会議も同様に効果的です。 （まあ、これは常に正しいとは限りません。楽しみのために、電話会議が実際にどのように見えるかについてのユニークな見解を示す以下のビデオにリンクしました。電話会議を経験したことがある場合は、これ間違いなくあなたを笑わせるでしょう。）

プロジェクトマネージャーは、電話会議を主催する責任があることが多く、プロジェクトに関連する他の電話会議のビジネス担当者として行動する必要がある場合があります。多くの場合、プロジェクトコールは、チームがプロジェクトをどのように進めているかについてチャットし、問題が発生した場合に話し合う機会をチームに与えるためにスケジュールされます。

実生活での電話会議

10:00 AM：電話会議/プロジェクトの問題を確認する

したがって、午前9時の電話会議の長さが1時間であると仮定します。これは、大規模なプロジェクトではかなり一般的です。プロジェクトマネージャーは、全体を通して取った一連のメモで電話会議を終了します。あなたのチームはおそらく、完了した作業、進行中の作業、および主要なプロジェクトの問題について通知しています。発生したばかりの問題を処理するために電話会議を離れた後、緊急または半緊急の作業を行う必要がある可能性があります。

したがって、この時点で、あなたはいくつかのことをしている可能性があります。

1. 電話会議で話されたばかりのことをすべて反映するために、プロジェクト計画書などのプロジェクトドキュメントを更新する
2. 通知された緊急の問題に対処するための初期作業を行います。たとえば、サプライヤの納期が遅れている場合は、これがプロジェクトに与える影響を確認するか、サプライヤに電話するか、問題をエスカレーションします。
3. 他の電子メール/電話/ディスカッションが行われる可能性が高く、朝の大部分を占める可能性があります。プロジェクトマネージャーは、1日を通してメール、問題、電話を継続的に受け取るのが一般的です。そのため、すでに発生している問題の処理で忙しい場合でも、新しい処理を行うことができます。

11:00 AM：プロジェクト計画/その他の電話

したがって、以前の会議に続いて、プロジェクト計画を更新する必要があることに気付いたと思います。ただし、これを実行するのに多くの時間を期待しないでください。あなたはおそらくより多くの電話や電子メールによって中断されるでしょう。ただし、とにかく計画を開始します。

午前11時30分：スペシャリストミーティング

この見出しには「スペシャリスト」という一般的な用語を使用しましたが、実際には、これはプロジェクトの特定のトピックに関連するあらゆる種類の会議である可能性があります。たとえば、ITプロジェクトマネージャーの場合、これはソフトウェアレビューである可能性があります。

ただし、ここで重要なのは、会議は1日のかなりの部分を占めるということです。また、優れたプロジェクトマネージャーは、会議のどちらの側でも時間をかけて、時間を最大限に活用できるようにすることを忘れないでください。事前に参考資料を照合したり、背景情報を読んだりして、その後、会議中に書いたメモを書き留めて配布する場合があります。

午後12時30分：昼食

ですから、プロジェクトマネージャーとしての忙しい生活に関しては、あまりにも暗い絵を描きたくありません。それで、12：30に、ここに昼食のストップポイントがあります。どんなに忙しくても、日中は常に時間を取っておくことをお勧めします。あなたは午後により多くのエネルギーを持っていることに気付くでしょう、そしてあなたはよりよく集中することができます。

1:00 PM：エグゼクティブへのプレゼンテーション

プロジェクトマネージャーとして、多くのプレゼンテーションを行う必要があることが期待されます。知名度の高いプロジェクトは、マネージャー、上級管理職、またはプロジェクトスポンサーによって注意深く監視されており、定期的な更新の提示を求められる場合があります。

もちろん、定期的なプレゼンテーションは、1週間のうち1時間の会議だけではありません。上級管理職がプレゼンテーションで期待する詳細をまとめるには時間がかかります。また、会議の終了後に、質問や懸念に答えるためにフォローアップ情報を送信する必要がある場合があります。あなたが仕事でうまくやりたいのであれば、たくさんの重要なデータを取り、それを明確でわかりやすいプレゼンテーションに変えることに熟練することは非常に重要です。

2:00 PM：レポートを書く

プロジェクトに保存して定期的に更新する必要のある情報がたくさんあるため、プロジェクトマネージャーはドキュメントにかなりの時間を費やします。経営幹部へのプレゼンテーションだけでなく、定期的に、または顧客に対して、より多くの聴衆に書面によるレポートを提供する必要がある場合があります。レポートをプロフェッショナルに見せ、人々が読みやすく理解しやすいものにするためには、確かなライティングスキルを持つことが重要です。

3:00 PM：チームに追いつく

プロジェクトマネージャーとしてのあなたの中心的な仕事は、プロジェクトの管理を維持することであり、プロジェクトがどれだけ早くスライドし始めることができるかを過小評価してはなりません。これを防ぐ唯一の方法は、チームと強固な関係を築き、定期的にチームとコミュニケーションを取ることです。チームがあなたのプロジェクトに問題を引き起こしている可能性のある問題について話し合うことができるように、チームがあなたに十分快適に感じることが重要です。そのため、優れた対人スキルが必要です。

この間、電話または直接、個々のチームメンバーに積極的に追いつくか、プロジェクトの特定の問題に現在取り組んでいる場合は、特定のチームメンバーに優先順位を付けることができます。

4:00 PM：予算を更新

プロジェクトファイナンスの管理を維持することは不可欠です。プロジェクトの開始時に、予算をまとめて、何をいつ使うかを見積もる必要があります。プロジェクトを綿密に管理するには、定期的に予算を確認し、実際の支出額と照合する必要があります。プロジェクトマネージャーにとって、数値をよく把握することは非常に重要です。

午後4時30分：財務会議

プロジェクトの予算を超過している場合は、財務チームとの会議で支出を確認することになります。または、組織がプロジェクトの定期的な財務レビューを行って、プロジェクトが順調に進んでいることを確認したい場合もあります。ただし、どのプロジェクトでも確かにわかることは、プロジェクトに関心や利害関係がある社内部門との会議に頻繁に出席するように求められることです。

午後5時：緊急電話会議

プロジェクトですべてがスムーズに実行されるのはまれな日です。プロジェクトで増大する危機に対処するために、慎重に計画されたスケジュールを変更しなければならない場合がよくあります。たとえば、その日の朝に発生した問題についてサードパーティに追いつくために、遅い電話会議でスケジュールを設定する必要がある場合があります。また、異なるタイムゾーンのチームとやり取りしている場合は、早朝または深夜に通話をスケジュールする必要があることに気付く可能性があることも忘れないでください。プロジェクト管理の仕事がめったに9-5にならない多くの理由の1つ。

午後5時30分：メールに返信

電子メールは依然としてあらゆるビジネスにとって重要なコミュニケーションツールであり、電子メールを読んだり返信したりするのに1日の奇数ポイントで10分または20分かかったかもしれませんが、日が経つにつれて受信トレイが急速に成長していることに気付くでしょう。そのため、仕事を辞める前に、仕事の終わりに30分余計にメールを追いかけて、残りのToDoリストのトップに立つことがよくあります。

6:00 PM：明日のToDoリストを確認する

そのため、午後6時に、作業がある程度進んだように感じ、オフィスを離れる準備ができたと感じるかもしれません。ただし、明日予定している非常に忙しい日に有利なスタートを切るために、やることリストを確認するのに10分を費やすだけかもしれません。もちろん、やることリストは、時間の管理や非常に厳しいスケジュールの調整に役立つため、すべてのプロジェクトマネージャーにとって不可欠なツールです。

結論：2つのプロジェクト/組織は同じではありません

これらの点のいずれかに驚いた場合は、これは単なるガイドであり、実際にはすべてのプロジェクトが異なり、プロジェクトでの時間を管理する方法も異なることを忘れないでください。さらに、すべての組織が異なります。長時間働き、最小限の昼食を取ることを期待する文化を持っている人もいます。他の人は非常に異なるアプローチを持っているかもしれず、従業員に適切な休憩を取り、彼らの仕事量を減らし、そして合理的な時間働くように積極的に奨励するかもしれません。自分が管理しているプロジェクトが何であれ、この例から得られる1つの教訓は、組織化され、注意深く、効率的であり続ける能力がプロジェクトマネージャーにとって非常に重要であるということです。適切な時間管理は、プロジェクトの監督に伴う複雑な要求と予測不可能性を把握できるという点で大きな違いをもたらします。