目次:
電子メールの送受信は、ほとんどすべてのコミュニティのビジネスで一般的です。
ロリ・トルジー
企業にとってのEメールの重要性
いくつかの見積もりでは、毎日のオンラインビジネス通信の量は世界で約1,300億になります。電子メールは企業にとって効果的なツールですが、電子メールは最大限の専門性を持って処理する必要があります。ビジネス上のやりとりにおける電子メールの重要性にもかかわらず、電子メールを利用するためのトレーニングがほとんどの雇用主によって提供されることはめったにありません。偶然にも、労働者はビジネスリソースを使用するときに個人的な通信と商業的な通信の違いを理解する必要があります。
確かに、電子メールとのビジネス上のやりとりは、適切に行われないと有害になる可能性があります。私はリハビリテーションカウンセラーとして、クライアントと協力して、ビジネス環境の書面および口頭でのスキルを向上させてきました。さらに、私は雇用主が電子メールで効果的にコミュニケーションするための戦略を実行するのを支援しました。以下は、有益であることが証明された手法と、役立つポリシーを作成するためのアイデアです。
投票
電子メールのやり取りは、平日を通して行われます。
ロリ・トルジー
職場での電子メールの使用に関する9つの効果的な戦略
1.不適切なジョークを避けます。特定の単語やフレーズを使用して個人を中傷することは、即時解雇の理由となる可能性があります。多くの組織、つまり学校では、露骨な表現の使用を禁止するポリシーがあります。電子メールやその他のコミュニケーションにおける不快なコメントの種類には、人種的中傷、偏見のある出身国の声明、人の障害に関する偏見のあるコメント、性的指向に関する侮辱などがあります。その結果、調査によると、企業は従業員や一般の人々に対して敬意を払うことで利益を得ています。メールを含むビジネスコミュニケーションからのコメディに関する個人的な見解を制限します。
2.時刻を考慮します。時刻は、電子メールへの反応に影響を与える可能性があります。一日の終わりに、人は、従業員、顧客、または請負業者についてあなたが知っていることを反映していない可能性がある簡潔な言語でオンライン通信を送信する場合があります。さらに、営業時間外にメールを送信することが適切かどうかを検討してください。たとえば、上司が家族と一緒にいる夜に上司にテキストメッセージを送信するのは良い考えではないかもしれません。 （どのくらい緊急に返信が必要ですか？問題は翌営業日に適切に処理されますか？）
3.休憩や昼食時にメールを送信しないようにしてください。人々は休憩と昼食の時間を使って仕事のストレスから回復します。また、これらの期間中に個人的な問題に対処する場合もあります。これらの理由により、電子メールで他の人に連絡すると、昼食時や休憩時間に、表現が不十分なアイデアを急いで作成した返信が返される可能性があります。専門家がよく使用する手法は、明確さと集中力を維持するために、就業時間中にメールに返信してメールを書く時間を確保することです。
4.電子メールが最適なオプションではない場合があるかどうかを判断します。長時間の会話を伴うトピックは、対面でのやり取りまたは電話を通じて提供するのが最適な場合があります。さらに、適切な人事担当者またはマネージャーとの取引がない限り、現場での電子メール交換では機密事項や機密事項を避ける必要があります。これらの問題には、潜在的な差別、賃金の不一致、健康上の懸念などが含まれます。同様に、ブレーンストーミングには時間と労力が必要であり、そのような活動を別の形式のコミュニケーションにより適したものにします。本質的に、解決するのに数分以上かかる議論の領域は、電子メールには適切でない場合があります。
5.怒りで反応しないでください。電子メールを受信すると、防御的な考え方に陥る可能性があります。ただし、応答を送信する前に落ち着いてください。今日の職場環境では、タクトを表示することは従業員にとって非常に貴重な属性です。また、冒とく的な語彙の使用は控えてください。この事実を考慮してください。あなたが書いた激怒した電子メールは、翌日のニュースサイクルの一部になるか、ソーシャルメディアに投稿される可能性があります。つまり、組織内外で生産的な関係を構築しながら、仕事を続けたいと思うかもしれません。言い換えれば、感情的な抑制の能力を示すことはあなたの全体的なキャリアパスに利益をもたらすことができます。
6.メールを送信する前によく考えてください。まず、対応する単語の選択について頭の中で考えます。次に、メールの下書きを作成します。最後に、それを確認し、必要に応じて変更を加えます。時間が許せば、他の人があなたにフィードバックを与えることを許可します。トピックがインタラクションの中心点であることを確認してください。
7.該当する場合はテンプレートを使用します。システムを導入することで、電子メールに関連する問題のいくつかを減らすことができます。多くの企業や組織は、ビジネスで日常的に行われているさまざまな状況に合わせて、フォーマットされた電子メールを開発および保守しています。サービスの拒否または承認、製品の返品、会議のスケジュール設定は、テンプレートに適した領域のほんの一部です。組織がそのような措置を講じると、書面による交換の失敗を減らしながら、サービスの品質を向上させることができます。テンプレートは、時間節約にも優れたツールです。
8.メッセージは簡潔で丁寧でなければなりません。あなたが他の人間に書いていることを理解してあなたのメッセージを構成してください。丁寧な挨拶と閉鎖を使用してください。俗語や名前の呼びかけを避けながら、メールの目的に集中してください。外交的に要点をつかむ。無関係な懸念を提起しないでください。
9.あなたの口調は重要です。同僚の従業員、請負業者、または消費者を書面またはその他の形式のコミュニケーションでいじめないでください。脅迫的な言葉は深刻な結果につながる可能性があります。メールのトーンをポジティブに保ちます。問題を解決する意欲を示す文章を含めることにより、前向きな考え方を示します。例としては、「問題の解決策を見つけることができると確信しています」などがあります。
電子メールに対してあまりにも迅速に行動すると、悪影響が生じる可能性があります
ロリ・トルジー
法的影響とポリシーの考慮事項
急いで送信された電子メールに関連する法的な影響がある可能性があります。実際、裁判所はオンライン通信を書面による記録として認めています。したがって、電子メールは、ビジネスメモ、電子文書、または必要に応じて調査できるステートメントとして理解してください。新入社員のトレーニングでは、企業は、メールを処理するスキルを向上させるために、さまざまなシナリオでワーカーを練習させることでメリットが得られます。本質的に、ポリシーを作成し、電子メールの相互作用に関するトレーニングに従事することは、組織が訴訟を回避するのに役立ちます。以下は、電子メールの使用に関する効果的なポリシーのいくつかの重要な要素です。ただし、事業主は、現場でポリシーを実施する前に弁護士に相談することをお勧めします。
企業向けの電子メールポリシーの重要なコンポーネント
- 従業員が正当なオンラインメッセージにどれだけ迅速に応答しなければならないかを示します。
- すべての従業員がテンプレートの適切な使用法についてトレーニングする必要があることを指定します。
- 会社のリソースを使用して従業員にオンライン通信を通知することは、雇用主の裁量で、または必要に応じて当局によるレビューの対象となります。
- 従業員が他のスタッフ、顧客、または請負業者に電子メールで連絡できる時期を定義します。（会議中は電話をオフにする必要がありますか？個人的な懸念は勤務時間中に電子メールで対処する必要がありますか？例外はいつですか？）
- 異常な状況で何をすべきかを詳しく説明します。（特に迷惑な電子メッセージの場合、誰に連絡する必要がありますか？当局に通知する必要がありますか？）
- 電子メールへの応答の失敗はどのように解決されますか？また、電子メールを無視するか、スーパーバイザーに転送する必要がありますか？
- メールに含めることができない言語を正確に詳しく説明します。例：「私たちの組織は、電子メールを含む口頭または書面での通信における人種または性風俗用語を一切容認していません。
- ポリシーに違反した場合の結果を指定します。例：「従業員が当社の電子メールシステムでいじめの言葉を使用していることが判明した場合、その従業員は解雇を考慮して人事部による審査の対象となります。
送信ボタンを押す前に停止して反映する
ロリ・トルジー