リーンオフィス：5Sオフィス

5Sオフィス、リーンオフィス

5SOfficeまたはLeanOfficeを実装すると、ビジネスに多大なメリットをもたらすことができます。5Sは、工場フロアと同様にオフィスにも適用できます。

職場の組織は、職場が何であれ重要です。

5Sなどのリーン生産方式のツールは生産プロセス専用であると考える人が多すぎますが、それらはどのプロセスにも適用でき、オフィスは単なる別のプロセスです。オフィスは情報を取得し、それに取り組み、それを別の形式の情報に変換します。これは他の形式の製造と同じです。あなたのオフィスのためのこの無駄のないプロセスはあなたのリードタイムと他の多くの分野で改善をすることができます。

多くの場合、遅延や問題の多くは、製造現場のプロセスよりもオフィスのプロセスに起因していることがわかります。制作担当者は、顧客が指定した6週間のリードタイムから数日しか通知されないと不満を言う頻度はどれくらいですか。

オフィス用5S

オフィス5Sの手順は次のとおりです。

• セイリ/ソート
• セイトン/順番にセット
• セイソー/シャイン&チェック
• 清月/標準化
• シツケ/サステイン

5Sは、不要な雑然としたものをすべて取り除き、残りのアイテムを人間工学的かつ安全な方法で配置し、これらの変更を維持および継続的に改善することにより、職場をより効率的にすることを目的としています。

5Sはオフィスの無駄を取り除きます

5S効率的なリーンオフィス

リーンマン

オフィスの廃棄物を取り除く5S

リーンマン

リーンオフィスの5S

次のセクションでは、Office 5Sの各手順と、それらをオフィス環境内で適用する方法について説明します。これは、専門家の助けを借りて、スタッフに5Sトレーニングを提供し、その過程でスタッフを動機付けて指導するのが最善です。

リーン生産方式、特に5Sの利点は驚くべきものです。リーン生産方式の一部として5Sを実装することで、最大30％の効率改善が得られることも珍しくありません。5S実装の主な目的は、プロセスから廃棄物を取り除くことです。これらの廃棄物は、リーン生産方式の7つの廃棄物です。

5Sオフィスソート

5S Seiri in Office

リーンマン

5Sセイリ/リーンオフィスで並べ替え

5Sの最初のステップは、私がオフィス内で見たものと同じように当てはまります。多くの場合、古い文書、ファイル、カタログ、機器、古代のサンプル、その他の雑然としたものが机の上にあり、食器棚の中や後ろに隠れていて、一般的にスペースを取り、邪魔になっています。

削除するものに固執します。それが必要でない場合はそれをジャンクします。いつか役に立つかもしれないという理由だけで古いカタログを買いだめして、物を保管している人が多すぎますが、どれくらいの頻度でそれらを保管していますか？あまり頻繁ではありません！

実稼働プロセスでの他の5S実装の場合と同じプロセスに従います。明らかなゴミを捨て、未知のアイテムを検疫エリアに置き、不要または機能していない場合に簡単に削除できないアイテムに赤いタグを付けます。（はい、鉢植えの植物を維持することはできますが、作業の流れから遠ざけることができます！）

明らかな混乱を取り除いたら、隔離されたアイテムを確認し、チームとしての配置に同意します。必要なものである場合は、必要な場所に配置し、アーカイブできる場合は、アイテムごとに配置します。

Office5Sがうまくいかなかった

5Sセイトン/リーンオフィスに向けてセット

これは、多くの人が行き詰まり、場合によっては行き過ぎになるポイントです。私たちはすべての穴あけ器とホッチキスにラベルを付けるつもりはなく、オフィススタッフのすべてのメンバーがどこに属しているかを示す小さな正方形を机にテープで貼り付けていますが、これは人々が常に探している場合はコピー機の横の机にとって合理的な動きかもしれませんここのホッチキス！

オフィス内のポイントは、各人が持っている典型的な文房具ではなく、オフィスを通るプロセスと流れを考慮することです。どの情報がオフィスに入り、どこに入るのかを検討してください。各デスクにトレイが整理されていますか？仕事は鳩の穴システムに分配されますか？どのように整理されていても、それを必要とする人にどのように流れるかを考えてください。物事を必要な場所に近づけたいことを忘れないでください。

事務機器の場所を考慮してください。コピー機は、誰もがそこまで歩いて行かなければならない遠い隅に詰まっていますか？スペース不足のため、反対側のコーナーにある機械の用紙です。トナーは高すぎて横に置いておくことができないため、保管室に保管されていますか？誰がそれを家に持ち帰りますか？それを必要とする人のためにそれを最高の場所に持ってきてください。

オフィスのプリンターを見てください。誰もが持っていますか、それともネットワークプリンターがいくつかある最新のオフィスが好きですか。それらは適切な場所にあり、物事のために歩くことを切り取るために手元にある彼らのための消耗品ですか？

ファイリングキャビネットが正しく整理され、必要な場所に配置されていることを確認します。すべてがオフィスの反対側に一列に並んでいるわけではありません。パンフレットやカタログは、歩いて行かなければならない図書館ではなく、人々がそれらを使用している場所に配置します。

すべての顧客注文ファイルを赤、サプライヤーファイルを青にするなど、特定の作業領域のカラーコードファイルなど。これにより、何がどこに属しているかがすぐにわかります。

バーチャルオフィスとそこにある「ファイリングキャビネット」について考えてみましょう。コンピューターでドキュメントを整理する方法を本当に知っている人は何人いますか？何かを求めて、誰かが自分のディレクトリを検索して、どこに置いたかわからないドキュメントを探すのを何回待ったことがありますか？どのくらいの頻度で自分でそれをしましたか？

5Sオフィスビデオ

5S Seiso /シャインアンドチェックインリーンオフィス

生産エリアと同じように、場所を徹底的に掃除してそのように保ち、責任を割り当て、何をする必要があるかを正確に定義します。

リーンオフィスビデオ

5S青月/リーンオフィスで標準化

ここでの製造現場との違いはほとんどありません。オフィスまたは個人レベルで監査を設計および実施します。生産エリアの場合と同じように、コンテストも開催します。写真などを使用してください。私はいつも最も乱雑だったので、これらの監査の後、私はいつも私の机の写真を与えられました！多分私は私が説教することを実践しようとすべきです。

5Sオフィス

5Sしつけ/リーンオフィスでのサステイン

多くの場合、オフィス内で最も難しい部分は、私たちが行った5Sの改善を維持し、それらを日常業務の一部にすることです。多くの場合、このステップで失敗し、行った変更と作成された改善は、得たメリットを失うまでゆっくりと消え始めます。

これまでに行った作業のメリットを失わないように、前のすべての手順を繰り返して維持することが非常に重要です。新入社員がリーン生産方式と5Sの原則についてトレーニングを受け、会社全体の機能にどのように貢献できるかを完全に理解していることを確認します。

5Sオフィスのトレーニング

工場フロアで5Sを実装するのと同じように、このリーン生産方式のツールの実装を支援するコンサルタントまたはトレーナーを連れてくる必要があります。外部の助けを借りることで、プロジェクトが真剣に受け止められ、外部のトレーナーは、オフィスのレイアウトをより効率的でスタッフが快適に作業できるようにするために何ができるかについて貴重な経験を積むことができます。

5Sオフィスを実装するためのトレーナーの選択と採用は、生産エリアのトレーナーを採用する場合とほとんど同じプロセスです。

オフィスに5Sが必要ですか？

©2010トニー