コミュニケーション計画の書き方

コミュニケーションワードコラージュ

Flickrクリエイティブコモンズ経由のキャサリンクロニン

仕事の変化に直面して抵抗に直面したことがある場合は、優れたコミュニケーション計画が変更管理イニシアチブのサポートに役立ちます。優れたコミュニケーション計画は、すべての利害関係者に情報を提供するのに役立つだけでなく、組織がプロジェクトや組織の変更に対するサポートを獲得するのにも役立ちます。

コミュニケーションプランとは？

コミュニケーション計画は、すべての利害関係者に伝えるために重要なこと、伝えたいメッセージ、その言い方、いつ言うかを整理するのに役立ちます。コミュニケーション計画は、5つの大きな質問をカバーする必要があります–誰ですか？何？どうして？どうやって？いつ？

計画を整理し、以下の各ステップを実行するときに記入できるように、以下のような単純なマトリックスを作成することから始めます。

聴衆	メッセージ（なに）	目的（理由）	方法（方法）	ターゲット（いつ）
内部の利害関係者
外部の利害関係者

以下の簡単な手順を確認して、ビジネスで成功するコミュニケーション計画の作成を開始してください。

ステップ1.あなたの聴衆を知る

コミュニケーション計画の作成を開始する最も簡単な場所は、対象者を特定することです。プロジェクトで、組織の内外の人々に情報を提供し、最新の状態に保つ必要がある場合は、まず、内部と外部の利害関係者のリストを作成します。

内部と外部の利害関係者のいくつかの例

内部の利害関係者の例：	外部の利害関係者の例：
エグゼクティブレベルのリーダーシップ	プロジェクトのエグゼクティブスポンサー
部門マネージャー	事業主
最前線の従業員	最前線のお客様

内部および外部のすべての利害関係者のリストを作成したら、それぞれの下に次の質問に答えるメモを作成すると役立つ場合があります。

• 彼らは何を知っていますか？
• 彼らは何を知る必要がありますか？
• どのグループが他のグループよりも優先されますか？
• グループごとに異なるメッセージが必要ですか？

各オーディエンスセグメントに関する基本的な質問に答えたら、次に、各オーディエンスセグメントに何を伝えるかを決定します。

これで、コミュニケーションマトリックスのオーディエンス列が完成しました。

聴衆	メッセージ（なに）	目的（理由）	方法（方法）	ターゲット（いつ）
内部の利害関係者
エグゼクティブリーダーシップ
マネージャー
従業員
外部の利害関係者
エグゼクティブスポンサー
所有者
最前線のお客様

ステップ2.あなたのメッセージは何ですか？

聴衆に伝える必要のあるメッセージを考えるときは、単に「何」という質問に答えることを考えてください。メッセージの目的と配信方法については、後で説明します。

次のチェックリストを使用して、視聴者が知っておく必要があることを判断してください。

• あなたのターゲットオーディエンスは現在何を知っていますか？（ステップ1で作成したすべてのオーディエンスセグメントのリストでこれを特定します）。
• 彼らは何を知る必要がありますか？
• 彼らは何を知る必要はありませんか？
• 各聴衆にどのような声のトーンを伝える必要がありますか？（エグゼクティブコミュニケーションでは専門的で率直なアプローチを取ることができますが、顧客への直接のコミュニケーションはよりエネルギッシュで具体的なものである必要があります）
• あなたの聴衆の懸念は何ですか？各オーディエンスへのメッセージが、それぞれの固有の個別の質問や懸念に対応していることを確認してください。プロジェクトや変更に関する社内の従業員の質問は、エグゼクティブスポンサーが懸念している質問とは完全に異なる場合があることを忘れないでください。

これらの質問に答えたら、マトリックスの2^番目の列に入力します。

聴衆	メッセージ（なに）	目的（理由）	方法（方法）	ターゲット（いつ）
内部の利害関係者
エグゼクティブリーダーシップ	変化のビジネス価値。
マネージャー	チームが変更について知っておくべきこと。
従業員	変更があなたの日々の仕事にどのように影響するか。
外部の利害関係者
エグゼクティブスポンサー	組織にとっての変更のメリット。
所有者	変更が収益にどのように影響するか。
最前線のお客様	変更があなたの日々の仕事にどのように影響するか。

ステップ3.あなたのメッセージの目的は何ですか？

このステップで、「なぜ」という質問に答えます。それぞれのメッセージ（何）を各聴衆に伝える必要があるのはなぜですか？この質問に答えることで、各情報を従業員や顧客に伝えることが重要である理由と、その情報を伝えることがビジネスや顧客の価値にもたらす価値を理解するのに役立ちます。

重要なメッセージを利害関係者に伝達する一般的な理由：

• 変更とプロジェクトに関する理解を深める
• プロジェクトまたは変更の利点を強調するため
• 組織の純利益へのプラスの影響を指摘する
• 準備のために学ぶ必要のあるスキルや情報を聴衆に知らせるため
• あなたの聴衆がそれが彼らにどのように影響するかを理解するのを助けるために

「私にとって何が含まれているのか」と答えてみてください。各コミュニケーションの目的を特定して、すべての聴衆に十分な情報を提供できるようにするとき。

各利害関係者の「内容」がわかったら、マトリックスの3^番目の列に入力します。

聴衆	メッセージ（なに）	目的（理由）	方法（方法）	ターゲット（いつ）
内部の利害関係者
エグゼクティブリーダーシップ	変化のビジネス価値。	財務的および顧客的価値を通知するため。
マネージャー	チームが変更について知っておくべきこと。	変更が発生する前にチームを準備するため。
従業員	変更があなたの日々の仕事にどのように影響するか。	従業員が変化が起こる前にスキルと日々の変化を学ぶことができるようにするため。
外部の利害関係者
エグゼクティブスポンサー	組織にとっての変更のメリット。	コスト削減とメリットを通知するため。
所有者	変更が収益にどのように影響するか。	収益への影響を強調することにより、変更に対するサポートを獲得します。
最前線のお客様	変更があなたの日々の仕事にどのように影響するか。	変更に備えて顧客を準備するため。メリットを強調します。

モバイルソーシャルメディア

Flickrクリエイティブコモンズ経由のjasonahowie

ステップ4.配信方法は何ですか？

誰と通信しているのか、何を言おうとしているのか、なぜそれを言おうとしているのかがわかったので、メッセージを配信するための最良の方法を決定する必要があります。組織によっては、利用可能なすべての異なる通信チャネルの「チートシート」を保持しておくと役立つ場合があります。

一般的な通信チャネルには、次のものがあります。

• 電子メール通信
• メールで配信される書面によるコミュニケーション
• テキストメッセージのリマインダー
• ソーシャルメディアメッセージ
• タウンホールミーティング
• ミクストメディア
• プレスリリース
• チラシやポスター

ヒント

電子メール通信は便利かもしれませんが、複数のチャネルを使用して同じメッセージを公開することを躊躇しないでください。フレンドリーなリマインダーを送信しても害はありません。コミュニケーションが多すぎると、十分ではないよりはましです。

これで、マトリックスの4^番目の列に入力できます。

聴衆	メッセージ（なに）	目的（理由）	方法（方法）
内部の利害関係者
・エグゼクティブリーダーシップ	変化のビジネス価値。	財務的および顧客的価値を通知するため。	電子メール通信
・マネージャー	チームが変更について知っておくべきこと。	変更が発生する前にチームを準備するため。	電子メール通信
従業員	変更があなたの日々の仕事にどのように影響するか。	従業員が変化が起こる前にスキルと日々の変化を学ぶことができるようにするため。	メール通信、ポスター、チラシ、市庁舎
外部の利害関係者
・エグゼクティブスポンサー	組織にとっての変更のメリット。	コスト削減とメリットを通知するため。	電子メール通信
・所有者	変更が収益にどのように影響するか。	収益への影響を強調することにより、変更に対するサポートを獲得します。	書面、郵送の手紙
・最前線の顧客	変更があなたの日々の仕事にどのように影響するか。	変更に備えて顧客を準備するため。メリットを強調します。	書面、郵送された手紙、電子メールによるリマインダー

注意

メッセージが時間どおりに正確に配信されるという説明責任を確保するために、可能な限り、「メソッド」列にリストする各アイテムの後ろに常に「所有者」を割り当ててください。

ステップ5.コミュニケーションをとるのに最適な時期はいつですか。

コミュニケーション計画はほぼ完了です！あなたはあなたの聴衆、あなたが伝えたいメッセージ、各メッセージの背後にある目的、そしてあなたがそれをどのように届けようとしているのかを特定しました。次に、これらのメッセージを各オーディエンスに配信するための最適なタイミングを把握する必要があります。以下は、各メッセージの最適なタイミングを決定するために検討する必要のあるいくつかの質問です。

• 誰に最初に通知する必要がありますか？
• 変更はいつ行われますか？
• どのくらい前に全員に通知する必要がありますか？
• 注意が必要な期限はありますか？
• オーディエンスの利害関係者のいずれかが利用できなくなる予定ですか、それとも回避する必要のある日付がありますか？
• オーディエンスごとに複数の方法を使用してメッセージを配信していますか？最初、2番目、3番目などに発生する必要があるのはどれですか？

これらの質問に答えると、マトリックスの最後の列に開始日と終了日を簡単に入力して、タイムラインに責任を持たせることができるはずです。

聴衆	メッセージ（なに）	目的（理由）	方法（方法）	ターゲット（いつ）
内部の利害関係者
エグゼクティブリーダーシップ	変化のビジネス価値。	財務的および顧客的価値を通知するため。	電子メール通信	開始：mmddyyyy終了：mmddyyyy
マネージャー	チームが変更について知っておくべきこと。	変更が発生する前にチームを準備するため。	電子メール通信	開始：mmddyyyy終了：mmddyyyy
従業員	変更があなたの日々の仕事にどのように影響するか	従業員が変化が起こる前にスキルと日々の変化を学ぶことができるようにするため。	メール通信、ポスター、チラシ、市庁舎会議	開始：mmddyyyy終了：mmddyyyy
外部の利害関係者
エグゼクティブスポンサー	組織にとっての変更のメリット。	コスト削減とメリットを通知するため。	電子メール通信	開始：mmddyyyy終了：mmddyyyy
所有者	変更が収益にどのように影響するか。	収益への影響を強調することにより、変更に対するサポートを獲得します。	書面、郵送の手紙	開始：mmddyyyy終了：mmddyyyy
最前線のお客様	変更があなたの日々の仕事にどのように影響するか。	変更に備えて顧客を準備するため。メリットを強調します。	書面、郵送された手紙; メールリマインダー	開始：mmddyyyy終了：mmddyyyy

ステップ6.計画を実行してください！

おめでとう！コミュニケーション計画が正常に完了しました。プロジェクトの利害関係者と計画を共有すると、メッセージングの作成、資料のルックアンドフィールの完成、およびタイムラインに従って利害関係者へのメッセージングの配信に取り掛かることができます。

マトリックステンプレートを使用して少し高度な計画を立てることで、プロジェクトのコミュニケーション計画を作成することで、すべての利害関係者に情報を提供し、混乱や誤解を避け、プロジェクトのサポートを得ることができます。変化は、職場の多くの人々にとって不快なものになる可能性があります。良いコミュニケーション計画を作成するために時間を割くことは、最も不快な人でさえ、自信と理解を持って未知の正面に直面するのを助けることができます。