会社に効果的な苦情を書く方法：ステップバイステップガイドとサンプルレター

苦情の手紙を書く

会社が彼らの製品に私たちを満足させないとき、私たちは皆そこにいました。欠陥がある、品質が悪い、または単にあなたの期待を超えないアイテムを購入することは常に対処されるべきです。時々、レストランはあなたが期待していたものではない食べ物をあなたに提供するかもしれません（肉の髪、誰か？）。

人々は一般的に製品やサービスに満足していますが、会社が例外を作ったり、あなたを完全に失望させたりすることもあります。

不良品を受け取ったり、ウェイターにひどい扱いを受けたりしても、見過ごされてはなりません。このような問題は、苦情の手紙または電子メールで簡単に解決できます。

強烈な苦情の手紙を書く方法：要約

これらの各手順について、以下で詳しく説明します。

ステップ	あなたが言う必要があること	例-製品
ステップ1：正しい場所に送信することを確認する	左の部署と会社の住所。親愛なるサー/マダムとの挨拶	住所、Dear Sir / MadamまたはDearMr / Ms Blakey
ステップ2：正しいトーンで手紙を始める	_date_に_store_で商品を購入しました。食品の参照コード、保証の詳細、保証、有効期限など、その他の関連情報を提供します。	私は最近、2020年9月12日にベイカーズレーンのスーパーストアで寸法1.5mx2mのパステルラベンダーカーテンを購入しました。カーテンの参照コードは338Jです。
ステップ3：問題を効果的に説明する	製品またはサービスの何が問題になっていますか？簡潔、正確、簡潔にしてください。製品の何が問題なのかを正確に述べてください。	カーテンの外側の縫い目には裂け目があり、非常に目立ち、生地を傷つけずに固定することはできません。
ステップ4：解決策を提案する	問題をどのように修正したいかを述べてください。何が問題を修正しますか？それは、サービス/クーポン/無料製品の返金/修理/交換/変更である可能性があります	この問題を修正するために、上記のカーテンタイプの全額交換をお願いします。
ステップ5：関連する必要な文書を同封または添付する	保証書、領収書などの関連書類が同封されていることにも言及できます。	必要な詳細と1年間の保証が記載された領収書を同封してください。
ステップ6：制限時間を設定する	応答に適した時間枠を与えます。	6月6日から6月15日までいつでも交換品をお送りいただければ幸いです。
ステップ7：ストロングエンディングを書く	最後に、彼らが問題を解決してサインオフすることを望んでいると言ってください。	私はあなたが交換品を送って問題を修正することを最大限に確信しています。敬具….

効果的な苦情の手紙を書く方法

ステップ1：正しい場所に送信することを確認する

最初に必要なのは

1. あなたの国の本社の住所、および
2. あなたがそれを送る部門。

企業は自社の拠点が非常に効果的にどこにあるかを示さない可能性があるため、最初は書き込み先を見つけるのが難しい場合があります。おそらくあなたは彼らの連絡先情報を以下で見つけることができるでしょう：

• 製品に付属の保証または保証ページ
• 彼らのウェブサイト。関連情報が含まれている「お問い合わせ」または「会社概要」リンクをクリックしてください
• 製品自体。食べ物や飲み物は通常、パッケージに連絡先情報が記載されているので、必ず確認してください。情報が最も簡単な場所にあることに驚かれることでしょう。

住所が決まったら、手紙の送付先の担当部署を確認してください。レストランなどの小規模なサービスの場合は必要ありませんが、大企業（たとえば、ユニリーバやペプシ）の場合は部門が必要になります。同社のウェブサイトでは、技術、カスタマーサービスなど、手紙の送付先を指定しています。

ステップ2：正しいトーンで手紙を始める

その厄介なアドレスを見つけて行く準備ができたら、手紙を始めることができます！

1. 最初に行う必要があるのは、送信者のアドレスを右上隅に配置し、あなたのアドレスを左隅に配置することです。これは形式的なものであり、常にあなたの手紙に素敵なタッチを加えます。
2. 次に、カスタマーサービス担当者が誰であるかわからない場合は、 Dear Sir / Madam と書いてください。マネージャーまたはCEOに手紙を書く場合は、 Dear Mr / Ms…. と書いてください 。

それから、あなたはそれを読む人の注目の的となる手紙の実際の本文を始めます！

• まず、どの店舗でも、どの日付でも商品を購入したと言ってください。食品については、有効期限とストアコードを記載してください。それ以外の場合は、それが関係します。例： 最近、2014年11月19日にスーパーストアでペプシマックスの2Lボトルを購入しました。ボトルの有効期限は2014年11月30日で、ボトルネックのコードは113Aでした。
• あなたがいつもその会社に最高の品質を期待していて、その特定の日、あなたの期待は弱められたとしましょう。例えば： 私は常にTechnoPCを高く評価し、あなたのラップトップのすべてを信頼しました。私は同じ期待を持ってラップトップを購入するためにスーパーストアに行きましたが、ラップトップでの私の経験はその声明が真実ではないとみなします。

ステップ3：問題を効果的に説明する

次の部分は、製品を使用したとき、またはサービスに参加したときに何が起こったかを正確に説明しているため、最も重要です。

• パッケージを開封したときの製品の状態と、正確に何が問題なのかを説明します。内部で何が問題なのか特定できない場合は、正しく機能していないと言ってください。会社が調査します。例： カメラが正しく機能していないことがわかりました。カメラの電源を入れるたびに、フォトギャラリーに入りました。ギャラリーにアクセスすることしかできなかったので、写真を撮ることができませんでした。
• あなたは、例えば、あなたの訪問で何が起こったのかサービス、状態について話している場合： 私は「Lizze」の名前で美容師との約束があったとき、彼女は彼女の友人に話を30分を費やして、私は非常に待っていることになりました長い時間！

正しいトーンを伝えるためのヒント：

• 常に落ち着いてください。腹を立てないでください。あなたにはすべての権利がありますが、カスタマーサービスチームがその日に受け取った苦情の数を想像してみてください。読者はイライラしたり、イライラしたり、偽物やスパムと見なして捨てたりする可能性があります。
• 簡潔に保ち、お金の無駄、苦しんだこと、悪い製品など、無関係な発言で手紙を台無しにしないでください。彼らは単に何が悪いのかを知り、それを修正したいだけです。彼らは通常、手紙の半分でさえ読むことはなく、重要な文章だけを読みます。
• 製品やサービスのどこが悪いのかを言うときは、できるだけ正確に言ってください。これにより、会社の時間を大幅に節約できます。

苦情があれば、遠慮なく！それがカスタマーサービスの目的です。頑張れ！

ステップ4：解決策を提案する

このセクションでは、問題を解決するために何をしたいのかを説明します。あなたはあなたが会社に要求することができる多くのオプションを持っています：

• 製品の返金
• いずれかの範囲で使用できるバウチャー
• 修理する製品
• より質の高い料理を提供する、衛生状態を改善する、スタッフの態度を変えるなど、サービスの変更。
• フードクーポン

例： 代わりに別のカメラを購入したいので、カメラの全額返金を希望します。

もう一度購入する場合、将来どのように製品を作りたいかを言います。たとえば 、この問題が他の顧客に二度と起こらないこと、そして私が常にあなたの製品から最高の品質を受け取ることを願っています。

ステップ5：関連する必要な文書を同封または添付する

同封したい写真（特にメールの場合）、保証書、保証書、領収書などの参照ページがある場合は、手紙にその旨を記載する必要があります。

• 同封の保証/保証/領収書があると言います。

例:: 「目覚まし時計の保証ページとシリアル番号に関する情報とともに、元の領収書のコピーを添付してください。」

修理したい破損品がある場合は、その旨も必ず記載してください。

例： 私が手紙で言及した故障したカメラも同封してください。

ステップ6：制限時間を設定する

なぜ制限時間を設定するのですか？ええと、企業は毎日数百とは言わないまでも数十の手紙を受け取ります。たぶん、会社からの返答が来るまでに6週間から3ヶ月かかることがあり、修理が必要な場合はさらに長くかかるでしょう。今ではかなり長い待ち時間です！

ほとんどの企業は、バックログがあるため、送信後約2週間であなたの手紙を確認します。彼らがバックバーナーにそれを投げるのを避けるために、あなたは応答が欲しいときに時間枠を設定することができます。今それは気の利いたです。

例： 8月16日から8月30日までのいつでも、できるだけ早く回答をお願いします。それは大歓迎です。

ステップ7：ストロングエンディングを書く

あなたは問題が解決されることを願っていますとしてサインオフと言って、あなたの手紙を終えることができる 忠実ユアーズ あなたは自分の名前やわからない場合- 敬具を -あなたは自分の名前を知っていれば。

例： この問題が解決されることを願っており、問題を修正していただけると確信しています。

あなたの手紙を送ってください、そしてあなたはあなたが述べた時間枠内に応答を期待するべきです。

苦情の手紙を書く理由

多くの人は、何もしないことで彼らを失望させる製品を無視します。消費者として、あなたはあなたの製品を返金するか、別のものと交換する権利があります。苦情の手紙を書くことが効果的であるいくつかの理由はここにあります：

• 自社の製品ラインに欠陥があり、他の人にさらに危険を及ぼす可能性がある場合は、会社に通知されます。彼らに連絡することによって、彼らはそれがなぜ欠陥があったのかを理解し、それが再び起こるのを防ぐことができます。
• 企業は不満のある顧客に会うことを嫌うので、製品を交換または返金する可能性が高くなります。
• 飲み物や食料品については、交換の代わりに、無料のクーポンや無料の製品を受け取ることができます！企業は常にあなたを甘くするためにこれらを固執します。
• サービスを提供しているレストランや他の会社は、彼らの仕事を適切に行っていないかもしれないスタッフのメンバーの注意を引くことができます。
• 何かが正しくない場合は、大騒ぎしてください！あなたはその製品やサービスにお金を払ったので、高品質の製品を手に入れる必要があります。問題はすぐに解決されるので、決して静かにしないでください。

次の手紙は、故障したスマートフォンに対する苦情です。

ウィリアム、パブリックドメイン、Pixabay経由

故障したスマートフォンのサンプルレター

親愛なるサー/マダム、

最近、7月17日にロンドンのベイカーストリートにあるスーパーストアでSamsung GalaxyS5スマートフォンを購入しました。保証は1年間有効で、ボックスの参照番号にはSSF319と記載されています。

スマートフォンが故障していて、私はあなたの製品に非常に失望しています。スマートフォンはメニュー画面を表示し続けますが、アプリケーションにアクセスしたり、新しいウィンドウを開いたりすることはできません。メニュー画面では画面がフリーズしたままです。

お早めに、できれば下記の時間内に修理をお願いいたします。

購入時に店から受け取った領収書と一緒に、電話に付属の保証書を同封してください。これらのドキュメントには、必要なすべての参照コードが記載されています。

7月27日から8月10日までの期間内に返信を受け取り、電話を完全に修理して正常に機能させたいと思います。

これが二度と他のお客様に起こらないことを願っています。問題が修正された場合、私は引き続きあなたの顧客です。問題が解決することを願っており、問題が解決することを確信しています。

敬具、

スーザンウェルズ

レストランでの貧弱なサービスのためのサンプルレター

親愛なるサー/マダム、

私は7月26日水曜日のタコスハットでの私の残念な経験を詳しく説明しています。あなたの常連客として、私はあなたのレストランで最も恐ろしい経験をしたと言って非常に腹を立てています。

私がタコスを注文したとき、スタッフは私の注文を無視してプロセスを完全に遅らせました！私が注文してもいいかと尋ねると、彼らはそれを受け取りましたが、とてもきびきびして失礼でした。「エマ」という名前のスタッフの一人が注文を出しましたが、それは私が最初に注文したものではありませんでした。彼女は順番を変えず、私はそもそも私が求めていなかった食べ物を食べさせられました！

スタッフはお客様に対する態度を変える必要があると思います。私は彼らに彼らの仕事を正しく行い、友好的で親切にしてもらいたいです。彼らのきびきびとした態度と「もう一人の顧客」の態度は消えるはずです。そして、レストランを成功させる唯一の方法は、喜んで手伝ってくれるフレンドリーなスタッフと一緒にすることです。

問題が修正された後も、私はあなたの顧客であり続けます。変更がありましたらお知らせください。

敬具、

スーザンウェルズ。

不平を言う最良の方法は何ですか：手紙または電子メール？

メールを書くか手紙を書くかを決めるのは難しいかもしれません。どちらにも長所と短所がありますが、手書きの手紙を書く場合は一般的に好まれます。これは、会社があなたをより真剣に受け止め、修理/交換をより迅速に郵送できるためです。

ただし、一部の企業（Appleなど）には、修理のために書き込むことができる有効なアドレスがないため、関連する部門に電子メールで送信する必要があります。

トップのヒント

次のヒントは、問題を解決するためのコースで役立ちます。

• 簡潔にしてください。 この問題についてのあらゆる種類の毛羽立ちや怒鳴り声は、読者に混乱と欲求不満をもたらすだけであり、それはあなたが望む最後のことです！企業は、簡単にスキャンして、何が悪いのか、応答が必要な時間枠、何が問題を解決するのかなどの重要な情報を取得するために使用できる簡潔で正式な手紙を求めています。これにより、プロセスが迅速かつ簡単になります。
• 誓ったり、嫌になったり、気性を見せたりしないでください！ それは与えるのに非常に悪い雰囲気であり、事態を悪化させるだけです！
• 弁護士に相談しない限り、会社に脅威を与えないでください。製品の欠陥などの小さな問題については、法的脅威を与える必要はありません。
• 彼らが問題を解決した場合、あなたが彼らの顧客であり続ける という 印象 を彼らに与えるようにし てください。 あなたが彼らの製品を二度と購入しないとあなたが言うならば、彼らはあなたの手紙を無視して問題を決して直さないかもしれません。しかし、彼らがあなたに返金/問題を変更した場合、彼らはあなたを顧客として維持するためにそうするだろうと言うことによって。
• 答えや解決策が必要なときは、時間枠を指定してください。これにより、物事が迅速かつスムーズに実行されます。時間枠がない場合、会社は数週間返信しない可能性があります。

すべてのコメントは大歓迎です！物足りない商品やサービスを体験したことはありますか？以下であなたの経験を共有してください。読んでくれてありがとう！

©2014スーザンW