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注：この情報は、ビジネスと管理のレベル2の卒業証書を支援するためのものです。コピーしないでください。
さまざまな種類の会議
会議の種類は、組織の規模、話し合う必要のある問題、および参加する可能性のある人数によって異なります。
- スタンディング会議は立って会議：それはのように聞こえる、まさにです。これらの会議は、多くの場合、マネージャーによって短期間、日常的に開催されます。これらは通常、マネージャーが開始と完了が必要な単純な変更またはタスクを従業員に通知する必要がある場合に使用されます。
- 会議は非常に計画的かつ組織の会議で、会議は大幅な議論や意見に基づいています。それらは、1つまたは複数のトピックについて話し合うために議長によって開催され、多くの場合、組織内のさまざまな人々の出席率が高くなります。電話会議が行われることもあります。これらには、1人以上の人が関与する可能性があります。
- プレゼンテーションでは、ルーチン、規則と手順の変更について従業員に通知するために開催される会議です。すべての情報が正確で詳細であることが重要であるため、プレゼンテーションの計画はしばしば非常に時間がかかります。プレゼンテーションでは、多くの場合、1人または2人のプレゼンターがいて、出席者は通常、最後に質問について話し合う機会があります。
- 局所会議は一人の個人のトピックを議論するために開催される会議です。
- 緊急会議は突然開催されますが、多くの場合、計画や通知はあまりありません。彼らは通常、組織の内部または外部の危機についての議論を伴います。緊急会議にはチームのすべてのメンバーが参加する必要があり、1日の作業に支障をきたす可能性がありますが、それでも非常に重要です。急な通知があるため、緊急会議の議題は必要ありません。ただし、会議中または会議後のいずれかに、議事録を記録する必要があります。
会議の管理サポート
会議の管理サポートを提供することが重要です。会議を開催する前に、すべての参加者のリストを作成し、会議の目的に関する簡単な情報を収集する必要があります。人々が会議に参加するとき、誰かが誰が到着したかをメモすることが重要です。
常に分を取る必要があります。これらは、会議中に行われた議論や合意を記録し、人々がそれらを参照できるようにする人々です。人々が会議のためにそのエリアに入るとき、同じ出席者との2回目の会議を開催する必要がある場合に備えて、誰かがそこで人々の名前を書き留めることが重要です。また、これにより、マネージャーなどは、誰が新しい目標を与えられたか、誰が新しい結果を認識しているかを知ることができます。
会議を計画および開催する際にも、管理上のサポートが必要です（彼らが何を支援するかについては、質問3を参照してください）。
会議の開催
会議を開催するときは、その目的と、誰が会議の「責任者」になるかを考慮してください。会議が会議に関係する人々の重要な任命と矛盾しないように、適切な時間を調整する必要があります。会議の長さ、参加者のリスト、および適切な場所を選択する必要があります（すべての参加者が参加できる場所）。議題を作成する必要があります。これは、会議で議論されるトピックの概要を示す項目のリストです。
軽食を提供する場合は、その量を考慮し、会議の距離/近さに応じて、軽食を正しく購入して保管する必要があります。特別食を検討する必要があります。
参加者をサポートするために、障害者のアクセスを検討する必要があります。必要に応じて、車椅子でのアクセスなどに適していることを確認するために、会議の場所を確認する必要があります。手話通訳者を雇うか、コミュニケーションを支援するために出席するよう招待することができます。
ビジネス宿泊施設
ビジネス目的で旅行する場合、その地域はローカルまたは国際的である可能性があります。予約する前に、さまざまな旅行オプションのすべてを調査して、適合性と信頼性、およびさまざまなタイプの宿泊施設を比較することが重要です。
- さまざまな旅行オプション：車、タクシー、バス、長距離バス、電車、ボート/フェリー、飛行機
- さまざまなタイプの宿泊施設：ホテル、ベッド&ブレックファースト。
出張や宿泊に関する指示や要件を確認することは、ビジネス部門内で非常に重要です。宿泊施設付きの出張を手配する場合、計画プロセスは非常に重要です。計画プロセスを進めるには、旅行する人の数と予算を見つける必要があります。
まず、さまざまな種類の出張について知っておく必要があります。旅行はローカルですか、それともインターナショナルですか？場所が確認されたら、宿泊施設を選択する際に慎重に検討する必要があります。
- ホテルでは1日3食（ランチパックを含む場合があります）を提供することがよくありますが、かなり高額になる可能性があります。ただし、ホテルのパブリックルームを含むさまざまな施設を訪問者に提供し、無料のWiFiを提供することもできます。これにより、ビジネスワーカーは、部屋にいる間もタスクを最新の状態に保ち、同僚とコミュニケーションをとることができます。
- ベッド&ブレックファーストは常に朝に朝食を提供しますが、これには誰かの滞在費が含まれています。一部のベッド&ブレックファーストの施設は限られており、出張中は割り当てられた部屋に労働者がいない可能性が高いため、それほど心配する必要はありません。
旅行の予約
旅行を予約するときは、追加の調査を行うことが重要です。ホテル/ベッド&ブレックファーストの予約に門限がある場合は、ビジネスワーカーが前に到着することが重要です。場合によっては、前日に旅行して部屋に落ち着き、仕事が始まるまでリラックスする方が簡単です。費用が予算内に収まるように、費用を注意深くチェックする必要があります。
旅行のチケットとホテル/ベッド&ブレックファーストの部屋は、失望やストレスを避けるために事前に予約する必要があります。場合によっては、ビジネス旅行者は、食べ物を購入したり、バスやタクシーで旅行したり、その他のニーズに対応したりするために一定の金額を提供されることがあります。
計画が完了したら、出張に参加するすべてのスタッフに旅行と宿泊施設の詳細を提供して、彼らが行っていることの正確な詳細を準備して知ることができるようにする必要があります。
出張に使用されるお金は予算に設定されることが多いため、キャッシュフローと会社の利益を追跡するために出張と宿泊施設の記録を保持することが重要です。旅行や宿泊施設の詳細が保持されている場合、たとえば、費用や適合性などの詳細が保持されている場合、将来、お金を節約したり、より良い宿泊施設を見つけたりするために、記録が参照される可能性があります。
旅行中に起こりうる変化について従業員に連絡できるので、記録を残すことも役立ちます。
事務機器の種類
文房具：文房具は主にオフィス内で使用されます。文房具の例：ペン、鉛筆、ホッチキス、ペーパークリップ、付箋、定規。
セキュリティシステム：私の職場では、すべてのオフィスのドアが閉められており、コード化されたロックがあります。これは、一般の人々や許可されていない人々が患者のファイルや小額の現金にアクセスできないようにするためです。また、受付内と建物外にCCTVカメラを設置し、社内外のお客様の安全を確保しています。すべてのスタッフのコンピューターには特別な「パニック」ボタンがあり、押すと他のスタッフのコンピューターにアラートとしてポップアップします。これはあなたが苦しんでいることを彼らに警告します、そして私たちが患者に対処していない間にこれが起こった場合、私たちは非常ボタンをアクティブにしたスタッフに何が悪いのかを見に行くことになっています。
コンピューター：コンピューターは、オフィスで使用される主要な機器の1つです。それらには、スタッフのメンバーが手紙などを作成できるMicrosoft Wordなど、さまざまなソフトウェアが含まれています。コンピューターは通常、インターネットに接続されており、オンライン通信と調査が可能です。インターネットを安全に使用できるように、すべてのコンピューターに特別なウイルス対策ソフトウェアをインストールする必要があります。作業の損失を防ぐために、すべての作業をバックアップすることも重要です。コンピューター上のほとんどのソフトウェアは、許可されたアクセスのみを許可し、機密性を保護するためにパスワードで暗号化できます。
プリンター/コピー機：コピー機は、紙に書かれた文書のコピーを作成するために使用されます。特に顧客に関する場合は、情報のコピーを用意しておくと常に便利です。
スキャナー：スキャナーはコンピューターに接続されており、紙からコンピューターに何かを転送するために使用されます。私の職場での私の仕事は、スキャナーを使用して患者のメモと病院の手紙をシステムに配置して割り当てることです。
机と椅子：オフィス組織内のほとんどの従業員は、自分の机に割り当てられています。一部の組織では、従業員の「ホットデスク」。これは、彼らが独自のエリアを持っていないことを意味します、彼らは利用可能なところならどこでも取るだけです。
ファックス機：ファックス機は、ドキュメントを外部の企業にコピーするために使用されます。各ファックス機には、電話番号と同じように個別の番号があり、他の企業が情報をすぐに転送できるようになっています。
郵便料金別納機：郵便料金別納機は、封筒（手紙/小包）の重量を量り、「印刷」して、郵送できるようにするために使用されます。クレジットは、ファーストクラスまたはセカンドクラスのいずれかに変更できるスタンプ費用を支払うために購入され、マシンに入力されます。（フランキングマシンの詳細については、ユニット12を参照してください）
ラミネーター：紙またはカードをラミネーターに挿入し、ラミネーターをプラスチックのカバーで「密封」して、水による損傷や破れから保護します。ポスターや説明書などを展示する場合、ドキュメントはラミネート加工されることがよくあります。
固定電話：電話はほとんどの場合、オフィスで使用されます。これらは、内部通話だけでなく外部通話の送受信にも使用できます。私の職場では、電話は他の従業員とのコミュニケーションに使用され、他の医療機関や患者に電話をかけるために使用されます。また、ご質問やご予約をご希望の患者様からの電話も承っております。各電話には「メールボックス」もあり、電話に出られない場合は、電話をかけてきた人がメッセージを残すことができます。また、「邪魔しない」設定にすることもできます。
ファイリングキャビネット：ファイリングキャビネットは、ドキュメントを整理および保存するために使用されます。多くの場合、整理に役立つようにラベルを付けることができる複数の引き出しとセクションがあります。私の職場には、特に患者の個人データ用のファイリングキャビネットがあり、姓のアルファベット順に並べられており、ロックすることができます。これらの多くの利点は、耐火性であるため、火災が発生しても重要な情報が破壊されないことです。
シュレッダー：シュレッダーは、他のスタッフまたは顧客/患者に関する個人情報や機密情報を処分するためにオフィスで使用される場合があります。これは、許可されていない人が情報を取得できないようにするためです。データ保護法は、個人情報は「絶対に必要な期間を超えて保管されるべきではない」と述べています。私の職場では、不要になった機密情報を細断処理しました。
金庫：金庫は、お金の保管が行われる場合、オフィスにとって不可欠な「機器」の一部です。金庫はお金を安全に保管し、許可された人だけが鍵またはコードのいずれかでそれにアクセスする方法を知っている必要があります。金庫の鍵も、紛失や盗難を防ぐために安全な場所に保管する必要があります。
オフィス機器の使用
タスクを完了するためにオフィス機器を選択するときは、タスクで何をする必要があるかを考慮する必要があります。手紙を書く必要がある場合は、コンピューターでMicrosoft Wordを使用してから、プリンターを使用することを選択できます。（利用可能なリソースを検討してください。印刷するのに十分な用紙がない可能性があります。）
タスクを完了するために必要な時間を考慮することも重要です。たとえば、グラフを作成する必要がある場合、コンピューターでソフトウェアを使用している場合よりも、手書きでグラフを描くのに時間がかかります。
タスクに他の人に情報を提供することが含まれる場合、これを迅速に行う必要がありますか、それとも速度はそれほど重要ではありませんか？ファックスと電話通信の使用はほぼ瞬時に行われますが、電子メールは誰かがそれにアクセスして読むのにかかる時間に依存します。
タスクを実行するときは、費用と品質も考慮する必要があります。一部のオフィス機器は高品質のドキュメントを作成できますが、高額な費用がかかるため、慎重に計画する必要があります。
廃棄物の削減
パフォーマンスがより効率的になり、顧客/患者がより安心できるようになるため、作業環境での無駄を最小限に抑えることが重要です。無駄を特定して最小限に抑える方法など、すべての従業員に正しいトレーニングを提供する必要があります。
- 電子メールを使用すると、議事録やニュースレターなどを紙で送る代わりにスタッフの電子メールに送信できるため、紙の無駄を減らすことができます。
- 従業員がプリンタを使用している場合は、必要な量のページのみを印刷し、可能であれば両面印刷する必要があります。これは、コピー機を使用する場合にも当てはまります。
- 「電気廃棄物」も削減することが非常に重要です。請求額が少なくなり、建物と環境がより経済的になります。営業日が終了したら、コンピューターとそのコンポーネント（スキャナー、プリンター、コピー機）だけでなく、すべてのライトをオフにする必要があります。セントラルヒーティングまたはエアコンは、必要な場合にのみ使用してください。
日記システム
ハードコピー、または手動の日記システムは、多くの場合、製本またはリング製本の形式になっています。それらは多くの異なる日/月の形式で提供されるため、選択する前に、日記にいくつのエントリが入るかを考慮する必要があります。このシステムの欠点は、紛失や紙の使用の可能性です。バインドされた日記のスペースが限られているため、エントリが不明確になる可能性があります。これにより、エントリが誤って読み取られる可能性があります。私の組織内では、各スタッフが管理する部屋に1人以上のウォールプランナーがいて、定期的に更新されています。これらは常に視界内にあるので便利です。 「本風」の日記を使うかどうかは個人的な判断です。
電子日記システムは、コンピューター、電話、または電気オーガナイザーで作成できます。コンピュータには、日記システムを作成するために使用できるさまざまなプログラムがあるため、個人的な好みに依存します。日記システムが電子的である場合、許可されたアクセス権を持つ人だけがそれらを表示および編集できるように、パスワードで暗号化する可能性が常にあります。
日記システムの利点
日記システムを使用すると、自分の時間だけでなく他の時間も効率的に計画および整理できます。スタッフの他のメンバーが日記システムにアクセスできる場合、これにより、会議、トレーニング日、および管理日が設定されている職場内での一般的な可用性を知らせることができます。日記システムは、会議やイベントを計画するときに役立ちます。重複するものがないことを確認できるからです。
リソースを注文するときは、注文したもの、注文した時期と数量の日記をつけることをお勧めします。これは、マネージャーと小口現金の頭がリソースが使い果たされている頻度を追跡するのに役立ち、リソースの浪費を減らすための問題を解決するのに役立つ可能性があります。
日記システムに日付と時刻を含めることが重要です。これらには、必要に応じて名前を付け、予定やイベントに関する情報を記録する必要があります。日記システムは常に正確で正確であり、必要なすべての詳細が含まれている必要があります。
使用中のシステムの例
日記を記入するときに正しい情報を入手することは非常に重要です。私の職場では、「SystmOne」というソフトウェアを使用しています。これには、予約や電話相談のための一種の電子日記システムが含まれています。これに関する情報が正しいことは、予定の衝突を避け、患者の保護を助け、正しい患者が確実に入力され、医師または処方係が患者の症状/ニーズに関する小さな要約を知ることができるようにするために重要です。
チームミーティングの日付やトレーニング日を入力するために、独自の日記システムを保持するオプションもあります。これらの日付を追跡することは、私たちが自由な時間を利用できるようにするのに役立ちます。会議やトレーニングの日に参加することで、他の同僚とコミュニケーションを取り、手術中に発生する可能性のある問題を改善し、知識を広げることができます。
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