予算を管理する方法を理解する

予算を効果的かつ効率的に管理するためには、次のことが必要です。。。

• すべての財政（収入と支出）を監視、管理、記録し、
• あなたが担当する分野のコストを最小限に抑える方法を知っている、
• 問題のある領域を調査または特定して修正することができ、
• 支出を効率的に管理および承認します。

この記事は、NVQレベル4ユニット「予算の管理」に基づいています。予算の目的を明確に理解するために、この記事をお読みください。財源を効果的かつ効率的に管理することの利点を含む、予算の目的を理解することができます。予算を管理するための法的、規制、および組織の要件。さまざまな種類の予算システムとその機能。

次に、予算の管理方法を完全に理解する必要があります。予算プロセスは通常、上級管理職と財務担当者の責任です。これらのスタッフは、効率的な予算編成手順に関する正確で更新された情報と知識を持っている必要があります。

予算は会計年度ごとに作成されます。関係するマネージャーとスタッフは、自分の責任範囲の予算を作成してから、財務部門に引き渡す必要があります。これらの予算案は、その後、上級管理職によってレビューされ、後で組織に応じて委員会または同様のものによって承認されます。

収入と支出を監視、管理、記録する方法

あなたは予算の目的を知っています。今、それらを管理するのはあなたの責任です。予算を管理するには、すべての財務上の動きとその結果を追跡するために、収入と支出を常に監視、制御、記録する必要があります。これをどのように達成しますか？いくつかの方法や方法を見てみましょう。

収入と支出の監視

予算の監視は、予算で概説されている計画に従ってリソースが使用されていることを確認するために行われます。財源の利用方法を追跡または監視することは、すべての部門および組織にとって非常に重要です。これは、予算で指定された目標が達成されていることを確認するための継続的なプロセスです。この監視を通じて、予算の決定を下し、必要なときにいつでもどこでも適切なアクションを実行できるようになります。

適切な行動を取ることができるように、パターンの変化を見つけるために収入と支出を監視する必要があります。この監視手順は、たとえば毎月のように、定期的に実行できます。データを監視するときは、予算が1年先に計画されていること、およびこれまでの費用と収入を考慮に入れてください。

現在の会計年度の残りの期間の残りの残高を見て、会計年度末までにこのレートでの状況がどうなるかを予測します。ポジティブとネガティブの両方のバリエーションを見て、それらを修正するために必要なアクションを実行します。各ステップでは、すべての事実と行動を文書化（記録）することが重要です。

定期的な会議を通じて、予算保有者およびより高い管理レベルで収入と支出を監視することが最善です。ビジネスが提供するサービスや製品にとって非常に重要であるため、効果的なキャッシュフロー管理が必要です。

予算は、コストセンターやその他のコードやレベルに応じて分割できるため、監視が容易になります。これは、達成しすぎている領域と達成していない領域を特定するのに役立ちます。

提案された支出からの変動について、それがプラスかマイナスかにかかわらず、分析して説明できるはずです。これには行動計画を伴う必要があります。これにより、リソースが経済的、効率的、効果的に使用されるようになります。

収入と支出の管理

次の重要な問題は、収入と支出の管理です。このステップがなければ、人は軌道から外れてお金を使うことになります。収支を管理するためには、予算を立てる際に、部門の財政と業績を管理する責任者を直接関与させることが最善です。利用可能な予算は、関連するすべてのスタッフに伝達する必要があります。

さまざまなスタッフによって管理される予算のさまざまなセクションが存在する可能性があるため、予算の承認者や予算管理者など、直接関与する人々に権限を割り当てて付与するのが最善です。部門またはチームは、収入と支出を管理する責任者を認識している必要があります。

特定の年に利用可能な財政の合計額は、その特定の年に計画された総費用を反映する必要があります。

収入と支出の記録

収入と支出の記録は、手動または電子的に行うことができます。録音は即座にそして毎日行われなければなりません。収入と支出、支払期日が到来する収入、受領した支払い、発行された領収書と請求書、債務などに関連するすべての勘定科目は、日付と目的を明確に記録する必要があります。

収入を記録することは、受け取ったお金と使ったお金の詳細が含まれているため、ビジネスが利益を上げているかどうかを判断する方法です。

事業費を追跡するための5つの優れたツール

最も収益性の高いものから最も収益性の低いものの順に、ビジネス領域の詳細を記録します。これは、大きな損失を生み出す領域を分析し、アクションを実行するのに自動的に役立ちます。

少額の経費の場合は、小額の現金口座を使用して少額の経費を使用および追跡することをお勧めします。これらを記録すると、効率的なお金の払い戻しに役立ち、記録されたお金のみが払い戻されます。これは、他の方法では見過ごされがちな少額の経費を記録する効率的な方法です。

自分の責任範囲でコストを最小限に抑える方法

ビジネスのコストを削減することは、予算や利用可能な資金を管理する効率的な方法の1つです。誰もが自分の責任範囲でコストを最小限に抑えると、ビジネスの大幅な節約になります。ビジネスの特定の分野にお金を使うことになると、正しい選択をすることを知る必要があります。

自身の責任範囲でコストを最小限に抑える方法は次のとおりです。

テクノロジーを有効活用

オンラインショッピングから請求書の支払いまで、最近利用できる高度なテクノロジーはたくさんあります。次のテクノロジーを効率的に利用して、時間とお金を節約してください。

• 会議は電話会議を使用して開催できます。つまり、旅行、部屋/会場の手配、会議室の整理と計画などにかかる時間を節約できます。
• 紙に印刷せず、ファイルやその他のビジネスデータに電子ストレージを使用することで、テクノロジーを効率的に利用できます。これにより、時間、費用、環境を節約できます。
• 一部のビジネスは、性質に応じてオンラインで管理できるか、少なくともマーケティングはオンラインで行うことができます。これは、マーケティングスタッフ、オフィススペース、機器などに費やされる多くのお金を節約するのに役立ちます。

債務

クレジットカードは金利が高いので、できるだけ早く支払う必要があります。これは、長期的にはビジネスに役立ちます。

予算

常にあなたの責任範囲の予算を立て、それを遵守してください。それからの逸脱は非常に損害を与える可能性がありますが、何をすべきか、何をすべきでないか、何を避けるべきかについての明確な計画を提供します。

経費の削減

日々の事業運営に必要な文房具、設備、家具、ソフトウェアのみを購入してください。その他の不要な経費を削減します。エネルギー効率の高い機械を購入し、エネルギー電球を使用して、エネルギー料金を節約できます。適切な断熱ドアと窓を使用してください。時々、メーカーは再生品をはるかに安い価格で販売し、それらが良質であると思われる場合は、それらを選びます。

家で働く

これは、オフィススペースと燃料費からお金を節約するための効率的な方法です。コストを削減する一方で、間違った領域でコストを削減すると壊滅的または悪影響を与える可能性があるため、適切な領域でそれらを削減することが賢明です。常にお金に見合う価値を探してください。これは、サプライヤーやパートナーシップ組織との良好な関係を維持することで達成できます。

是正措置が必要となる可能性のある状況を特定する方法

組織のポリシー、手順、またはプロセスに準拠していない領域では、是正措置が必要です。これらの不適合の理由を特定し、将来発生するこれらの不適合から予防措置を講じる必要があり、これは是正措置と呼ばれます。苦情や監査、会社の財務への悪影響などの結果として是正措置が取られる可能性があります。正しい行動を取るためには、特定の問題について調査を行う必要があります。

是正措置が必要になる可能性のあるいくつかの状況は次のとおりです。

• プロジェクトの予算が手に負えなくなっています。あなたが予算を綿密に監督している場合、そしてまたあなたが予算を監督していることを従業員が知っている場合、彼は避けることができます。毎週予算を確認して再予測します。
• 計画よりも時間がかかり、追加の予算、労力、時間を必要とする作業。
• 1人以上のチームメンバーがプロジェクトをダンプしたとき。

• 技術的または財政的制約のために、タスクまたはプロジェクトがスケジュールから外れているか、予算を超えている場合。
• 重要なタスクまたはプロジェクトまたは目的が見落とされている。
• 実行された作業またはタスクが目的を満たさない場合。
• 仕様や期待に応えられないため、サービスや製品に満足していないお客様。
• リソースまたはスポンサーが失敗したとき。
• リスク評価、監査、または品質保証検査中。

是正措置には、プロジェクトの再計画、リソースの再割り当て、チームの再編成、プロジェクトの別の管理、プロセスまたは製品の再設計などがあります。根本原因を特定し、必要な措置を講じます。

予算を管理し、支出を承認するための独自の権限の範囲

予算の管理は、財務数値を正しく維持することだけでなく、関係者を管理することでもあります。たとえば、従業員やチームメンバー。予算を管理し、経費を承認するには、優れた管理スキルを持っている必要があります。予算保有者は、特定の予算に割り当てられたお金に対して責任があるため、経費が正当であるかどうかを確認してから、予算を承認する必要があります。使う権限は、そのように、割り当てられたお金を単に使うことができるという意味ではありません。それはお金が責任を持って賢明に使われる必要があることを意味します。予算管理に失敗した場合はトラブルに巻き込まれ、予算管理に成功した場合にも報われる可能性があります。

予算を管理し、予算のお金を使う間、予算保有者は組織の目的と目的を覚えておく必要があります。目標または目標を達成するために考慮に入れる必要がある特定の目標と責任があります。また、予算を処理/管理する際には、法規制と組織の要件に留意する必要があります。コストを最小限に抑えるために必要な措置を常に講じ、予算を超過した場合に備えて適切な措置を講じてください。

収入と支出を監視、管理、記録します。予算に対する組織のパフォーマンスの概要を説明するドキュメントを作成します。すべての記録を最新かつ正確に保ちます。

ここに記載されている情報がお役に立てば幸いです。あなたの考えや経験を残すことを躊躇しないでください。よろしくお願いします。お立ち寄りいただきありがとうございます。