ビジネス電話システムを正しく自動化する方法

電話受付

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このガイドは、あらゆるタイプの自動化されたビジネス電話システムに適用されます。これは、システムがすでにインストールされ、すべての配線と電話接続が完了した後で必要になります。

発信者を効率的に処理するために自動応答をプログラムするために必要な情報を提供します。

ビジネスの優れた第一印象を提供するには、適切な構成が不可欠です。

ビジネス電話システムには3つの部分があります。

主成分の略PBXである「 Pのrivate BのランチE X変更。」システムに以下の項目「2」が含まれていない限り、生きている人は着信コールに応答してルーティングする必要があります。
自動応答は、発信者がライブの受付係を必要とせずに通話をルーティングするために使用できるオプションのメニューを提供します。
最後に、ボイスメールコンポーネントを使用すると、発信者は担当者にメッセージを残すことができます。

自動電話システムの利点

ビジネスコールは、従業員の集中力を妨げ、他の従業員にメッセージを送るという追加の責任を与える可能性があります。自動電話システムにより、発信者を適切にルーティングするようにプログラムされている場合に限り、担当者の生産性が向上します。

発信者は、オフィス内の特定の電話に自動的にルーティングできます。多くの場合、担当者は自分の内線番号を外部の場所や携帯電話に転送することもできます。

ボイスメールが含まれていると、システムは忙しい人へのメッセージを受け取ります。各個人は、応答しない場合に発信者に再生される挨拶を録音できます。

自動応答により、発信者は、生きている人が日常的な質問に答えるのを待たずに、録音された情報を聞くことができます。これは、営業時間、オフィスへの道順、求人の一覧表示、その他のよくある質問への回答を提供するのに最適です。

複数の発信者が1つの番号をどのように通過するのですか？

電話回線が1つしかない場合は、発信者は1人だけです。電話会社が2番目の通話を配信できないため、2番目の発信者は話中音を受け取ります。

発信者に話中音を受信させたくない場合は、同時発信者ごとに個別の電話回線が必要です。

予想される通話量をサポートするには適切な数の電話回線が必要であり、電話システムは追加の回線をサポートする必要があります。

たとえば、内線番号が10個あり、通常5人が一度に外線通話をしている場合、電話会社から5本の電話回線が必要になります。5つの回線すべてが使用されている場合、次の発信者はビジー信号を受け取ります。

着信を配信する実際の方法は、電話会社の機能です。すべての発信者は同じ番号、つまりメインの会社番号をダイヤルします。電話会社は、ロールオーバーサービスと呼ばれる機能を提供しています。最初の回線がビジーの場合、次の発信者は次の利用可能な回線にロールオーバーします。

話中音は、すべての可能な同時発信者に配信するのに十分な電話回線を用意することで回避できます。

ビジネス電話システムに発信者を適切に処理させる方法

メニューオプションをプログラミングするときは、会社の部門と担当者の論理的な配置を考慮することが不可欠です。よく整理された電話メニューは、発信者がすばやく通過するのに役立ちます。

選択を混乱させることなく、発信者を正しい方向に向けることができます。特定の部門、担当者、またはその他の情報のオプションを備えた、わかりやすいメニューが重要です。

メニューの適切な構造をどのように計画しますか？あなたの発信者のほとんどが何について呼んでいるのか、そして彼らがあなたから何を必要としているのかを考えてください。また、顧客があなたの会社をどれだけよく知っているかを検討してください。

彼らは定期的に特定の担当者に連絡していますか？
彼らは内線番号を知っていますか？
彼らはあなたのスタッフの姓を知っていますか？
それとも、彼らはどの部門に到達する必要があるかについて漠然とした考えを持っているだけですか？

これを知っていると、顧客のニーズに対応するように電話メニューを設計できます。

あなたが製品に関する一般的な質問や必要情報を呼び出して、多くの人々を持っている場合は、のようなオプションが含ま「私たちのウィジェットについては、5を押します。」

顧客があなたの担当者を名前で知っている場合は、名前によるダイヤルディレクトリを提供すると便利です。発信者は、電話のキーパッドで姓をダイヤルするように指示されます。

誰かがあなたの会社を辞めたり、他の人を雇ったりした場合は、電話帳を最新の状態に保つ必要があることを忘れないでください。

セキュリティ対策として、発信者を失わないようにするために、ゼロを押して発信者に連絡するオプションを常に発信者に提供すると便利です。あなたのオペレーターはあなたの受付係またはガイダンスを必要とする発信者を助けることができる誰でもありえます。

メニューオプションを押す電話の発信者

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自動化されたビジネス電話システムのエチケット

発信者が適切な人に連絡して支援するのをできるだけ簡単にすることは、良いビジネス慣行です。以下の点が重要です。

便利なメニューの選択肢を提供する

メニューに部門を配置し、担当者に内線番号を割り当てるのが通例です。場合によっては、メニューに人を入れて、発信者に「サリージョーンズの場合は1を押し、ジョンスミスの場合は2を押してください」などと聞こえるようにすることができます。

この場合、あなたはあなたの発信者にあなたの会社の規模のアイデアを与えていることに注意してください。代わりに名前によるダイヤル機能を使用してこれを回避し、それをメニュー選択の1つにすることができます。

オプションゼロで発信者にクイックライブパーソンを提供する

多くの人が急いでいて、メニュー全体を聞く忍耐力がない人もいます。あなたはそれらの潜在的な顧客を失いたくありません、そしてあなたは間違いなく彼らを苛立たせたくありません。多くの場合、これらの発信者は、実際の人がすぐに注意を向けるためにゼロを押したいと考えています。したがって、メニューオプションをゼロリングにして、アテンダントを助けたり、電話をかけたりすることをお勧めします。

ビジネスと個人の挨拶を混ぜないでください

もう1つの重要なことは、ビジネスと個人の挨拶を混同しないことです。従業員が内線番号を携帯電話または自宅の電話に転送する場合、転送された通話に応答しないと、発信者に発信グリーティングメッセージが聞こえないようにすることができます。

コールスクリーニングを使用して、宛先の個人的なグリーティングをブロックできるため、発信者には、内線番号で提供されるプロのグリーティングのみが聞こえます。携帯電話のボイスメールが応答した場合、発信者は接続されません。代わりに、発信者は取り戻され、適切なビジネス関連の挨拶とともにビジネスシステムのボイスメールにドロップされます。

コールスクリーニング

応答時に接続する代わりに、最初に発信者の名前を受信者に再生します。次に、キーを押して通話を受け入れることができます。ボイスメールが応答した場合、キートーンは返されません。そのため、上記で説明したように、電話システムは発信者を取り戻します。

担当者がいない場合の通話処理

担当者がいつでも電話に出られるとは限りません。しかし、彼らが電話をするとき、あなたの顧客の世話をする必要があります。

そのため、通話に応答がない場合は、挨拶の指示を使用して発信者を適切なボイスメールボックスにすばやく転送することで、発信者が迅速に対応できるようになります。

担当者が関連するタスクを実行するためにプライバシーが必要な場合は、内線番号を「サイレント」モードに設定して、重要な発信者が呼び出し音を聞いたり「ボイスメール刑務所」に陥ったりしないようにすることができます。

代わりに、内線番号がDo-Not-Disturbとして設定されている場合、メールボックスユーザーが発信者が利用できないときに処理するように設定した代替グリーティングを再生します。このあいさつは「利用できないあいさつ」として知られています。別の従業員による即時サービスのためにダイヤルする内線番号など、発信者に指示を与えます。

メールボックスユーザーが通常のグリーティングと使用できないグリーティングの両方を記録できるという事実により、新しいグリーティングを記録しなくても、サイレントモード（または使用不可モード）に簡単に切り替えて元に戻すことができます。

すべてのメッセージをフォローアップする必要があることを忘れないでください。そのため、担当者は定期的にボイスメールボックスを確認するか、メッセージ通知方法を有効にする必要があります。

電話システムを介してリモートワーカーを接続する方法

モバイルワーカー、在宅勤務者、またはサテライトオフィスがある場合は、発信者がアクセスできるように、すべてのワーカーを統合された電話システムにまとめる必要があります。

一部の電話システムでは、プログラミング拡張機能を使用して通話を外部番号にルーティングできます。その機能がある場合は、アクセス可能である必要があるすべてのリモート担当者用の拡張機能を作成します。

拡張携帯電話の適切な使用

リモート担当者が特定の場所にいない場合は、電話システムの内線番号をプログラムして、通話を携帯電話にルーティングできます。内線番号をダイヤルした発信者は、物理的にオフィスにいないことを知らなくても、携帯電話を介して接続されます。

ただし、ボイスメールに残された不在着信は、タイムリーにピックアップおよび返送されない可能性があることを考慮してください。解決策は、コールスクリーニングを無効にし、応答がない場合はすべてのコールを携帯電話のボイスメールにドロップさせることです。

利点は、2か所でメッセージをチェックする必要がないことです。彼らはただ携帯電話をチェックする必要があります、それはおそらく不在着信を示すメッセージ待機信号を持っています。

応答がない場合、発信者は携帯電話で個人的な挨拶を聞くことに注意してください。したがって、前に説明したように、システムがその挨拶をバイパスできない限り、この方法を使用する場合、挨拶はビジネスに関連している必要があります。

適切な計画を立てることで、発信者が意図した目標を達成するために適切な担当者と連絡を取りやすいと感じたときに、大きな印象を与えることができます。これはあなたとあなたのクライアントの両方に利益をもたらします。

電話に応答するリモートワーカー

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電話システムにあなたのニーズを処理させる

使用の柔軟性と、発信者がカスタムの自動アテンダントメニューから最大の利益を得る方法を検討する必要があります。

使用する機能とそれらを正しく実装する方法を決定する必要があります。電話システムに干渉する電話会社の機能を使用したくない。

以下に、いくつかの一般的な機能とそれらを統合する方法の概要を示します。

ボイスメール

担当者のいずれかが電話で忙しい場合は、ボイスメールがメッセージを受け取ります。各内線には、独自の個人的な挨拶が付いた独自のボイスメールボックスが必要です。

電話システムでボイスメール機能を使用する場合は、電話会社からのボイスメールサービスを無効にすることが重要です。

通話の転送

離れた場所に人員がいる場合は、内線番号をダイヤルした発信者を携帯電話に転送できるようにすることができます。

優れた電話システムは、Centrexと呼ばれる機能である、3者間通話や転送と解放など、電話会社が提供するさまざまなタイプの転送機能を処理できる必要があります。

電話会社との転送機能がない場合でも、適切な電話システムは、2つの電話回線を介して通話にパッチを適用することにより、発信者を別の番号に転送できるはずです。

最後に、電話システムが良い第一印象を与えることを確認します

最後に、自動システムをセットアップし、プログラミングを完了したら、電話番号に電話して会社の挨拶を聞いてください。メニューのすべてのオプションをテストして、すべてが意図したとおりに機能することを確認します。

発信者が何か奇妙なことに遭遇することを望まないでしょう。あなたはそれを捕まえて、あなたの発信者が彼らを苛立たせる何か間違ったことを見つける前にそれを修正することができます。

電話システムは、顧客やクライアントがあなたに電話をかけたときに最初に体験するものであることを忘れないでください。ですから、優れた第一印象を与えてください。