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毎年、家のあちこちに散らばっている無秩序な紙の山のストレスで暮らしていました。あちこち、玄関のそば、キッチン、そして私の机の上に小さな山がありました。受信トレイ/送信トレイシステムがありましたが、効果的に機能しませんでした。請求書は紛失し、ステートメントがファイルに反映されることはめったになく、必要な とき に必要なものを見つけることができませんでした。最も基本的な方法では、私の財政は適切に組織されていませんでした。
財務を効果的に管理するには、すべての請求書、財務諸表、保険証券、およびその他の重要な事務処理を追跡するためのシステムが必要です。手に渡る紙切れ、領収書、請求書をすべて保存する必要はありません。以下は、何を保持する必要があり、何を細断できるかを判断するのに役立つガイドです。これらの要件を明確にしたら、古いファイルや書類の山を一掃し、毎日の状況にすばやく簡単に対応できるシステムをセットアップできます。
ホームファイリングシステム
何を提出する必要がありますか？何を投げるべきですか？
私たちのほとんどは、あまりにも多くの事務処理を節約し、それが管理の負担になります。すべてのATMレシートまたはケーブル請求書を保存する必要はありません。参照用にどれくらいの頻度でそれらが必要ですか？毎日すべてのメールを調べて、不要なものをすべて取り除く習慣をつけましょう。家の中、オフィスを通って、または机の上に積み重ねられた紙の流れの上に常にとどまります。
動作するシステムを確立すると、それを正常に保つのに毎日数分しかかかりません。
これは、あなたがしがみついて提出する必要があるいくつかの財務書類と、あなたが投げることができるものを簡単に見ていきます。シュレッダーとリサイクルが最も責任のある方法であるということを「投げる」とき、あなたのアイデンティティ保護と地球のために覚えておいてください。
- 給与明細書：給与明細書の正確性を確認したら、それらは必要ありません。ローンを申請する際に雇用の証明のために必要な場合に備えて、最新のものを保存することができます。
- 銀行取引明細書、キャンセルされた小切手：銀行取引明細書を3税年全体保存して提出します。あなたが監査され、支払われた請求書を証明するための領収書として役立つことができる場合、それらは必要になります。キャンセルされた小切手は、少なくとも1年間は保存する必要があります。ステートメントとチェックが関連しなくなったら、それらを燃やすか細断します。
- 光熱費：光熱費を数か月または数年保存する必要はありません。請求書が来たら、最後の支払いがクレジットされていることを確認してから、古い請求書を投げるか細断します。最新のものだけを保存します。
- クレジットカードの明細書：公共料金の請求書と同様に、最後の支払いがクレジットされていることを確認し、最新の明細書のみを保管してください。古いクレジットカードの明細書が税控除の対象となる費用に使用されてい ない限り 、ファイルを詰まらせる必要はありません。
- 保険証券と請求書：現在および有効な期間、これらを保存します。キャンセルされたポリシーおよび関連するステートメントは破棄できます。
- 預金伝票、デビットカード領収書、ATM伝票：次の銀行の明細書が届くまでだけ保存して、確認して金額を確認できるようにします。それらが税控除の対象となる費用を表さず、ワラニー請求の証拠として必要とされない限り、あなたはそれらを投げることができます。
- 不動産記録：不動産記録は所有期間中保持する必要があります。税務上の目的で記録が必要になる可能性がある場合は、所有権の譲渡または売却後に記録を保存してください。
- 投資記録：投資に関連するすべての投資記録と銀行取引明細書を保存する必要があります。ステートメントが累積的である場合は、最新のものだけを保持し、古い書類を細断処理することができます。
時間をかけて、古いファイルを含むすべての紙を調べて、不要になったものをすべて取り除きます。これにより、財務記録を整理する作業が簡単になり、雑然としなくなります。最終的には、組織化されたファイリングシステムが作成され、必要なものをすぐに見つけることができます。
ビル支払人、住宅金融組織セット。
ファイリングシステムのセットアップ
考慮すべきファイリングシステムにはいくつかの種類があります。ニーズに応じて、ポータブルアコーディオンファイルから小さなファイリングキャビネットまで、何でも必要になる可能性があります。余分な財務書類をすべて一掃したら、残りのファイルを保存するために必要なスペースを評価します。現在必要なものより少し大きくするので、後で大きなシステムに移行することを心配する必要はなく、書類をすばやく簡単に提出できます。
私は、各カテゴリにタブがある単純な従来のファイリングシステムを使用しています（一般的なカテゴリについては、上記のセクションを参照してください）。さらに、子供、医療費、保険のそれぞれの重要な書類を保存するための個別のファイルがあります。各保険証券および関連するステートメントにも、独自のファイルがあります。
請求書支払いステーションを設置します。これは、請求書の支払いに必要なすべてのものが入ったシンプルな小さな収納ボックス、デスクトップファイルオーガナイザー、またはこのタスク用に特別に設計されたカレンダーベースの整理製品です。請求書の大部分をオンラインで支払う場合でも、必然的に「昔ながらの」方法で奇妙な請求書を支払う必要があり、便利な場所に小切手帳や切手などが必要になります。単一の「有料」ファイルの代わりに、カレンダーベースのシステムを使用します。できるだけ多くの請求書をオンラインで支払うことで、紙を最小限に抑えることができ、それらの支払いについてカレンダーにマークを付けることもできます。
金庫に保管するのが難しい文書
安全のために、次の重要な、しばしばかけがえのない書類を、貸金庫または自宅の耐火金庫に保管することを検討してください。
- 出生、死亡、結婚証明書
- 和解、監護および離婚の書類
- 養子縁組または市民権に関する書類
- 財産証書、自動車のタイトル
- 株式、米国貯蓄債券
- 住宅ローンおよび土地契約、または法的拘束力のある契約
- ミリタリーペーパー
- 特許、著作権
- 写真や領収書を含むあなたの家の在庫のリスト。
緊急の場合に
あなたはあなたの家族の中で請求書の支払いとファイナンシャルファイリングを扱う唯一の人ですか？あなたの配偶者または他の愛する人はあなたの不在時に必要な書類を見つけることができますか？
時間をかけて、システムを説明し、重要な法律および保険情報が保存されている場所を明確にし、緊急時に必要となる可能性のあるものを見つける方法を説明する「緊急の場合」ファイルを設定します。会計士、弁護士、投資ブローカーの電話番号など、重要な電話番号を含めてください。不在時に簡単に見つけられるように、ファイルに明確にマークを付けます。定期的に更新してください。
コミットメントをする
ファイリングシステムを機能させ、財務記録を適切に整理するための鍵は、毎日それについていくことを約束することです。システムが設置されたら、毎日数分かけてメールを並べ替え、明細書を提出し、請求書を最新の状態に保ちます。
すぐに、あなたはあなたの長期的な財政の健康に不可欠である習慣を確立し、あなたの財政を管理することによって生じるストレスのいくらかを減らすでしょう。