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建物の塗装、屋根、コンクリート、または多数の修理や交換プロジェクトのいずれであっても、それらはすべて同じ場所、つまり入札プロセスから始まります。これは非常に困難な作業のように思えるかもしれませんが、ここにタスクを支援するためのいくつかの指針があります。
入札を開始する前に、最初の目的は、実行する作業の範囲を決定することです。費用は修理または交換が必要ですか？コンポーネント全体ですか、それともセクションだけですか？作業は段階的に完了することができますか？作業を完了する必要があるタイムラインは何ですか？これらの決定に達したら、次のポイントは、協会がプロジェクトのために何をする必要があるかについての正確な詳細をリストしたスペックシートまたはフォームをまとめることです。 （多くのプロジェクトはかなり単純ですが、協会はスペックシートを完成させるために追加の支援をもたらす必要があるかもしれません。）これは達成する必要があることをカバーするだけでなく、そうでない場合でも入札を同様に保つのに役立ちます仕事と材料に関しては正確です。
入札案内が準備されるのはこの段階です。これは、実行する作業の提案を要求するベンダーに送信される詳細な手紙です。市場範囲の平均を適切に処理し、スペクトルの両端の極端な部分を取り除くために、できるだけ多くのベンダーに送信することをお勧めします。また、多くの企業が対応しない可能性もありますので、多数の企業が対応しても、協会の選択肢が不足することはありません。対象となる請負業者は、目前の義務をより適切に遂行できるようになるため、より多くの商業プロジェクトを行う請負業者です。
入札案内に含めるべきもの：
- スペックシートは、別のフォームとしてレターに添付する必要があります。
- 作業範囲は手紙に書き出されるべきです。
- 協会が実施することを求めている労災保険のレベル。
- 請負業者が持っている必要のあるライセンスの証明の要求。何が義務付けられているかについては、郡と州に確認してください。
- 必要に応じて、パフォーマンスボンド。一般的な要件ではありませんが、これが必要かどうかを確認する前に、ドキュメントを確認してください。
入札が行われたら、具体的な詳細に注意してください。労働力と材料の両方の保証を確認してください。支出の予想寿命が20年の場合、1年間の保証では不十分です。ベンダーが協力する下請け業者が存在するかどうかを確認します。彼らの保証と労働が適切であることを確認するために彼らに確認してください。提供されたすべての仕様が入札でカバーされていることを確認してください。何か余分なものが追加された場合は、その理由を質問し、セカンドオピニオンを取得することを恐れないでください。最も重要なのは、支払い条件を確認することです。これらは協会が主張すべき用語です：
- 前払い金は5〜10％を超えてはなりません。ベンダーのビジネスと資金管理の問題は、協会の負担ではありません。住宅所有者の資金を賢明に管理することは、取締役会の財政的責任です。
- 作業が検査に合格し、取締役会および関与する場合は経営陣が満足するまで、すべてのフェーズの支払いの10〜15％を常に保持します。これにより、請負業者が歩いた場合に協会を支援する資金が節約され、プロジェクトを完了するために別の1つを持ち込む必要があり、前の作業を修正する必要があります。
- パンチリストが完成した後にのみ支払いを行ってください。フェーズまたはプロジェクト全体が完了したという請負業者の言葉を支払うことは、標準以下であることが判明したものを修正するという事後の動機を彼らに与えません。
最後に、契約書に署名する前に、協会の弁護士にそれを調べてもらうために時間をかけてください。契約書の作成者は、彼らに有利にそれを起草します。契約審査に精通した弁護士は、コミュニティにとって問題となる可能性のある論争のポイントを取締役会にもたらすことができます。はい、それを行うにはお金がかかります。しかし、法律事務所への数百ドルは、後で数十万ドルではないにしても、協会を10ドル節約することができます。
©2018Kristen Willms