チェックリストを整理しておく方法

この記事では、チェックリストを使用して整理する方法について説明します。

mohamed_hassan、CC0、PIxabay経由

あなたはあなたがコントロールを失ったように感じますか？

何も達成していないような気分で仕事を辞めるような日があったことはありますか？

• あなたの机はあなたが到着したときよりも散らかっているように見えます。
• あなたの受信箱は先週最大になりました。
• 付箋はコンピュータの画面を覆っています。
• 机の下に足を入れるスペースがありません。
• そして、その朝の会議はついに1時間前に終了しました。

整理された状態を保つことは挑戦です。情報はあらゆる方向から私たちを襲います。テキストメッセージ、ソーシャルメディア、電子メール、Webフォームの応答、会議出席依頼、会話の受け渡し、電話、および標準のメールが私たちの注意を争っています。

ストレスレベルが高いのも不思議ではありません。アメリカ心理学会（APA）は、2017年のアメリカ人の39％が、職場での「過度の作業負荷」によって引き起こされる「やや重大な」から「重大なストレス」に苦しんでいると報告しています。

職場の混乱

2017年のAPAの調査では、非現実的または不確実な役割も職場でのストレスの上位5つに含まれていました。これらのマイナス面は、仕事が多すぎることに加えて、仕事を常に把握することを困難にしています。

そして、タスクの過負荷と時間管理の制約に取り組むのは、オフィスの従業員だけではありません。商人、小売労働者、芸能人も物事を成し遂げるのに苦労しています。

ほとんどの職場では、職務とタスクを強調する職務記述書が提供されます。時々、それらは時代遅れであるか、あなたがするすべてをカバーしていません。そして、彼らは責任のリストを伝えるかもしれませんが、彼らは詳細を欠いています。

職場に段階的に文書化された手順がある場合でも、やることが多すぎる可能性があります。チェックリストを使用して重いワークロードに優先順位を付けて管理する方法を知っていると、メリットがあります。また、チェックリストは重要な組織ツールとして機能します。

あなたが仕事で圧倒されていると感じているなら、やることリストの助けを借りて整理してください。毎朝の初めに、あなたがする必要があるすべてを書き留めてください。具体的に。

持ち越される毎日のリストを保持する

タスクとアクティビティの毎日のやることリスト：

• リマインダーとして機能します
• 1日の優先順位付けに役立ちます
• オーバーコミットしているかどうかを表示します
• あなたの時間を節約します

時間と優先順位を上向きに管理する

チェックリストはワークフローにも役立ちます。あなたが複数のラインマネージャーに答える秘書または個人秘書である場合、チェックリストはあなたが上向きに管理するのに役立ちます。リストに列を含めて、各タスクの完了までの時間の見積もりを記録します。

上司に、あなたに与えられたタスクをあなたのやることリストに記録するように勧めます。チェックリストは、あなたのワークロードに対する彼らの認識を広げます。彼らはあなたが他に何をしなければならないか、そしてそれがいつ必要とされるかを見ます。リストは彼らの期待を管理します。

ラインマネージャーが1人しかない場合でも、チェックリストはワークロードの重要な証拠です。やることリストを使用して、次のことを行います。

• より効率的な作業プロセスを発見する
• ワークロードを軽減する
• ヘルプをリクエストする
• アシスタントまたは新しいチームメンバーを求めて議論する

しかし、私があなたとあなたと共有しようとしているのは、ただの普通のやることリストではありません。チェックリストの主催者です。

チェックリストを作成するために必要なもの

• ノートブック（A5サイズの本の使用をお勧めします。）
• 緑、黄、紫、赤など、少なくとも4色のペン
• 定規（オプション）
• スターステッカー（任意の色）

ページ上のすべてのタスクを完了したら、自分にスターを付けます。

©Phumphaosrk-Dreamstime.com（変更された画像）

7ステップのチェックリストオーガナイザー

1. ノートブックを開いて、最初に利用可能なページを開きます。
2. 今日の日付を一番上に書いてください。
3. 家に帰る前に完了する必要があるすべてのことを書き留めてください。

   *その日に完了する必要がないタスクも含めて、新しいタスクを含めます。

   *タスクごとに1行を使用します。

   *色付きのペンで各タスクに優先順位を付けます（以下のカラーガイドを参照してください）。

   
   ヒント：より簡単に管理するために、いくつかの職務を複数のタスクに分割することをお勧めします。

4. あなたがそれを完了するとき、各タスクを通して直線を支配してください。または、行の終わりにチェックマークを付けます。
5. 明日、新しいページで新しいリストを開始します。
6. 毎日あなたの本に戻って、星のないページを見つけてください。未完了のタスクを評価します。タスクを新しいページに進める必要がある場合は、古いページでタスクを完了して、再度アクセスしないようにします。
7. 1日のリストが完成したら、スターで自分に報酬を与えましょう。スターステッカーは、見やすいページに貼ってください。視覚的に努力に報いると、ページ上の各項目が完了したことも示されます。星のないページには未完成のビジネスがあります。

スターステッカーは、リストのアイテムが完成したか、別の日に繰り越されることを示します。

©Bazruh-Dreamstime.com

色でリストに優先順位を付ける

• 赤いタスクには切迫感があります。それらはその日に完了する必要があります。
• 青いタスクは繰り返されます。
• グリーンタスクは長いプロジェクトのためのものです。完了するまでに1週間以上かかると予想されます。
• 黒のタスクは、職務記述書に記載されている可能性のある一般的なタスクです。

さらに分類するために他の色を使用できます。たとえば、毎日の繰り返しタスクと毎週の繰り返しタスクを区別するために、異なる色を使用したい場合があります。

チェックリストを使って自宅で整理整頓

チェックリストオーガナイザーはどこでも機能します。1つは仕事用、もう1つは私生活用の2つのノートブックを保持することをお勧めします。

ホームオーガナイザーのチェックリストに雑用を追加して、家を清潔に保ち、芝生を刈り取ります。また、次の目的で使用することもできます。

• あなたの結婚式を整理する
• 就職活動
• ベンおじさんの引退パーティーを計画する
• 請求書に優先順位を付けて支払う
• 次の海外休暇を手配する

ほとんどの種類のイベントや生活環境を管理するために使用できます。

デジタルチェックリストオーガナイザー

頻繁なチェックが必要な職場プロセスはありますか？スマートフォンまたはタブレットで使用するためにチェックリストオーガナイザーを自動化することを検討してください。PDFフォームを作成するか、以下のアプリのいずれかをお試しください。

PDFチェックリストオーガナイザーフォーム

顧客が施設にアクセスする職場では、多くの場合、設備や施設を検査するためのサイト監査から1日が始まります。指定された従業員がチェックオフまたはコメントできるように、以下のような優先リストを作成します。完了すると、従業員は監査チェックリストを保存して、マネージャーまたはOH&S役員に電子メールで送信します。

PC、スマートフォン、タブレット向けのチェックリストアプリ

ノートブックを持ち歩きたくない場合は、これらのアプリを使用して整理することもできます。

AppleのiOSには、標準のリマインダーアプリが付属しています。これを代替プロセスとして使用して、整理してください。

iOSデバイスを制限しているか使用していないAppleReminderアプリを見つけますか？Todoist：To-Doリストとタスクマネージャーをお試しください。複数のデバイスで無料で利用できますが、プレミアムオプションも付属しています。GoogleまたはFacebookアカウントでアプリにログインするか、新しいアカウントを作成します。Windows 10PCで使用しています。

その他のチェックリストと組織のアプリ（一部は小額の料金がかかるか、アプリ内購入が含まれています）には次のものがあります。

• Wunderlist
• Google Keep
• Habitica（ゲーム化されたやることリスト）
• OmniFocus 2
• 2Do（やることリスト、タスク、メモ）

アプリと紙ベースのチェックリスト

アプリはチェックリストを自動化します。これらにより、ワークフローを他の人、プログラム、および作業プロセスと簡単に共有および統合できます。ただし、コンピュータシステムが停止したり、電源に障害が発生したりした場合は、手動のチェックリストオーガナイザが制御を維持します。

紙ベースのチェックリストは、緊急事態に不可欠なツールです。デジタルチェックリストの印刷されたコピーを手元に置いておくことを検討してください。

職場の安全を管理している場合は、クリップボードと職場の健康と安全のチェックリストのハードコピーを手が届きやすい場所に保管してください。ブラックアウト手順のチェックリストを用意しておくこともお勧めします。

電源が切れたときのために紙ベースのチェックリストを保管してください。

©Ekaterina79-Dreamstime.com

チェックリストを整理しておく必要がある理由

仕事のやることリストなどのチェックリストオーガナイザーを使用することで、仕事の管理を取り戻すことができます。あなたがする必要があるすべてを常に覚えているのではなく、あなたのタスクを書き留めることはあなたの考えを解放して、目の前の仕事に集中することができます。

チェックリストオーガナイザーは、日常のやることリストを超えています。これを使用して、労働安全衛生チェックやサイト監査などの特定のプロセスを完了します。または、リラックスして週末を楽しむために必要なすべてを整理します。

チェックリストを1日の一部にすることで、職場のストレスを軽減します。やることリストを使用して、次のことを行うこともできます。

• より多くのリソースのビジネスケースを提案する
• 職務記述書を更新し、責任を割り当てます

何よりも、チェックリストは、プロセスまたは実行する必要のあることを視覚的に管理および整理するのに役立ちます。その結果、その最後のダニはあなたから圧力の山を取り除きます。

©2012Tina Dubinsky

どのように整理されたままですか？リストを使用していますか？

2013年5月1日に英語になります：

組織化されていない？それは私が毎日笑です。それは私がまだ正気だという不思議です。私は実際にiPhoneを持っていて、「リマインダー」アプリをいつも使っています。そのおかげで、自分がどれほど整理されているかわかりませんが、それは大いに役立ちます。良いハブ。