訪問者に会い、歓迎する：手順、目的、責任

訪問者がビジネス環境に入るとき、彼らは丁寧に迎えられ、歓迎されるべきです。

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ビジネス環境で訪問者/顧客に会って挨拶するとき、あなたはそれらの最初の数秒で長期的な影響を与える良い印象を作り出すことができます。

訪問者はさまざまな理由でビジネス環境に入ります。それらは、顧客（既存または新規）、代表者、サプライヤー、ビジネスパートナー、さまざまな部門/地域/組織の人々などである可能性があります。

訪問者との最初の連絡先は、組織の構造によって異なります。オフィス環境や産業環境では、受付管理責任者が最初の連絡先となる受付エリアがありますが、小売環境では、どのスタッフも最初の連絡先になる可能性があります。

お客様との出会いや挨拶の際には、さまざまなことを心がけておく必要があります。ビジネス慣行、ポリシー、規制、法律、そして最も重要な対人スキルとコミュニケーションスキルを認識し、十分な知識を持っている場合は、その第一印象を作成することができます。

ここでの内容は、経営学のNVQレベル2ユニットに基づいており、このユニットのクレジット値は3です。従う必要のあるさまざまな手順と、会議、挨拶、およびビジネス環境で訪問者を歓迎します。

このユニットには2つの部分があります。最初の部分は、候補者が訪問者に会い、歓迎するための手順に関する知識と理解に基づいて評価され、2番目の部分は候補者のパフォーマンスに基づいて評価されます。それは観察、個人的な声明、証人の証言などを通してです。両方の部分はまた質問と専門家の議論を通して評価することができます。

1.訪問者との面会と歓迎の手順を理解する

1.1。人々がビジネスを訪れるさまざまな理由、彼らの要件、そして彼らのニーズがどのように満たされるかを説明してください

事業環境や業種を考えると、さまざまな理由で事業所を訪れることが期待できます。訪問者を歓迎し、要件とニーズを満たし、訪問に関連する情報とサービスを提供することは、組織の責任です。

人々が事業所を訪れることができるさまざまな理由は次のとおりです。

• 製品やサービスに関するお問い合わせ
• 既存のサービスについてスタッフに相談する
• 苦情
• マーケティング
• さまざまな会議。これには、取締役会/委員会の会議、深刻な懸念の会議、グループディスカッションなどが含まれます。
• 集荷と配達
• 修理やメンテナンス
• 監査

ビジネスを訪問する訪問者のさまざまな要件は次のとおりです。

• 郵便番号やランドマーク（ある場合）を含む正しい住所を入力してください。
• 駐車場-適度な距離内に十分な駐車スペースがあり、障害者用に割り当てられた駐車スペースがあることを確認してください
• 一部のクライアントは特別なニーズを持っている可能性があり、したがって、組織が設置する必要があると予想する顧客または訪問者のタイプに関連する施設があります。
• 混乱することなく訪問者を適切なエリアに導くための目に見える標識。看板もプロである必要があります。入り口が明確で、清潔で、居心地が良く、ビジネスの性質を反映していることを確認してください。
• レセプションエリアには、訪問者を迎えて歓迎する人がいること、十分な座席設備、トイレ設備、小冊子、雑誌、雑誌などがあることを確認してください。

ビジネスを訪れる訪問者のニーズを満たすことができるさまざまな方法は次のとおりです。

• 必要に応じて、標識やその他の情報で常に受付エリアに簡単にアクセスできるようにしてください。
• 入り口は組織を反映しているので、きちんと清潔でなければなりません。
• 駐車場、座席、トイレ設備、待合室の新聞/雑誌、飲料水など、すべての基本的な必需品と設備を利用できるようにする必要があります。
• 可能であれば、ビジネスに関連する質問に答える準備をして、リーフレット/小冊子またはその他の情報リソースを提供してください。
• 訪問者のアクセス可能なエリアは、健康と安全の基準に従う必要があります。

1.2訪問者に迅速かつ丁寧に対応する目的を説明する

訪問者がビジネス環境に入るとき、彼らは丁寧に迎えられ、歓迎されるべきです。組織が何か食べたり飲んだりするものを提供している場合は、何かを食べたいかどうかを尋ねます。そうでない場合は、水を飲みたいかどうかを尋ねることができます。できるだけ早くすべての訪問者に対応し、彼らの質問に迅速かつ丁寧に答えてください。

レセプションエリアは、訪問者がしばらく待たなければならないことで忙しい場合があります。遅れたことをお詫びし、待ってくれたことに感謝します。

訪問者に迅速かつ丁寧に対応する目的は次のとおりです。

• 訪問者は、彼らが重要であると考えられていることを知っており、会社も彼らが重要であると考えています。
• 訪問者は見返りに専門的な態度と行動を維持します。
• 訪問者は会社を信頼し、組織についても良い意見や印象を与えるでしょう。
• 各従業員とその行動は組織を反映しているため、迅速かつ丁寧な対応により、組織の良いイメージが残ります。
• 訪問者は他の人に組織を推薦し、良い言葉を広め、将来的にもこの組織を使用します。

1.3自己と組織のポジティブなイメージを提示する目的を説明する

訪問者がビジネス環境を訪問するとき、最初の連絡先は受付の人（ほとんどの組織には1人います）、または少なくとも会って挨拶する人です。ご存知のように、第一印象は常に違いを生むため、あなたと組織のポジティブなイメージを提示することは非常に重要です。きちんと服を着て、自分を表現してください。組織のドレスコードに固執します。微笑んで、アイコンタクトを維持し、耳を傾け、前向きになり、彼らの質問を助けるために最善を尽くします。

そうする目的は次のとおりです。

• その特定の時点で、あなたは訪問者のために組織を代表しています。したがって、あなたの行動とアプローチは組織全体に反映されます。あなたと組織は、あなたのアプローチとサービスに基づいて判断または評価されます。
• それは訪問者に自信を与えます。
• 訪問者は組織の肯定的な印象を得る。
• 組織とその顧客および従業員の間の信頼を構築するのに役立ちます。
• それは組織のビジネスを改善し、それによって組織の利益を増加させる質の高いクライアントを引き付けます。

1.4訪問者に対応する際に、健康、安全、セキュリティの手順に従う目的を、自身の責任を含めて説明します

さまざまな健康と安全/セキュリティ手順がすべての組織で実施されています。これらの手順は、訪問者への対応も含め、常に従業員が責任を持って従う必要があります。

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これらの手順に従う目的は次のとおりです。

• 組織とその環境を訪問して働くためのより安全な場所に保つため
• 必要なすべての応急処置施設を適切な要件に合わせる。
• 従業員と訪問者の健康へのリスクを防ぐため。
• 組織の敷地内で動作する機械およびデバイスまたは機器が安全に使用できることを確認するため。
• 必要に応じて、予防措置を講じたり、緊急計画を立てたりするのに役立ちます。
• 事故、怪我、その他の健康と安全の問題を記録および報告するため。
• 作業慣行が安全であり、健康と安全対策が実施され、遵守されていることを確認するため。
• 床、階段、その他の場所は安全に使用できる必要があります

• 使用された危険物が安全な方法、安全な場所に保管されているかどうか、およびこれらが多くの方法で害を及ぼす可能性があるため、安全な方法で取り扱われ、使用されていることを確認するため
• 訪問者がアクセスできる場所や従業員が働く場所に適切な換気があることを確認する
• 作業エリアと訪問エリアの温度を適切なレベルに保ち、トイレ、洗濯、トイレの設備が良好な状態に保たれ、訪問者が問題や苦労なしにそれらを使用できるようにするため。
• 訪問および作業エリアには、可燃性物質、爆発性物質、およびその他の有害な放射性物質がないようにする必要があります。

• 事故を防ぐために、巨大な機械設備を訪問エリアから遠ざける必要があります
• 警告標識は、必要な場所に配置する必要があります。
• 後続のワイヤーがないことを確認し、健康と安全のリスクを回避するように注意してください
• 職場で機器を使用する場合は適切なトレーニングを受け、組織の安全衛生ポリシーと事故手順を遵守してください。
• セキュリティを確保するために、組織の手順に従って訪問者を記録していることを確認してください。

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リビングスタ。

NVQ候補者への親切な注意：これは参照用であり、複製しないでください。また、ユニットを書き留める際には、ビジネス環境と職務内容に関連してください。ではごきげんよう！