目次:
- 迅速で簡単な領収書整理システム
- 1.システムを選択しました
- バインダー
- バインダーを使用することの長所と短所
- ファイルフォルダ
- ファイルフォルダを使用することの長所と短所
- ファイルの展開
- 拡張ファイルを使用することの長所と短所
- デジタルファイル
これらの簡単な手順は、領収書を整理するのに役立ちます。
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迅速で簡単な領収書整理システム
アイテムを返品するための領収書を探すのに時間がかかりすぎていませんか？納税の準備はできていますか、それとも4月15日に間に合うようにするのはスクランブルですか？あなたが私のようなら、レシートが分類できない混乱になるまで、レシートを積み上げたくなるかもしれません。そのため、領収書を整理する最善の方法は、システムを維持することです。
- 覚えやすい。
- 書類をすばやく提出できます。
- 必要なものを簡単に見つけることができます。
これらの3つの目標を念頭に置いておくと、次の4つの簡単な手順を使用して、自分に合ったシステムを作成するのに役立ちます。
1.システムを選択しました
完璧なファイリングシステムはありません。領収書を簡単に見つけられるようにする詳細なシステムと、それらの領収書を提出するのにかかる時間とのコストを常に比較検討する必要があります。ここに、それぞれの長所と短所を備えた4つの異なるシステムがあります。
領収書用バインダーシステムはもう少し手間がかかりますが、物事をすばやく見つけるのに役立ちます。小さい領収書を提出するには、Pocket IndexDividersを使用します。
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バインダー
レシートの種類を分けるためのインデックスカードを備えたバインダーを使用すると、必要なものを簡単に見つけることができます。このシステムは、さまざまなセクションに簡単に前後に移動でき、バインダーが紙を整然と保つため、頻繁に戻ってレシートを見る人に最適です。セクションの前または後ろのいずれかで常に新しい書類を提出する場合は、領収書を時系列ですばやく確認できます。
夫の両親が後見人であるときに、収入と支出を定期的に報告する必要があり、領収書を簡単に見つけることができるようにする必要があるため、このシステムを使用して両親の領収書を整理しました。
バインダーを使用することの長所と短所
- 提出に最も時間がかかる
- 月順にファイルを保持するのが最も簡単です。
- 頻繁に参照する必要のある領収書に最適
- きちんとしていて、本棚に置いておくのは簡単です。
- ノートブックのサイズによって制限されるか、複数使用できます。
ファイルフォルダは、すばやく簡単に拡張できます。
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ファイルフォルダ
ファイルフォルダシステムは最も使いやすく最速のシステムなので、実際に整理しておく可能性が高くなります。家族の領収書のノートブックシステムの提出が6か月遅れた後、私はついにファイルフォルダに戻ることにしました。私は未提出の紙を前面に置き、通常、その前面の領域がいっぱいになったとき、または月に1回程度配置します。
ヒント：後で必要になることがわかっている書類を一緒にファイルに保管してください。慈善寄付を含むすべての税務情報を1つのファイルにまとめました。
ファイルフォルダを使用することの長所と短所
- 安価でシンプル。
- ファイルフォルダとファイルキャビネットまたはボックスが必要です。
- 提出が速い。
- 任意のサイズと数のファイルに拡張可能。
- ノートブックシステムよりも紙を見つけるのは難しい。
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ファイルの展開
小規模な整理プロジェクトの場合は、セクションとタブがある展開ファイルを取得します。数種類の領収書を持っている学生の場合、または住宅改修プロジェクトなどのプロジェクトからの領収書を整理したい場合、これはそれを行うのに最適な方法です。また、養子縁組のすべての事務処理にこのシステムを使用し、休暇の計画には小さな拡張ファイルを使用することがよくあります。
拡張ファイルを使用することの長所と短所
- すべてをきちんとしたポータブルファイルに保存します。
- 永久に保管したい領収書を整理するのに最適です。
- 少量の用紙に適しています。
- ポータブル。
- 多くの論文では機能しません。
デジタルファイル
私はペーパーレスになり始めています、そしてあなたもそうかもしれません。多くの企業があなたに「ペーパーレス化」を望んでおり、そうすることであなたにボーナスを与えるかもしれません。現在、Home Depotのような一部の店舗では、紙の領収書ではなく電子メールの領収書を受け取ることができます。さらに、スキャンしてデジタルではない領収書の写真を撮ることができます。ただし、次の点に注意する必要があります。
- デジタルファイルの整理：すべての領収書を1つのファイルにダンプするだけでなく、ファイルグループの作成に時間をかけ、作成時に各領収書にラベルを付けるようにしてください。そうしないと、次のときに各領収書を開かなければならないという頭痛の種になります。あなたは何かを見つけようとします。
- バックアップ：コンピューターウイルスまたはコンピューターのメルトダウンはシステムに干渉する可能性があるため、Carboniteなどのクラウドバックアップを備えたコンピューターに領収書があることを確認してください。
デジタル領収書は、書類を提出する際の多くの頭痛の種を和らげることができますが、それは注意が必要な場合に限られます。多くの企業は明細書の領収書を12か月しか記録していないため、後で必要になる可能性のある重要な明細書の領収書を実際にダウンロードする必要があります。たとえば、壊れた食器洗い機でクレジットカード延長保証の請求を提出したとき、15か月前の元の明細書が必要でした。利用できませんでした