会社のプロセスにおけるバブルとサイロ

バブルを破裂させる

次回仕事をするときは、周りを見回してください。個々の部門はどの程度連携していますか？

各部門の仕組みをよく理解していると思いますか？または、彼らの役割はあなた自身の役割にどのように適合しますか？

誰もが自分の役割が最も重要であり、部門なしではビジネスが機能できないと考えるのが好きです。

違う！

内部監査でよく見られることの1つは、各部門がサイロ内で作業しており、ビジネスで他に何が起こっているかを知らない、独自の小さな作業バブルの内部にとどまっていることです。

あなたがしていることの詳細に焦点を当てることは良いことですが、全体像を犠牲にするべきではありません。

業界に関係なく、1つの部門だけで事業を運営することはできません。小規模な単一事業者のビジネスでさえ、ビジネス内でさまざまな役割を担うため、複数の帽子をかぶる必要があります。

会社の複数部門のプロセス

既存の製品を製造してお客様に販売する手順の簡単な例を見てみましょう。さらに作成することを検討する前に、次のことを決定する必要があります。

• 現在在庫がある商品の量
• 賞味期限があるかどうか
• 一年の特定の時期にのみ必要な季節の商品かどうか
• 余分なものを作る必要があるかどうか
• ビジネスが現時点でより多くを作るためのリソースを持っているかどうか

上記の質問は通常、計画部門内の誰かによってレビューされます。彼らはまた、製品のどれだけを作るか、そして購入する必要がある原材料の量を決定します。

その後、情報は通常、生産、原材料の購入、および製品の製造を完了するために必要な時間とスタッフを承認するために経営陣に渡されます。財務部門との話し合いは通常、ビジネスがすべてのタスクを完了するために利用可能な資金を持っていることを確認するために、この時点で含まれています。

計画プロセスが完了して承認されると、原材料のニーズの詳細が購買部門に渡されます。ここには、必要な原材料を購入するための発注書の草案作成に使用する承認済みサプライヤーのリストがあります。繰り返しになりますが、これらはサプライヤーに送られる前に、一般的に経営陣によって承認される必要があります。

原材料が注文された後、財務部門は商品が時間通りに配達されることを確認するために支払いを解放する必要があります。財務記録は、ビジネスが費やした金額と目的を反映するように更新する必要があります。後で、この支払いを、調整プロセスの一部として受け取った請求書と照合する必要もあります。

そこで、原材料を注文しました。残りは簡単なはずですよね？

サプライヤーが原材料の配送を開始したため、注文が正しく、商品が使用可能な状態にあることを確認するために、誰かが原材料をチェックする必要があります。これを行う最良の方法は、発注書と請求書を受け取った商品と比較することです。

事業の規模と受け取った資材の種類に応じて、これは受付係から倉庫スタッフまたは現場監督まで誰でも可能です。大企業では、商品の種類によっては、1人がサインオフして商品が現場で受け取られたことを確認し、別の人が原材料の品質をチェックする場合があります。

原材料に関連する書類はすべて保管する必要があり、記録が正確であることを確認するために、コピーを別の部門に送信する必要がある場合があります。事務処理が関係している場合、コミュニケーションが不足している場合、または他の部門がそれらを必要とする理由とそれらが必要な時間枠がわからない場合、これは物事が厄介になる可能性があります。

何を支払っているのかわからない場合、請求書を支払うことはできません。また、そこにあるべき製品と数量がわからない場合は、現場で商品を受け入れるべきではありません。

材料ができたので、製品を作ることができます。

繰り返しになりますが、事業の規模と設定に応じて、原材料の保管、記録、および使用のための配布方法は大きく異なる可能性があります。同じままである必要がある1つのポイントは、各資料がいつ、誰によって、どのくらい使用されたかを記録する必要があるということです。この情報がないと、次に製品を作りたいときに計画プロセスを開始するときに何が必要かわかりません。

私たちは、最初にこの製品を作り始める前に開発された作業指示書を使用して製品を作り始めます。作業指示書は、すべての製品がまったく同じ方法で製造され、一貫した品質を備えていることを確認するために使用されます。

誰かが製造プロセスを改善する方法を発見するたびに、プロセスの作業指示書やその他のドキュメントを更新して、最新の状態に保つ必要があります。内部監査部門は、プロセスをレビューして、作業指示が実際に守られていることを確認することもできます。

製品の製造に機器を使用している場合は、機器が正常に機能していることを確認する必要があります。メンテナンス部門は、必要に応じて機器をテスト、修理、交換するためのスケジュールを設定する必要があります。これらのスケジュールを立てる際には、リスク管理および/または内部監査スタッフとの話し合いが役立ちます。

また、機器の故障、製造プロセスが正しく完了していない、スタッフの負傷など、製造プロセス中に発生したインシデントは、記録、調査、および解決する必要があります。

製品を販売する前に、品質をチェックする必要があります。あなたは劣ったまたは欠陥のある製品を販売したくありません。

現在、完成品が保管室に販売されるのを待っていますが、誰にどのくらいの金額で販売しますか？

そしてそれは続く

「いくら」は以前は経営陣によって計算されていたはずですが、ここでも財務部門が関与して、製品の製造にかかる費用と利益を確認します。

研究開発に携わっている誰かによって行われた市場調査は、他の同様の製品が何のために売られているのか、そして人々が何を喜んで支払うのかを見るために最初に必要だったでしょう。

誰に販売するかについては、あなたの市場調査は最初にそれをすでに調べていたので、あなたはあなたの顧客が誰であるかをすでに知っています。マーケティング部門は、適切な顧客をターゲットにするキャンペーンをまとめ、製品を顧客に届けるために販売部門に任せます。

それはすでにかなり複雑なプロセスですが、私たちはまだ静かに終わっていません。

原材料の注文と購入と同様に、製品を保管場所から顧客に届けるために、そのプロセスを逆にする必要があります。

私たちの梱包部門は、顧客のために各製品の適切な量を梱包する必要があります。顧客が支払う必要のある請求書を作成する必要があります。倉庫は、適切な製品が適切な顧客に届いたことを確認する必要があります。また、財務部門は、顧客が支払いを行い、支払いが記録され、正しく調整されていることを確認する必要があります。

また、製品を製造するスタッフがいるため、給与部門は、誰が何時に働いていたかを知って、時間の支払いを受ける必要があります。

上記のすべてが行われている間、バックグラウンドで作業しているいくつかの部門がまだあります。考慮すべき2つの主なものは、スタッフが必要なシステムと情報にアクセスできるようにするIT部門です。

もう1つはクリーナーです。内部スタッフまたは外部の清掃会社を使用することを選択したかどうかに関係なく、誰かが作業スペースを清潔で整頓された状態に保ち、潜在的な危険がないようにする必要があります。

では、誰が関与したのでしょうか？

上記の例を見ると、私たちの単純な生産および販売プロセスには、次の部門が関わっています。

• 管理
• 計画
• 購入
• ファイナンス
• 倉庫
• 品質管理
• 文書管理
• 製造
• メンテナンス
• マーケティング
• それ
• 包装
• 販売
• 研究開発
• 危機管理
• 内部監査
• 事件調査
• 給与
• クリーニング

ご覧のとおり、すべての部門が関与しています。これらの部門の1つだけをミックスから除外すると、事態はすぐに混乱します。コントロールチェックを見逃したり、生産を終了したりスタッフに支払いをしたりするために必要なリソースがない、販売機会を逃している、さらに重要なことに、使用に適さず危険な製品を販売している可能性があります。

サイロを削除するにはどうすればよいですか？

内部監査の際に、コミュニケーションの途絶が見られたり、スタッフがさまざまな分野の役割に確信が持てない場合は、ある部門のスタッフが他の部門のスタッフに短時間シャドウイングすることをお勧めします。私は彼らに行って座ってもらい、他のスタッフが実際に何をしているのかを見てもらいます。彼らは質問をする機会を得て、部門がどのように連携しているかをよりよく理解することができます。

基本的に、彼らはビジネスを、個々のサイロのコレクションではなく、すべてのピースを組み合わせて全体を構成するジグソーパズルと見なし始めます。

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