目次:
- 請求書テンプレートの作成方法
- コントロールタブ
- [消費税設定]タブ
- [販売条件]タブ
- 配送方法タブ
- 代替配送方法の表
- [営業担当者]タブ
- [顧客設定]タブ
- 請求書タブ
- 請求書テンプレートの設定
- 請求書の書き方
請求書テンプレート
エリック・クラマー
妻は次男が生まれてから家にいたいと思ったので、お客さま招待を専門とする在宅ビジネスを始めることにしました。事業を始める上での課題の1つは、すべての立ち上げ費用です。課金ソフトウェアは非常に高価になる可能性があるため、お金を節約できる1つの場所は、MicrosoftExcelで独自の請求書を作成することです。多くの請求書テンプレートがオンラインでダウンロードできます。ただし、これらは非常に基本的なものであり、各請求書に記入するためにより多くのキーストロークが必要です。さらに、各請求書に記入した後、再度使用するには、すべてのデータを手動で削除する必要があります。これが、私が独自のテンプレートを作成して、より効率的で便利なものにすることができる理由です。いくつかのタブを追加すると、データ入力部分を切り詰めて、請求書テンプレートを自動的に空白にするマクロを追加して、次に必要になったときに準備ができるようにすることができます。独自のテンプレートを作成することが理にかなっているもう1つの理由は、テンプレートを必要に応じて簡単にカスタマイズできることです。
請求書テンプレートの作成方法
Excelで新しいブックを開きます。マクロ対応のブックとして保存します。ブックにさらに4つのタブを挿入して、全部で7つになるようにします。右側の6つのタブには、メインタブにプルされるデータが保持されます。
[コントロール]タブのスクリーンショット
エリック・クラマー
コントロールタブ
「コントロール」タブには、各ドロップダウンボックスの表示内容を制御するすべてのドロップダウンボックスのセルリンクがあります。
- 右端のタブを右クリックし、名前を「Control」に変更して、Enterキーを押します。
- セルA1で、ワークシートに「コントロールタブ」というラベルを付けます。
- セルA4に、「Ship toSameAddress」と入力します。
- セルA6に、「顧客名」と入力します。
- セルA8に「営業担当者」と入力します。
- セルA10に、「配送方法」と入力します。
- セルA12に、「販売条件」と入力します。
- セルA14に「期日」と入力します。
- セルA16に、「消費税コード」と入力します。
- セルB4、B6、B8、B10、B12、B14、およびB16で、それぞれの周りに太字の太字を配置し、これらのボックスが自動的に駆動されることを示すために薄緑色にシェーディングします。
[消費税設定]タブのスクリーンショット
エリック・クラマー
[消費税設定]タブ
「消費税の設定」タブは、顧客の請求書を作成するときに使用する必要があるすべての消費税コードを設定するための優れた方法です。Design Studio Creationsの場合、場所は1つだけで、売上のほとんどはイリノイ州にあるため、1つの税コードを設定するだけで済みます。多くの企業は、複数の税コードを設定する必要があります。このタブで、50の州すべてと1つの地方税コードを設定しました。しかし、私はすべての税率を構成しました。私が入力したレートは使用しないでください。適切な消費税率がどうあるべきかについては、州の歳入局に確認してください。
- 次のタブを右クリックし、名前を「消費税設定」に変更して、Enterキーを押します。
- セルA1で、シートに「消費税率表」というラベルを付けます。
- セルA4に「いいえ」と入力します。これは、Vlookup関数を使用してデータをメインタブにプルする機能を提供するための、テーブル上の単なるプレースホルダーです。
- セルB4に、「StateCode」と入力します。
- セルC4に「Rate」と入力します。
- セルA5に「1」を入力し、行の残りの部分を空白のままにします。
- セルA6に「2」を入力します。列に正しく番号を付けるには、A5：A6を強調表示し、強調表示された領域の右側にある小さなボックスをクリックしてプルダウンします。消費税コードと同じ数の行を下に移動するだけです。コードを追加する必要がある場合に備えて、さらに1行または2行進むことをお勧めします。他のタブの数式を正しく保つために、最後の行のすぐ上に挿入してから、一番下に新しい行を追加することをお勧めします。
- B5とC5から、それぞれ消費税コード名と税率を入力します。
- A4：C5を強調表示し、背景色を暗い色に変更します。また、テキストの色を白または別の明るい色に変更します。行5に色を付けてもらう理由は、その行には何も入力しないように注意するためです。
- 税率表の最後の行のA6から列Cを強調表示し、明るい色でシェーディングします。これはデータを手動で入力する必要がある領域であることを思い出させるために、明るい黄色を選択します。将来の成長に備えて、下部のいくつかの余分な行に陰影を付けることを忘れないでください。
- また、エリア全体に太字の境界線を配置します。
- 列Cのフォーマットを小数点以下2桁のパーセントに変更します。これを行う方法がわからない場合は、Excelの[ホーム]メニューの[％]ボタンをクリックし、左向きの矢印が付いた小数点ボタンを2回クリックします。
[販売条件]タブのスクリーンショット
エリック・クラマー
[販売条件]タブ
「販売条件」タブは、請求条件を定義する場所です。顧客にクレジットを提供することを選択した企業は、通常、正味30日の条件を提供します。一部の企業では、10日間で1〜2パーセント支払うと割引が適用されます。多くの場合、製造会社は請求書の日付から45〜60日の期間があります。すべての顧客に前払いをしてもらうことができれば、それが最善の方法ですが、多くの場合、それは実際的ではありません。私たちの結婚式の招待状ビジネスでは、妻と私はあなたが私たちと契約を結ぶときに50％の頭金を要求し、残りの残高はあなたが注文を受け取るときに支払われるべきです。注文が特定の要件を満たしている場合に顧客に割引を提供する予定の場合、これは割引コードを入力するのにも最適な場所です。
- 次のタブを右クリックして、名前を「販売条件」に変更します。
- セルA1に、ワークシートのタイトルとして「販売条件」を入力します。
- セルA4に「いいえ」と入力します。これは、「消費税の設定」タブと同じタイプの列です。
- セルB4に、「販売条件の説明」と入力します。
- セルC4に、「期限」と入力します。
- セルD4に「割引」と入力します。
- セルA5に「1」を入力し、行の残りの部分を空白のままにします。
- セルA6に「2」を入力します。A5：A6を強調表示し、強調表示された領域の右側にある小さなボックスをプルダウンします。将来の拡張のために、いくつかの余分な行を残します。
- 使用する予定のすべての顧客用語情報を入力します。右のスプレッドシートの写真を見て、使用した用語を確認してください。
- A4：D5を強調表示し、背景を暗い色で着色します。フォントの色を白などの明るい色に変更します。セルA4：D4のフォーマットを中央のフォーマットに変更します。
- テーブルの右下隅からA6を強調表示し、背景を明るい色に変更します。テーブルをより魅力的にするために、各列の周りに細い境界線を使用します。
- 「消費税の設定」タブで行ったのと同じ手順を繰り返して、列Dの形式を小数点以下2桁のパーセントに変更します。
[配送方法]タブのスクリーンショット
エリック・クラマー
配送方法タブ
「配送方法」タブは、お客様のビジネスに関連する場合と関連しない場合があります。私たちの顧客のほとんどは、私たちの場所で招待状を受け取ります。ただし、1年に数件の注文を発送します。私たちのビジネスが成長するにつれて、私たちはその傾向が変化し、より普及することを目指しています。配送料がいくらになるかわかっている場合は、このタブで設定して、その情報をメインタブに取り込むことができます。送料の列を追加するだけで、FedEx、UPS、USPSなどの複数のコードが必要になる場合があります。また、配送方法の説明の左側に、カウントされる番号の列を追加する必要があります。サイドダウン。次に、メインタブのVlookupを使用して、配送方法を確認し、合計を請求書に自動的に追加します。
- 次のタブを右クリックして、名前を「配送方法」に変更します。
- セルA1に、「配送方法の表」と入力します。
- セルA4に、「配送方法」と入力します。
- セルA6から始めて、設定するすべての配送方法を入力します。将来の拡張のために、下部にいくつかの余分な行を残します。
- セルA5：A6の背景とフォントの色を、明るいフォントで暗い色に変更します。
- A6から下にハイライトし、背景色を明るい色に変更します。
- テーブル全体を強調表示し、その周りに細い境界線を追加します。
代替配送方法の表
| 管理番号 | 配送方法 | 費用 | |
|---|---|---|---|
|
1 |
カスト。拾う |
自由 |
|
|
2 |
USPS |
5.25 |
|
|
3 |
FedEx |
7.50 |
|
|
4 |
UPS |
7.75 |
|
|
5 |
配達 |
8.00 |
[営業担当者リスト]タブのスクリーンショット
エリック・クラマー
[営業担当者]タブ
「営業担当者」タブは、すべての営業担当者のリストです。これは、すべての請求書に含めると便利です。これにより、今後質問がある場合に、誰が請求書を作成したかを知ることができます。これは、特に従業員がいない本当に中小企業にとってはオプションのタブですが、将来の成長のための優れたプレースホルダーです。
- 次のタブを右クリックして、名前を「営業担当者」に変更します。
- セルA1に、「営業担当者リスト」と入力します。
- セルA4に、「営業担当者名」と入力します。
- セルA6から始めて、すべての営業担当者の名前をリストに入力します。
- 他のタブと同じフォーマット、明るいテキストの暗いヘッダー、およびデータがキー入力される明るい領域。
[顧客設定]タブのスクリーンショット
エリック・クラマー
[顧客設定]タブ
「顧客設定」タブは、すべての住所情報がこのタブに保存されるため、リピーターがいる企業に最適です。メインタブには、顧客名を選択できるドロップダウンボックスがあり、その他はすべて自己入力されます。発送先住所がお客様の住所と同じ場合は、チェックボックスをオンまたはオフにすることができます。
- 次のタブを右クリックして、名前を「CustomerSetup」に変更します。
- セルA1に、「CustomerSetupTable」と入力します。
- セルA4に「いいえ」と入力します。
- セルB4に「顧客名」と入力します。
- セルC4に「アドレス」と入力します。
- セルD4に「アドレス1」と入力します。
- セルE4に「City」と入力します。
- セルF4に「State」と入力します。
- セルG4に「Zip」と入力します。
- セルH4に「電話」と入力します。
- 列Iの列幅を.5に変更します。
- セルJ4に「アドレス」と入力します。
- セルK4に「アドレス1」と入力します。
- セルL4に「City」と入力します。
- セルM4に「State」と入力します。
- セルN4に「Zip」と入力します。
- セルO4に「電話」と入力します。
- C3：H3を強調表示し、セルの結合ボタンをクリックします。「顧客情報」を入力します。
- J3：O3を強調表示し、セルの結合ボタンをクリックします。「発送先」と入力します。
- A3：H3を強調表示し、背景を濃い赤に、テキストの色を白に変更します。同様に、J3：O3を強調表示し、背景を濃い青に、テキストの色を白に変更します。
- セルA5に「1」と入力します。
- セルA6に「2」と入力します。
- A5：A6を強調表示し、選択した領域の右側にある小さなボックスを引き、一連の行を引き下げます。行40に移動することを選択しますが、時間が経つにつれて、さらに追加する必要があります。より多くの行を簡単に挿入できるように、下部にいくつかの余分な行を残すことを忘れないでください。
- 暗赤色をプルダウンしたばかりのすべての数字を白いフォントの色でシェーディングします。
- そこからデータを入力しないように、B5：O5をブラックアウトします。
- A6以降、所有しているすべての顧客情報を入力します。発送先情報がない場合は、そのセクションを空白のままにしてください。セルC6に「フリーズペイン」を配置して、列と行の見出しをロックし、常に表示されるようにすることをお勧めします。
[請求書]タブのスクリーンショット
エリック・クラマー
請求書タブ
最後に、[請求書]タブに移動しました。あとは、請求書を希望どおりにレイアウトし、ドロップダウンとルックアップをいくつか追加するだけです。請求書の見た目をどのようにするかはあなた次第です。完全にカスタマイズ可能です。
- 最後のタブの名前を「請求書」に変更します。
- セルA1：J46を強調表示し、背景色を白に変更します。ハイライトされた領域全体の周りに細い境界線を追加します。
- セルF1に「請求書番号：」と入力し、Excelの[ホーム]メニューの[インデントを増やす]ボタンを7回押します。フォントサイズを20に変更し、太字でフォーマットします。フォントを「BookmanOld」に変更しましたが、それは完全にあなた次第です。
- セルI1に、開始請求書番号を入力します。請求書を発行するたびに、請求書番号を変更する必要があります。追加したいもう1つの便利なタブは、すべての請求書を追跡する請求書登録です。
- セルI2に、次の数式を入力します： = today（） これは現在の日付を表示します。
- 請求書にビジネスのロゴを挿入する場合は、Excelの[挿入]メニューに移動し、画像ボタンをクリックします。これにより、ロゴ画像を参照して選択できるウィンドウが表示されます。日付と行11の下部の中央になるように画像をドラッグします。
- セルB4で、形式を太字に変更してから、会社名を入力します。会社名の下の行に、住所、都市、州、郵便番号、電話番号、電子メールアドレス、およびWebサイトを入力します。都市、州、郵便番号を1行にまとめます。
- セルA1：J11を強調表示し、背景を好きな色に変更します。必要に応じてフォントの色を変更します。また、このセクションの周りに細い境界線を追加します。
- 列Aを強調表示し、列幅を2.5に変更します。
- 列BとCを強調表示し、それらの列幅を8.5に変更します。
- 列Dを強調表示し、列幅を12に変更します。
- 列Eを強調表示し、列幅を16に変更します。
- 列Fを強調表示し、列幅を9.5に変更します。
- 列Gを強調表示し、列幅を12.15に変更します。
- 列Hを強調表示し、列幅を9に変更します。
- 列Iを強調表示し、列幅を15に変更します。
- 列Jを強調表示し、列幅を2.5に変更します。
- セルB13で、形式を太字に変更し、「宛先：」と入力します。
- 次の手順を完了するには、Microsoft Officeアイコンをクリックして、メニューの下部から[Excelオプション]を選択します。ダイアログボックスがポップアップし、「Excelを操作するためのトップオプション」という見出しの下にある「開発者タブをリボンに表示する」ボックスをチェックします。次に、[開発者]タブをクリックします。ツールが横になっているフォルダアイコンのドロップダウン矢印をクリックします。 「コントロールの挿入」ボタンをクリックし、左から2番目のアイコンであるコンボボックスアイコンを選択します。セルB14にコンボボックスを描画します。行と同じサイズにし、列Dの一部になるように引き伸ばします。コンボボックスを右クリックし、[フォーマットコントロール]を選択すると、ダイアログボックスが表示されます。入力範囲については、「Customer Setup」タブに移動し、リストの一番下までB5を強調表示します。セルリンクボックスで、「コントロール」タブに移動し、B6をクリックします。見た目がすっきりしていて[OK]をクリックするので、常に3Dボックスをオンにします。
- セルB15に、次の数式を入力します。
- セルB16に、次の数式を入力します。
- セルB17に、次の数式を入力します。
- セルF13で、セルの形式を太字に変更し、「Shipto：」と入力します。
- Excelの[開発者]タブで、[コントロールの挿入]アイコンをクリックし、チェックマークボックスをクリックします。セルF12に描画します。説明を「ShiptoSame」に変更します。次に、チェックボックスを[コントロール]タブにリンクする必要があるため、チェックマークボックスを右クリックして、[コントロールのフォーマット]を選択します。これにより、[コントロール]タブのセルB4である[セルリンク]を検索するダイアログボックスが表示されます。[3D]チェックボックスをクリックして、[OK]をクリックします。
- セルF14に、次の数式を入力します。
- セルF15に、次の数式を入力します。
- セルF16に、次の数式を入力します。
- セルF17に、次の数式を入力します。
- B19：C19を強調表示し、Excelの[ホーム]タブの[マージと中央揃え]ボタンをクリックします。セルに「営業担当者」と入力します。
- セルD19に、「出荷方法」と入力します。
- セルE19に、「CustomerPONo」と入力します。
- F19：G19を強調表示し、Excelの[ホーム]タブにある[マージと中央揃え]ボタンをクリックします。セルに「支払い条件」を入力します。
- H19：I19を強調表示し、Excelの[ホーム]タブの[マージと中央揃え]ボタンをクリックします。セルに「期日」を入力します。
- B19：I19を強調表示し、背景色を暗い色に変更し、フォントの色を明るい色に変更します。各セルの周りに白い細い境界線を追加します。
- B20：I20を強調表示し、背景色を明るい色に変更します。
- B20で、ドロップダウンボックスを挿入し、上の見出しと一致するように伸ばします。ドロップダウンボックスを右クリックして、メニューから「フォーマットコントロール」を選択します。「入力範囲」は、「営業担当者」タブのリストの最後までA5です。「セルリンク」は、「コントロール」タブのセルB8です。[3D]チェックボックスをオンにして、[OK]をクリックします。
- D20で、別のドロップダウンボックスを挿入します。「入力範囲」は、「配送方法」タブのリストの最後までA5である必要があります。「セルリンク」は、「コントロール」タブのセルB10です。[3D]チェックボックスをオンにして、[OK]をクリックします。
- F20で、別のドロップダウンボックスを挿入します。「入力範囲」は、「販売条件」タブのリストの最後までB5である必要があります。「セルリンク」は、「コントロール」タブのセルB12です。[3D]チェックボックスをオンにして、[OK]をクリックします。
- セルH20に、次の数式を入力します。
- これにより、販売条件に基づいて期日が自動計算されます。請求書の上部で使用したものと同じになるように背景色を変更します。
- セルB22に「数量」と入力します。
- セルC22に「アイテム番号」と入力します。
- D22：G22を強調表示し、セルを1つにマージします。セルに「説明」と入力します。
- セルH22に「単価」と入力します。
- セルI22に、「LineTotal」と入力します。
- セルB22：I22を強調表示し、背景色を暗い色に変更し、フォントの色を明るい色に変更します。また、各セルの周りに白い細い境界線を追加します。形式を太字に変更します。
- セルD23：G23を強調表示し、それらを結合します。セルをコピーして、セルD38にコピーします。
- セルI23に、次の数式を入力し、I38までコピーします。 = H23 * B23
- B23：H38を強調表示し、背景色を明るい色に変更します。また、各セルの周囲に細い境界線を追加します。
- I23：I38を強調表示し、背景色を明るい色に変更しますが、上記のものとは異なります。また、各セルの周りに細い境界線を追加します。セル形式を通貨に変更します。
- G39：H39を強調表示し、セルを結合して、形式を太字に変更します。さらに、セルの配置を右揃えに変更します。セルの背景を変更して、I23：I38のシェーディングに使用した色と一致させます。このセルをG44までコピーします。
- セルG39に「小計」と入力します。
- セルG40に「割引」と入力します。
- セルG41に、「課税合計」と入力します。
- セルG42に「消費税」と入力します。B5の「入力範囲」があるセルの左側にドロップダウンボックスを追加し、「消費税の設定」タブのリストの一番下まで移動します。「制御」タブで「セルリンク」をB16に設定する必要があります。
- セルG43に、「Shipping / Freight」と入力します。
- セルG44に、「TotalDue」と入力します。
- セルI39に次の数式を入力します。 = Sum（I23：I38）
- セルI40に次の数式を入力します。
- これにより、[販売条件]タブが検索され、割引額がある場合はそれが引き出され、「小計」が掛けられます。
- セルI41に次の数式を入力して、課税対象の合計を決定します。 = SUM（I39：I39）
- 次の数式をセルI42に入力すると、対応する消費税率が取得され、金額が算出されます。
- セルI43は、手動入力が必要なセルです。このセルの色を、情報詳細の本体に使用したのと同じ色に変更します。
- セルI44に次の数式を入力して、合計金額を決定します。 = SUM（I41：I43）
- I39：I42を強調表示し、上記で使用したものと一致するように背景色を変更して、線の合計を決定します。さらに、セルI44を同じ色に変更します。
- I39：I44を強調表示し、各セルの周囲に細い境界線を追加して、形式を小数点以下2桁の通貨に変更します。
- A1：J46を強調表示し、印刷領域を設定します。請求書が1ページに印刷されることを確認してください。
請求書テンプレートの仕上げ
マクロを追加して[請求書]タブをクリアし、次に必要になったときに使用できるようにすることを強くお勧めします。Excelの「開発者」タブで「マクロの作成」ボタンをクリックすると、ダイアログボックスが開きます。マクロに「ClearInvoice」という名前を付けて、[OK]をクリックします。「コントロール」タブをクリックし、セルB4に「False」と入力します。セルB6、B8、B10、B12、およびB16で、各セルに「1」を入力します。これにより、ドロップダウンボックスがリセットされ、空白になります。「請求書」に戻り、セル内でE20が「Delete」キーを押します。B23：H38を強調表示し、「Delete」キーを押します。セルI43をクリックして、「Delete」キーを押します。最後に、セルN1をクリックして、マクロの停止ボタンを押します。Excelの[開発者]タブで、[コントロールの挿入]ボタンをクリックしてボタンを追加します。マクロを割り当て、ボタンの名前を「ClearInvoice」に変更します。
請求書テンプレートの設定
各タブに目を通し、必要なデータを追加したら、[請求書]タブの上部セクションにビジネスの情報を入力します。画像を挿入し、プレースホルダーがある請求書の右上にドラッグして、ロゴを追加します。請求書に開始番号を割り当てると、フォームを使用できるようになります。
完成した請求書のスクリーンショット
エリック・クラマー
請求書の書き方
新しい請求書テンプレートを使用すると、請求書を簡単に作成できます。ドロップダウンボックスから顧客を選択します。顧客を設定する必要がある場合は、「顧客設定」タブに移動し、そこに情報を入力します。顧客の発送先住所が請求先住所と同じである場合は、「ShiptoSame」住所ボックスをチェックします。適切な営業担当者、配送方法を選択し、顧客のPO番号を入力して、支払い条件を選択します。次に、顧客に請求する内容の詳細を入力します。適切な消費税コードを選択し、顧客に請求する貨物の費用を入力します。請求書を作成するときに、顧客用と記録用の2部を印刷することをお勧めします。また、最後に使用した請求書番号を追跡するために、請求書ログを開始することをお勧めします。これにより、月末の売り上げの計算がはるかに簡単になります。
Excelで作業するときは、フロントエンドで少しセットアップすることで、バックエンドで多くの時間と手間を節約できることを覚えておいてください。ただし、このテンプレートにさらに追加するか、このテンプレートを単純化してください。